POLITYKA PRYWATNOŚCI ICAN

(INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH I PLIKACH COOKIES)

Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?

ICAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie („ICAN”), pod adresem al. Niepodległości 18, 02‑653 Warszawa, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy – Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000263445, NIP: 5851072522, numer REGON: 190477387,tel.: 22 11 33 444, 22 250 11 44, e‑mail: infolinia@hbrp.pl.

Skąd mamy Państwa dane osobowe? Państwa dane pozyskaliśmy:

  1. bezpośrednio od Państwa, pozyskaliśmy je np. przez: strony internetowe ICAN, media społecznościowe, formularze papierowe, a także w przypadku, w którym zawarliśmy z Państwem umowę, lub podejmowaliśmy czynności celem jej zawarcia;

  2. od podmiotu, który zawarł z ICAN umowę o świadczenie usług na Państwa rzecz;

  3. od partnera / podmiotu trzeciego współpracującego z ICAN, który udostępnił Państwa dane osobowe na podstawie Państwa zgody;

  4. ze źródeł publicznie dostępnych, np. z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, mediów społecznościowych, czy innych podobnych źródeł.

Jaki jest zakres zastosowania Polityki prywatności?

Polityka prywatności dotyczy serwisów ican.pl, mitsmr.pl, www.hbrp.pl, a także innych serwisów prowadzonych przez ICAN, jeżeli odsyłają do tej Polityki prywatności. Niniejsza Polityka prywatności ma także zastosowanie do przetwarzania danych osobowych przez ICAN poza serwisami internetowymi, w szczególności do działalności ICAN związanej z organizacją konferencji i przeprowadzaniem szkoleń.

Podanie jakich danych osobowych jest niezbędne dla korzystania z serwisów ICAN?

W celu korzystania ze stron internetowych ICAN niezbędne jest podanie następujących danych osobowych:

  1. jeżeli korzystanie odbywa się z użyciem rejestracji lub logowania, dane te obejmują: imię, nazwisko, e‑mail, dane zawarte w plikach cookies a także dane z logów serwera (czyli w szczególności: czas wizyty na stronie internetowej; rodzaj zdarzenia związany z wizytą na stronie internetowej, nazwa użytkownika wraz z adresem IP).

  2. w przypadku korzystania z tzw. „materiałów otwartych” zamieszczonych na stronach ICAN, są to dane zawarte w plikach cookies oraz dane z logów serwera (czyli w szczególności: czas wizyty na stronie internetowej; rodzaj zdarzenia związany z wizytą na stronie internetowej, nazwa użytkownika wraz z adresem IP).

Jakie dane przetwarzamy?

ICAN przetwarza następujące kategorie danych w zależności od celów przetwarzania:

1.w celu korzystania ze stron internetowych ICAN

  • z użyciem rejestracji lub logowania – imię, nazwisko, e‑mail, dane zawarte w plikach cookies a także dane z logów serwera (czyli w szczególności: czas wizyty na stronie internetowej; rodzaj zdarzenia związany z wizytą na stronie internetowej, nazwa użytkownika wraz z adresem IP),

  • w przypadku korzystania z tzw. materiałów otwartych zamieszczonych na stronach ICAN dane zawarte w plikach cookies oraz dane z logów serwera (czyli w szczególności: czas wizyty na stronie internetowej; rodzaj zdarzenia związany z wizytą na stronie internetowej, nazwa użytkownika wraz z adresem IP);

2.w celu zawarcia i wykonania umowy – dane wymagane do identyfikacji na potrzeby jej zawarcia, wykonania usługi i wystawienia faktury (imię, nazwisko, adres, PESEL, numer NIP, stanowisko zajmowane w przedsiębiorstwie, adres firmowy osoby kontaktowej, nr telefonu, informacje zdrowotne dotyczące możliwości spożywania poszczególnych produktów w przypadku uczestnictwa w szkoleniu lub konferencjach);

3.w celu prowadzenia naszej działalności marketingowej oraz świadczenia usług newslettera – dane identyfikacyjne niezbędne do świadczenia usług on‑line (dane zawarte w plikach cookies, e‑mail, imię, nazwisko, telefon, stanowisko);

4.dane potrzebne do doboru dla Państwa odpowiedniej oferty marketingowej i usług ICAN (adres e‑mail, dane zawarte w plikach cookies).

Do czego oraz na jakich podstawach będziemy używać Państwa danych osobowych?

Państwa dane osobowe będziemy przetwarzać w jednym lub więcej spośród następujących celów:

  1. w celu realizacji działań wykonywanych na Państwa żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

  2. w celu zawarcia i wykonania umowy, którą zawarli Państwo z ICAN (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

  3. w celu wykonania umowy zawartej z ICAN na Państwa rzecz jako osoby trzeciej (art. 393 Kodeksu cywilnego), gdy stroną umowy jest inny podmiot (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadniony interes administratora polega na wykonywaniu umowy zawartej z kontrahentem);

  4. w celu przeprowadzenia konkursów organizowanych przez ICAN, w których biorą Państwo udział (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

  5. w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ICAN, np. wystawienia faktury lub rachunku lub spełnienia obowiązków wynikających z RODO (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

  6. w celu założenia i administrowania Państwa kontem „myican” zintegrowanego z systemami informatycznymi/serwisami internetowymi ICAN (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);

  7. w celach marketingu produktów i usług ICAN (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

  8. w celu prowadzenia badań rynku i opinii (badania ilościowe) (art. 6 ust. 1 lit. a lub lit f RODO, gdzie prawnie uzasadniony interes administratora polega na poprawnym metodologicznie prowadzeniu takich badań m.in. przez dobór odpowiedniej grupy respondentów);

  9. w celu dostosowania menu przewidzianego dla uczestników konferencji i szkoleń dla Państwa potrzeb (art. 9 ust. 2 lit. a RODO);

  10. jeżeli wyrażą Państwo taką zgodę i wyłącznie w zakresie, na jaki się Państwo zgodzą, będziemy przetwarzać Państwa dane:

a) w celu marketingu produktów i usług ICAN z wykorzystaniem profilowania i innych zawansowanych działań (tzw. remarketingu, reklamy behawioralnej, marketing attribution, social media, przedstawiania oferty przez automat za pomocą telefonu) (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),

b) w celu marketingu podmiotów trzecich (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),

c) w celu udostępnienia Państwa danych osobowych przedsiębiorcom, z którymi ICAN współpracuje, by mogli oni je wykorzystywać w celach marketingowych (art. 6 ust.1 lit. a RODO),

d) w celu prowadzenia następujących rodzajów badań rynku i opinii: badania ilościowe (ankiety i testy) lub badania jakościowe (wywiady osobiste) (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),

e) w celu udzielenia Państwu rabatu lub zniżek na nasze usługi, jeśli wyrażą Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych na konkretnie wskazane w poszczególnych formularzach cele (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Czy mają Państwo obowiązek podać dane osobowe?

W zakresie, w jakim przetwarzanie Państwa danych następuje w celu wykonania umowy z ICAN, podanie przez Państwa danych jest warunkiem zawarcia tej umowy. Podanie danych ma charakter dobrowolny, lecz jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. W przypadku niepodania danych osobowych umowa nie będzie zawarta. Podanie danych niezbędnych do wystawienia faktury jest obowiązkiem ustawowym i wynika z Ustawy o podatku od towarów i usług (art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług). W pozostałym zakresie podanie danych osobowych jest dobrowolne, nie jest wymogiem ustawowym lub umownym oraz nie stanowi warunku zawarcia umowy, może jednak zapewniać Państwu dodatkowe korzyści.

Jak cofnąć zgodę?

Można wyrazić zarówno wszystkie zgody lub niektóre z nich, jak i nie wyrazić żadnej. W każdej chwili mogą Państwo cofnąć każdą zgodę udzieloną ICAN w związku z przetwarzaniem danych osobowych bez ponoszenia negatywnych konsekwencji. Wystarczy wysłać e‑mail, zadzwonić lub przesłać wiadomość pocztą tradycyjną na wskazane powyżej dane kontaktowe. Wolę cofnięcia zgody można wyrazić w dowolny sposób, jedynym warunkiem jest, aby dotarła ona do naszej wiadomości. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych przed jego dokonaniem, tzn. do momentu cofnięcia zgody przetwarzanie Państwa danych przez ICAN jest legalne. Zgodę na przetwarzanie danych mogą Państwo wycofać także za pomocą formularza umieszczonego na naszej stronie internetowej, bez względu na sposób wyrażenia przez Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Jak skontaktować się z ICAN?

Można to zrobić telefonicznie pod numerem telefonu 22 250 11 44 lub e mailowo pod adresem infolinia@hbrp.pl.

Kiedy i komu możemy przekazać dane?

Jeżeli wyrażą Państwo taką zgodę, udostępnimy Państwa dane osobowe przedsiębiorcom, z którymi ICAN współpracuje („Partnerzy ICAN”), odnośnie których wyrażą Państwo zgodę. Aktualna lista partnerów dostępna jest tu Partnerzy ICAN. Państwa dane możemy ujawnić odbiorcom, w postaci firm z nami współpracujących i wykonujących zadania na nasze zlecenie i naszą rzecz. Najczęściej są to firmy: świadczące dla nas usługi zakwaterowania dla uczestników szkolenia; prowadzące szkolenia; zapewniające usługi IT; odpowiedzialne za transmisje Webinariów; odpowiedzialne za wysyłkę korespondencji; podmioty współpracujące przy prowadzeniu badań ilościowych; świadczące usługi rozliczeń (banki) oraz audyty księgowe; firmy kurierskie oraz dostawcy usług poczty elektronicznej; firmy dostarczające narzędzia do profilowania; firmy niszczące dokumenty. W takich przypadkach zawarta jest z tymi podmiotami umowa zapewniająca bezpieczeństwo Państwa danych. Z uwagi na to, że podmioty te często się zmieniają, nie jesteśmy w stanie przedstawić ich kompletnej listy, jeśli chcą Państwo wiedzieć z kim współpracujemy aktualnie, zawsze można o to zapytać.

Państwa dane mogą być przez nas przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, do USA, jednakże wyłącznie do podmiotów wpisanych na listę Privacy Shield Framework, czyli zapewniających bezpieczne przetwarzanie.

Co mogą Państwo zrobić z przekazanymi nam danymi osobowymi?

Mają Państwo prawo do żądania od ICAN:

  1. dostępu do swoich danych osobowych, w każdym przypadku przetwarzania danych przez ICAN;

  2. sprostowania Państwa danych osobowych w każdym przypadku przetwarzania danych przez ICAN;

  3. usunięcia danych w każdym przypadku przetwarzania, jeśli dane nie są już niezbędne do przetwarzania w celach, w których zostały zebrane, lub cofnęli Państwo zgodę na przetwarzanie a nie ma innych podstaw przetwarzania Państwa danych osobowych, lub wnieśli Państwo skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania, lub Państwa dane osobowe były przetwarzane przez ICAN w sposób niezgodny z prawem, lub Państwa dane muszą zostać usunięte ze względu na obowiązek prawny ciążący na ICAN;;

  4. ograniczenia przetwarzania jeśli kwestionują Państwo prawidłowość Państwa danych osobowych, do czasu sprawdzenia tej prawidłowości przez ICAN, lub przetwarzanie przez ICAN dokonywane jest niezgodne z prawem, ale nie żądają Państwo usunięcia danych, lub jako ICAN nie potrzebujemy już Państwa danych do przetwarzania, ale są one Państwu potrzebne w celach ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania, a my przez czas jego badania jako ICAN będziemy przetwarzali Państwa dane wyłącznie poprzez ich przechowywanie;

  5. przeniesienia danych do innego administratora danych jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub w celu realizacji umowy;

  6. odnośnie do przetwarzania Państwa danych w celu marketingu własnych produktów lub usług ICAN mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, które jest oparte na prawnie uzasadnionym interesie ICAN,

  7. odnośnie do pozostałych celów przetwarzania, gdzie jego przesłanką jest prawnie uzasadniony interes, mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

Do kiedy będziemy przechowywać Państwa dane?

Państwa dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy łączącej Państwa z ICAN lub umowy zawartej przez inny podmiot na Państwa rzecz, a po tym przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lub 6 lat, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej), jakie może podnosić ICAN i jakie mogą być podnoszone wobec ICAN. Okres ten ulega przedłużeniu, jeśli wystąpiły okoliczności pozwalające na to przez prawo.

Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny do wypełnienia tego obowiązku (np. w przypadku przetwarzania danych zawartych w fakturach – 5 lat, liczone do końca roku kalendarzowego, na mocy art. 74 ust. 2 pkt. 2 ustawy o rachunkowości).

Dane przetwarzane na podstawie zgody będziemy przetwarzać do czasu wycofania przez Państwa tej zgody.

Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy podstawą tego przetwarzania jest wykonanie umowy zawartej z ICAN na Państwa rzecz, dane będą przetwarzane przez okres posiadania przez ICAN prawnie uzasadnionego interesu (np. w przypadku, w którym są Państwo uczestnikami naszych szkoleń i konferencji ze względu na podnoszenie Państwa kompetencji zawodowych za zgodą Państwa pracodawcy, który zawarł umowę o udział w szkoleniu na Państwa rzecz. W takiej sytuacji nasz prawnie uzasadniony interes pozwala nam na przetwarzanie Państwa danych przez czas trwania szkolenia oraz przez czas, w którym roszczenia wobec nas, lub roszczenia, które posiadamy, nie uległy przedawnieniu).

Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy podstawą tego przetwarzania jest marketing bezpośredni swoich produktów i usług, Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu wniesienia przez Państwa sprzeciwu.

Państwa dane będą usuwane, kiedy już nie będziemy mogli ich przetwarzać zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, czyli wtedy, kiedy stracimy uzasadnioną podstawę do przetwarzania tych danych.

Gdzie mogą Państwo wnieść skargę na przetwarzanie danych osobowych przez ICAN?

Skargi można kierować do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa).

Z jakich nowoczesnych technologii korzystamy aby przetwarzać Państwa dane osobowe?

Na stronach internetowych ICAN używamy technologii cookies oraz innych technologii do rejestrowania informacji o stronach lub podstronach odwiedzanych przez użytkowników oraz ich aktywności.

Co to są cookies?

Cookies to małe fragmenty tekstu, które serwis internetowy wysyła do przeglądarki i które przeglądarka wysyła z powrotem przy następnych wejściach na stronę internetową. Używane są głównie do utrzymywania sesji np. poprzez wygenerowanie i odesłanie tymczasowego identyfikatora po logowaniu. Mogą być jednak wykorzystywane szerzej poprzez zapamiętanie dowolnych danych, które można zakodować jako ciąg znaków. Dzięki temu użytkownik nie musi wpisywać tych samych informacji za każdym razem, gdy powróci na tę stronę lub przejdzie z jednej strony na inną.

Ponieważ reklamy muszą być przekazywane do przeglądarki bezpośrednio z serwerów sieci reklamowych, sieci te mogą wyświetlać, edytować lub wprowadzać własne pliki cookies tak, jakby użytkownik prosił o stronę internetową z ich witryny.

Jakich rodzajów cookies używamy?

ICAN korzysta z następujących rodzajów cookies:

  1. Neutralne – niezbędne do poprawnego działania witryny / potrzebne do umożliwienia działania funkcjonalności witryny.

  2. Badające – wykorzystywane do śledzenia użytkowników jednak nie obejmujące informacji pozwalających zidentyfikować danych konkretnego użytkownika.

  3. Śledzące – wykorzystywane do śledzenia użytkowników i dostarczające informacji identyfikujących konkretnego użytkownika.

ICAN umożliwia innym podmiotom (Partnerom ICAN) stosowanie cookies (tzw. cookies podmiotów zewnętrznych). Informacje zawarte w tych cookies przekazywane do Partnerów ICAN (dostawców usług, w szczególności wyszukiwania, reklamy, badania sieci Internet itp.).

Czy ICAN stosuje profilowanie i w jakim celu?

ICAN może podejmować decyzje, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołują wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływają. Przykładowo, udzielenie rabatu jest uzależnione od zaangażowania użytkownika (czy odwiedza stronę systematycznie, czy poleca nasze treści, jak długo przebywa na stronach ICAN, czy jest klientem, czy kupował wcześniej, z jakiego źródła jest ruch na stronach internetowych, historia działań użytkownika na stronie). Konsekwencją tych działań jest udzielenie rabatu, szerszego dostępu do treści (np. do treści zamkniętych dla użytkownika bez subskrypcji), udzieleniem dłuższego okresu subskrypcji. Po ustaleniu spełnienia kryteriów system informatyczny automatycznie przesyła informację o przyznanej korzyści, np. rabacie.

ICAN zbiera informacje o sposobie korzystania ze stron internetowych, które pozwalają dostosowywać reklamy i oferty do preferencji i zwyczajów użytkowników. Na podstawie tych informacji można tworzyć np. ogólne profile użytkowników (m.in. wiek, płeć, zainteresowania, historia zakupów, historia przeglądanych produktów).

Na tej podstawie ICAN podejmuje decyzje w zakresie dopasowania i wysłania oferty lub wyświetlenia reklamy.