X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Jak ustalić priorytety, kiedy twój przełożony tego nie robi?

Amy Jen Su  · 4 min

Jak ustalić priorytety, kiedy twój przełożony tego nie robi?

Ustalanie priorytetów zawodowych potrafi być frustrujące, szczególnie jeśli pracujemy dla menedżera, który zostawia pracownikom swobodę w działaniu, lub w firmie, która nie wyznacza jasnych celów.

Większość z nas na co dzień styka się z tą rzeczywistością. Częstokroć cytowane badania Roberta Kaplana i Davida Nortona wykazują, że ponad 90% pracowników nie rozumie w pełni strategii ich firmy ani nie wie, czego się od nich oczekuje w realizacji celów firmy. Problem ten pogłębiają jedynie wyniki najnowszych badań, które pokazują, że globalne kadry zarządzające mają poczucie zbyt wielu sprzecznych priorytetów. Jak można nauczyć się priorytetyzować własną pracę i nadal odczuwać satysfakcję z dobrego jej wykonywania w świecie, w którym sprzeczne lub niejasne priorytety stały się normą?

Weź odpowiedzialność

Po pierwsze zastanów się, jakie masz nastawienie do ustalania priorytetów. Nie zakładaj, że to zadanie kogoś innego, nie ustawiaj się wyłącznie w roli wykonawcy czy też konia pociągowego. Kiedy doświadczamy dużego stresu lub przeciążenia pracą, łatwo zrzucać winę na menedżerów i organizację. Przyjmij, że świadome wyznaczanie priorytetów stanowi główny filar sukcesu. Możesz zacząć od oceny, na ile dobrze radzisz sobie ze zwiększonym obciążeniem zadaniami, które wiążą się dziś z byciem liderem.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Jak zapewnić produktywną pracę swojego zespołu? »

Jak zwiększyć produktywność zespołu? 

Rebecca Knight

Jako szefowie nauczyliśmy się planować, określać priorytety i usprawniać własną pracę. Ale jak można pomóc w tym członkom swojego zespołu?

Przefiltruj priorytety

Wybierz kilka obszarów, w których wyznaczysz priorytety; w ten sposób pomożesz mózgowi radzić sobie z natłokiem informacji. Badania wykazały, że nadmiar możliwości może nas sparaliżować, prowadząc ku decyzjom, które są sprzeczne z naszymi najlepszymi interesami. Sama filtruję swoje priorytety, korzystając z dwóch kryteriów: wkładu pracy i pasji. Pomyśl o roli, jaką dziś pełnisz, i odpowiedz na następujące pytania:

  • Co jest moim największym wkładem pracy? Myśląc o wkładzie pracy, należy wziąć pod uwagę zarówno potrzeby organizacji, jak i wnoszone przez nas mocne strony, doświadczenie oraz umiejętności. Słowo wkład obejmuje poczucie celu, postawę obywatelską oraz służebną.

  • Co jest moją pasją? Motywacja i energia napędzają do działania, a zatem wyznaczając priorytety, jasno określ, co dzisiaj inspiruje cię w twojej pracy.

Określ kolejne działania, umieszczając je w matrycy priorytetów

Łącząc dwa kryteria – wkładu pracy i pasji – możemy stworzyć matrycę priorytetów. To narzędzie pomoże ci organizować priorytety i określać dalsze działania. Zastanów się nad następującym schematem:

Jak ustalić priorytety, kiedy twój przełożony tego nie robi?

Ćwiartka I

Nadaj priorytet obszarom, w których największa wartość, jaką wnosisz, zbiega się z wpływem, jaki daje ci największą satysfakcję. Przeanalizuj odpowiedzi na dwa zadane powyżej pytania i zastanów się, które projekty, inicjatywy i działania plasują się wysoko zarówno na liście twojego wkładu, jak i pasji.

Ćwiartka II

Toleruj te elementy roli, które są ważne, ale drenują twoją energię, kiedy się w nie angażujesz. Jakie są możliwe źródła dyskomfortu i co możesz w związku z nimi zrobić?

  • Toleruj i zaakceptuj to, że nie każdy element twojej pracy będzie ci odpowiadać. Na przykład możesz z radością przyjąć powiększenie swojej roli oraz zespołu, ale mniej cieszyć się ze zwiększenia obowiązków menedżerskich i administracyjnych, jakie się z tym wiążą.

  • Przyjmij to, że musisz się jeszcze sporo nauczyć. Być może kluczowym elementem pracy jest coś, co nie jest jeszcze twoją mocną stroną, na przykład prezentacje publiczne lub zabieganie o większą widoczność. Koncentruj się jednak na rozwoju i wyrwij z własnej strefy komfortu.

  • Pamiętaj, że ta ćwiartka zawiera punkt przełomowy. Na przykład największy wkład, jaki możesz wnieść w roli strategicznej, może nigdy nie dać ci takiej satysfakcji, jaką odczuwasz, prowadząc coaching. Ta ćwiartka może sygnalizować potrzebę zmiany (czego sama doświadczyłam ponad 15 lat temu, kiedy żadna zmiana priorytetów nie była już w stanie skryć faktu, że wybrałam nieodpowiednią ścieżkę kariery).

Ćwiartka III

Podnieś rangę zadań, które dają ci mnóstwo energii, ale które zdaniem innych w nie najlepszy sposób wykorzystują twój czas. Czemu możesz nadać większą rangę?

  • Nadaj większą rangę wartości, jaką wnosisz. Być może dostrzegasz jakiś nowy, istotny obszar, ale jego wpływ nie jest aż tak oczywisty dla innych. Podziel się swoją szerszą perspektywą oraz tym, z czego wynika twoje przekonanie, i wyjaśnij płynące z niej korzyści nie tylko dla ciebie, ale również dla firmy.

  • Nadaj sobie większą rangę. Zwracaj uwagę na obszary, z których nadal czerpiesz satysfakcję, ponieważ wchodziły w skład twojej poprzedniej roli lub są dziedzictwem czasów, kiedy twoja firma była mniejsza. Być może uwielbiasz rozwiązywanie problemów lub masz skłonność do robienia wszystkiego samodzielnie, przez co angażujesz się w sprawy, którymi powinien zajmować się twój zespół. Zatrzymaj się, zanim rzucisz się w wir działań.

  • Ostatecznie rosnąca luka pomiędzy tym, co utrzymuje twoją motywację, a tym, co ceni organizacja, może być sygnałem, żeby zmienić zajęcie.

Ćwiartka IV

Deleguj wszystkie mało wartościowe, niskoenergetyczne zadania, e‑maile oraz spotkania, które zabierają ci niepotrzebnie codziennie czas. Jeśli nie masz komu ich delegować, wskaż na konieczność zatrudnienia kogoś, kto się nimi zajmie. Możesz też po prostu powiedzieć im „nie” lub w ogóle je wyeliminować. Ironia polega na tym, że w miarę postępu naszej kariery sprawy, które niegdyś zajmowały twoją ćwiartkę I, należą obecnie do ćwiartki IV. Jeśli ludzie nadal przychodzą do ciebie, oczekując, że się nimi zajmiesz, przekieruj je uprzejmie do kogoś innego, mówiąc na przykład: „Bardzo się cieszę, że cię widzę. Wiem, jakie to ważne. Poprosiłam Kate z mojego zespołu, żeby zajmowała się tego typu sprawami, będzie mogła ci udzielić bardziej bezpośredniej i szybszej odpowiedzi w tej kwestii”.

Przygotuj priorytety do realizacji oraz oznacz je w kalendarzu

Przeanalizuj w kalendarzu swoje działania z zeszłego miesiąca, żeby zobaczyć, ile czasu spędzasz w poszczególnych ćwiartkach. Sama w kalendarzu używam systemu kodów kolorystycznych, co daje mi szybki i obrazowy podgląd tego, co robię. (Ćw. I = żółty; ćw. II = fioletowy; ćw. III = niebieski, ćw. IV = brak koloru). Na początku tygodnia oznaczam wszystkie priorytety z ćwiartki I i daję sobie czas na dodatkowe ich przygotowanie.

Nie akceptuj status quo. Jak zauważył Greg McKeown, autor książki Essentialism, jeśli nie określisz priorytetów swojego czasu, ktoś inny zrobi to za ciebie. I nie zawsze weźmie pod uwagę twoje najlepsze interesy lub dobro ogółu. Dlatego też przejmij za to odpowiedzialność i weź w swoje ręce decyzje, które umożliwią ci najlepsze spożytkowanie twojego czasu i energii. W ten sposób zaczniesz podążać drogą prowadzącą cię do wartościowych wyników, doświadczysz większej satysfakcji z pracy i będziesz mieć więcej energii.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Naucz się ufać swoim podwładnym »

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy