X
Zdobądź pewne komepetencje w niepewnych czasach
30 szkoleń tematycznych online.
Nawet 5 szkoleń w cenie 1!
87,6% zadowolonych klientów
Kup >>
300 od 59

Prywatna wiadomość trafia do niewłaściwego adresata. Co robić?

Karen Dillon  · 3 min

Prywatna wiadomość trafia do niewłaściwego adresata. Co robić?

Kiedy Alan usłyszał dźwięk powiadomienia ze skrzynki e‑mailowej, który rozległ się obok niego na biurku przełożonej, jego ściszony śmiech zmienił się szybko w nerwowy skurcz w żołądku. Czy było to powiadomienie, że otrzymała właśnie wysłaną przez niego wiadomość, w której wyszydzał to, jak krytykowała bałagan pozostawiany przez pracowników w firmowej kuchni?

Mógłby przysiąc, że nacisnął Przekaż dalej, zanim napisał cierpką odpowiedź... ale okazało się, że zamiast tego wcisnął Odpowiedz. Zaś to, co napisał, a co miało być prywatnym żartem do kumpli, raczej nie zaskarbiłoby mu sympatii przełożonej.

Odkrywaj jeszcze więcej i częściej. Kupując prenumeratę, gwarantujesz sobie dostęp do solidnej dawki harvardzkiej wiedzy. Miej pewność, że nic cię nie ominie.

Z prenumeratą możesz więcej!

Widząc, że jego szefowa gdzieś wyszła, podszedł do jej biurka, sprawdzając, czy może wejść do jej komputera i wykasować tę wiadomość. Stacja była jednak zablokowana. W odruchu desperacji pobiegł do działu informatyki, mijając na schodach swoją przełożoną, która właśnie wracała do siebie. Udało mu się jakoś przekonać jednego z pracowników IT, by wszedł na jej skrzynkę i wykasował tę obraźliwą wiadomość. Po tym wszystkim wiem jedno: trzeba trzymać z ludźmi z IT! - powiedział Alan. Po dziś dzień jednak nie wie, czy szefowa odczytała tę wiadomość, zanim została ona wykasowana, czy nie. Poniekąd było to najgorszym z możliwych scenariuszy, gdyż wciąż żył w strachu przed zemstą, ale brakowało mu odwagi, by przyznać się, wszak istniała możliwość, że nigdy jej nie widziała.

Dla większości z nas odkręcenia takiego faux pas jest niemożliwe - tak jak mogli to odczuć na własnej skórze pracownicy Sony i wielu członków hollywoodzkiego establishmentu, kiedy w grudniu 2014 r. doszło do nie kończącego się ujawniania treści ich wstydliwych wiadomości. (Dla firmy co prawda nie to było najgorsze, ale z pewnością odczuły to pojedyncze osoby, które były w sprawę zamieszane). A jest to problem, którego wielu z nas doświadczyło, czy to kiedy przypadkowo zamiast wcisnąć Przekaż dalej, nacisnęliśmy Odpowiedz, przesyłając dalej e‑mail bez zastanowienia, co znajdowało się poniżej, albo niefrasobliwie dołączając niewłaściwe osoby do listy adresatów wiadomości. Mój były przełożony, którego bardzo lubiłam, dowiedział się w ten sposób o mojej ciąży, zanim jeszcze zdecydowałam się podzielić tą informacją - po prostu nieopatrznie poprzez Przekaż dalej przesłałam do niego moją rozmowę, która rozpoczynała się od słów, nie będzie mnie w pracy, bo mam wizytę u lekarza. W 2010 roku wyszły na jaw pierwsze wiadomości Marka Zuckerberga, w których natrząsał się z pierwszych użytkowników Facebooka, ponieważ zaufali mu, że ich dane będą bezpieczne. Każdy z ekspertów, z którymi konsultowałam się, pracując nad tym artykułem, przytoczył mi jakąś tego typu opowieść z własnego doświadczenia. Nieważne, jak często przypomina nam się, że wiadomości wypuszczone w przestrzeń wirtualną będą żyły jeszcze długo po wysłaniu i że często nie jest to tak bezpieczne, jak nam się zdaje, wielu z nas wciąż nie potrafi zachować w nich - w e‑mailach, SMS‑ach, czatach czy w mediach społecznościowych - dyskrecji, mówi Monique Valcour, profesor zarządzania na EDHEC Business School we Francji.

Popełniliśmy błąd - i co dalej? Istnieje tylko jedno wyjście. Przyznać się. Jak najszybciej porozmawiaj z osobą, którą obraziłeś - radzi Jeanne Brett, dyrektor Dispute Resolution Research Center w Kellogg School of Management. Jak sformułować przeprosiny, kiedy wyszło się na głupka? Przepraszam, że to zrobiłem, a jeszcze bardziej za to, że cię zraniłem/zawstydziłem/upokorzyłem/nie okazałem ci należytego szacunku, proponuje Brett. Powiedziałem/napisałem to bezmyślnie, gdybym tylko mógł, chciałbym cofnąć czas. Teraz jednak mogę cię jedynie prosić o wybaczenie.

Stałe zwiększanie efektywności osobistej to jedna z kluczowych umiejętności menedżerskich. »

To ostatnie zdanie jest szczególnie istotne, ponieważ prośba o przebaczenie oddaje głos drugiej osobie. Oznacza to również, że twoja wiadomość była jedynie obraźliwa i nie na miejscu, a nie była wypowiedzią oszczerczą czy naruszającą politykę firmy. Prawnicy często ostrzegają, by nie przepraszać w sytuacji zagrożenia pozwem sądowym, ale nawet wtedy, jak wskazują najnowsze badania, szczere mea culpa może nam pomóc. Na przykład, jak sugerują wyniki badań, lekarze mogą uniknąć pozwów o błąd lekarski, jeżeli szczerze przeproszą i przyjmą na siebie odpowiedzialność za to, co zrobili.

Niezależnie od scenariusza przeprosin Valcour radzi, by unikać posługiwania się nieszczerym językiem, np. popełniono błędy albo przepraszam, jeżeli poczułeś się jakoś urażony. Przeproś osobiście lub telefonicznie, pamiętaj, że wiadomość tekstowa, np. e‑mail, zawsze pozostawia przestrzeń dla wyobraźni adresata, a przecież nie chcesz ponownie popełnić błędu.

W polityce funkcjonuje powiedzenie, że kiedy dojdzie do sytuacji kryzysowej w komunikacji, istnieją tylko trzy sposoby na wybrnięcie z problemu, radzi Dorie Clark, która zapracowała na swoją reputację, będąc odpowiedzialna za komunikację w kampanii prezydenckiej Howarda Deana. Pierwsza to utrzymywanie, że tego nie zrobiłeś; druga - zrobiłeś to, ale było to uzasadnione; i trzecia - zrobiłeś to i jest ci z tego powodu przykro. W przypadku większości e‑maili, które w ten czy w inny sposób przedostały się do niepowołanego adresata, ani pierwsze, ani drugie rozwiązanie nie wchodzą w grę, mówi Clark. Na przykład Amy Pascal nie wyszłaby na zbyt mądrą osobę, gdyby próbowała bronić swoich żartów na temat tego, które czarnoskóre gwiazdy kina prezydent Obama lubi najbardziej.

Przyznawanie się do popełnienia błędu nie należy do przyjemności, ale może być jeszcze gorzej: pomyśl, że być może wyrządziłeś komuś prawdziwą krzywdę i zwykłe przeprosiny mogą nie wystarczyć. Być może wypadałoby zrobić coś więcej, by pokazać, że problem ten naprawdę cię boli i traktujesz go bardzo na serio, radzi Clark. (Na przykład jeżeli Pascal zdoła utrzymać pracę w Sony, w przyszłości prawdopodobnie będzie musiała zwrócić większą uwagę na odpowiedni dobór pracowników).

Wszystkim wiadomo, że nie można popełnić tego samego błędu po raz drugi, mówi Clark. Jeżeli masz szczęście i ci przebaczą, nie popełniaj ponownie tego samego błędu.

Imię bohatera historyjki zostało zmienione.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Mądrze zarządzaj pocztą e‑mail »

Dlaczego e-maile tak bardzo nas stresują 

Dorie Clark

Nietrudno czuć się przytłoczonym zalewem e-maili. 

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy