Narzędzia do komunikacji cyfrowej w coraz większym stopniu dominują w naszym życiu zawodowym i prywatnym. Firma Deloitte przeprowadziła badanie wśród amerykańskich pracowników, w którym stwierdzono, że spoglądali oni na swoje smartfony (łącznie) ponad osiem miliardów razy dziennie, podczas gdy inne badania wykazały, że od czasu pojawienia się na rynku smartfonów produktywność w USA uległa osłabieniu.
Świat biznesu potrzebuje jednak sposobów na to, by ludzie wymieniali się informacjami, tłumaczyli swoje pomysły czy dążyli do wspólnych celów. Cóż więc może być najlepszym medium wymiany informacji w takiej sytuacji?
Poniższy artykuł możesz przeczytać lub odsłuchać!
Chciałbym w tym miejscu polecić jedno klasyczne, choć chyba niewystarczająco dziś doceniane, rozwiązanie: prezentacje. Często mówi się o nich źle, ale wynika to z tego, że często są po prostu źle przygotowane. Stworzenie dobrej prezentacji wymaga dużego nakładu pracy: trzeba zdobyć wiedzę, jasno formułować myśli, należy starannie dobierać słowa i obrazy, a także odpowiednie tempo przejść między slajdami. Kiedy jednak zrobimy to wszystko jak trzeba, prezentacje mogą pomóc wykonywać naszą pracę o wiele efektywniej niż pozostałe narzędzia komunikacji, którymi dysponujemy. Umożliwiają zaprezentowanie wybranych argumentów w przekonujący sposób, nie zalewają jednocześnie słuchaczy nadmiarem informacji.
Kiedy w latach siedemdziesiątych ubiegłego wieku uczestniczyłem w debacie zorganizowanej w szkole średniej, poznałem psychologiczną koncepcję dysonansu poznawczego i od tamtej pory stosuję ją, przygotowując moje przemówienia czy prezentacje. Mechanizm jest bardzo prosty: jeżeli zależy nam, aby grupa ludzi przyjęła nasz punkt widzenia, rozpoczynamy od opisu wybranego trudnego lub bolesnego problemu, który ich w jakiś sposób dotyczy. Być może jest to problem, którego istnienia nawet sobie nie uświadamiają, albo jest to coś, co traktują jako trudność, z którą trzeba żyć. Tak czy inaczej zmuszamy ich do rozważenia dwóch sprzecznych rzeczywistości w tym samym czasie: albo tego, w co już wierzą, w konfrontacji z tym, co im mówisz, albo tego, co wiedzą, w zestawieniu z tym, jak postępują. Doświadczenie tego dysonansu pogarsza im samopoczucie, co sprawia, że chcą ten problem jakoś rozwiązać. Osiągnąwszy ten etap, przechodzimy do wytłumaczenia problemu, a następnie – zaproponowania rozwiązania, które zastąpi dysonans harmonią.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Czy potrafisz mówić o swojej pracy? »
Czy potrafisz w kilku zdaniach opowiedzieć o tym, co robisz, i czym zajmuje się organizacja, w której pracujesz?
Ta prosta konstrukcja budowania wypowiedzi może działać skutecznie niezależnie, czy chcemy zaproponować nową strategię działania podczas spotkania z personelem, czy sprzedać produkt klientowi, czy też przedstawić problem w rozmowie z zespołem. We wszystkich wymienionych sytuacjach próbujemy wytłumaczyć jakiś pomysł, sprzedać go słuchaczom i poprosić ich o zmianę zdania albo podjęcie jakiegoś działania. Jak wskazuje Nancy Duarte, ekspertka w dziedzinie prezentacji, w zasadzie polega to na tworzeniu opowieści, która naświetla problem, przedstawia rozwiązania i mówi słuchaczom, co powinni zrobić, a także opisuje, w jaki sposób im się to opłaci.
Jednym z najlepszych nauczycieli biznesu, jakich kiedykolwiek miałem, był guru technologii z IBM, który korzystał z tej metody, szkoląc swoich pracowników. Opowiadał mnóstwo historii o klientach i trudnych wyzwaniach, którym musiał sprostać. W każdej z tych historii przedstawiał problem, opisywał jego uciążliwe objawy (np. wydłużony czas reakcji) i tłumaczył, jak bardzo przy tym wszystkim musiał się nagimnastykować sam klient, chcąc zorientować się, co było nie tak. Następnie – niczym Sherlock Holmes – mówił nam o tym, jak należy zdiagnozować prawdziwy problem i – „aha!” – jak go naprawić. Dzięki niemu dowiedzieliśmy się wszystkiego na temat rozwiązywania problemów, architektury i, oczywiście, produktów IBM. Jego sesje szkoleniowe mogłyby służyć za modelowe przykłady sztuki prowadzenia prezentacji.
Robisz prezentację? Wykorzystaj koncepcję dysonansu poznawczego!
Kiedy się zrozumie tę metodę, można dostrzec, w jaki sposób jest ona wykorzystywana w prezentacjach TED, przemówieniach, instruktażowych nagraniach wideo, blogach, artykułach i niemal każdej innej formie komunikacji, której celem jest zmotywowanie ludzi do podjęcia określonych działań. W odróżnieniu od toczącej się nieustannie komunikacji na Twitterze czy nawet za pośrednictwem e‑maili prezentacje dają nam czas i miejsce na przedstawienie swojej sprawy – czemu z pomocą przychodzi również głos, twarz i gesty – i przekonanie słuchaczy, że powinni pozytywnie zareagować na nasze wezwanie do działania.
W prezentacji można umieścić też dużo pięknych fotografii i grafik, które będą przyciągać uwagę słuchaczy, ale ładne obrazki nie zastąpią silnego przekazu i przekonującej opowieści. Nasze fotografie mogą wzbudzać zainteresowanie, ale jeżeli nie będą mówiły, co należy zrobić, albo czego odbiorcy mieliby się dowiedzieć, nasze wystąpienie może być zapamiętane jedynie jako dobra prezentacja i może nigdy nie znaleźć finału w postaci konkretnych działań.
Dobrze skonstruowane prezentacje przede wszystkim koncentrują uwagę i zaangażowanie słuchaczy. Pamiętając, że żyjemy czasach, w których tak wiele innych narzędzi rozprasza naszą uwagę, zmniejszając naszą produktywność, można powiedzieć, że koncentracja jest dziś naprawdę na wagę złota.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Jak robić świetne prezentacje biznesowe? »
Jaka jest największa bolączka związana z prezentacjami sprzedażowymi?
Josh Bersin
Założyciel Bersin & Associates (obecnie Bersin by Deloitte), firmy która świadczy usługi badawcze i doradcze z zakresu korporacyjnego uczenia się, przywództwa, zarządzania talentami i technologii HR.
