X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Jak uprzejmie odrzucić zaproszenie na spotkanie

Liane Davey  · 5 min

Jak uprzejmie odrzucić zaproszenie na spotkanie

Właśnie na naszą skrzynkę mailową przychodzi zaproszenie na spotkanie, na które wolelibyśmy nie pójść. Być może nasza niechęć wynika z faktu, że to takie trochę wejście z butami w nasze życie, a dokładnie w ostatnie wolne okienka w naszym kalendarzu. Albo inaczej: mamy ten czas już zarezerwowany, a teraz musimy zdecydować, komu odmówić. Niezależnie od przyczyny czasami trzeba odrzucić zaproszenie na spotkanie.

W pierwszej kolejności trzeba zdecydować, na które spotkanie nie chcemy się wybrać. W tym wypadku przydaje się trochę dyscypliny. Najpierw należy ustalić zestaw kryteriów, które będą decydowały o uczestnictwie w spotkaniu, a następnie trzeba się ich trzymać.

Rozpoczynamy od oceny wartości spotkania

Czy spotkanie to będzie dotyczyło czegoś ważnego, aktualnego i wartego naszego czasu? Czy jest dobrze przygotowane, z jasno określonymi celami i dobrze skonstruowaną agendą? Czy są dostępne materiały, z których uczestnicy mogą zaczerpnąć dodatkowych informacji przed spotkaniem. Czy zaproszono właściwych ludzi, w związku z czym będzie można pewne sprawy popchnąć do przodu? Jeżeli nie można w ten prosty sposób ustalić, jaka będzie wartość spotkania, najlepiej przed podjęciem decyzji o uczestnictwie odpisać na zaproszenie, zadając kilka pytań otwartych:

  • „Czy mogłaby Pani przesłać mi dodatkowe informacje na temat agendy spotkania?”

  • „W jakim punkcie procesu decyzyjnego znajdujemy się w tej sprawie?”

  • „Jak powinienem przygotować się do tego spotkania?”

Szukasz inspiracji? Poznaj najlepsze książki biznesowe »

KOMPENDIUM: Jak lepiej zarządzać czasem 

Wydaje Ci się, że żyjesz w ciągłym niedoczasie, niewykonane obowiązki piętrzą się, a wskazówki zegara biegną wokół tarczy z każdym dniem jakby szybciej?
To więcej niż pewne: potrzebujesz pomocnej ręki w zakresie zarządzania czasem. I to niezwłocznie! Sprawdź, co dla Ciebie przygotowaliśmy.

Jeżeli już wiemy, że spotkanie będzie dla nas wartościowe, kolejne pytanie powinno dotyczyć tego, czy aby na pewno to my powinniśmy w nim uczestniczyć. Czy należy do zakresu naszych obowiązków? Czy posiadamy wiedzę pozwalającą nam uczestniczyć merytorycznie w dyskusji? Czy nasze kwalifikacje są zbyt wysokie lub wręcz przeciwnie, niewystarczające, by brać udział w podejmowaniu decyzji, która ma być przedmiotem spotkania? Jeżeli kwestionujemy przyczyny zaproszenia nas na spotkanie, zanim potwierdzimy uczestnictwo, należy skontaktować się z jego organizatorem:

  • „Czego spodziewa się Pan po moim uczestnictwie w tym spotkaniu?”

  • „Jakie inne osoby z mojego działu będą brały w nim udział?”

  • „Kogo będę reprezentował?”

Jeżeli wreszcie uważacie, że spotkanie będzie wartościowe i że możecie wnieść coś do rozmowy, należy określić, czy spotkanie to stanowi dla was priorytet. Jak istotny jest temat spotkania z punktu widzenia waszej pracy? W jakim zakresie podejmowany problem jest dopasowany do waszych pozostałych bieżących obowiązków? Jak ważne dla sukcesu spotkania jest wasze uczestnictwo i czy na waszym miejscu nie powinien usiąść ktoś inny?

Jeżeli nie potrafimy odpowiedzieć twierdząco na żadne z powyższych kryteriów, należy odmówić uczestnictwa w spotkaniu. Trzeba jednak zrobić to ostrożnie. Zależy nam na tym, by nasi współpracownicy nadal myśleli o nas jako o dobrych kolegach z pracy, którzy potrafią grać drużynowo i być źródłem wartościowych uwag, nawet jeśli nie przyjdziemy na to spotkanie. Zastanówcie się nad kilkoma różnymi możliwościami:

Czy nasza nieobecność może całkowicie uniemożliwić przeprowadzenie tego spotkania?

Jeżeli spotkanie to nie spełnia pierwszego kryterium, ponieważ nie sądzicie, by mogło zakończyć się sukcesem, powiedzcie organizatorom o waszych obawach. Możliwe, że się z wami nie zgodzą, ale istnieje też możliwość, że przyczynicie się do jednego z dwóch pozytywnych rezultatów: albo spotkanie będzie lepiej przygotowane, albo zostanie odwołane. Spróbujcie jednej z poniższych metod:

  • To ciekawy temat. W związku z naszymi priorytetami na rok bieżący nie sądzę, żebyśmy byli już gotowi na odbycie w tej sprawie produktywnej rozmowy. Czy nie można by wstrzymać się z tym spotkaniem, pozwalając grupie roboczej na to, by wykonała w tej sprawie jeszcze trochę więcej pracy, i dopiero wtedy się spotkać?

  • Cieszę się, że wreszcie będzie można podjąć w tej sprawie jakieś decyzje. Z zaproszenia nie wynika jednak, by miał w nim wziąć udział ktoś z działu produkcji. Wolałbym wstrzymać się z moim uczestnictwem, aż do momentu kiedy pojawiłby się ktoś właśnie z tego działu. W przeciwnym razie i tak nie uda nam się podjąć żadnych decyzji.

  • Na podstawie informacji zawartych w zaproszeniu wnoszę, że spotkanie to ma charakter informacyjny. Czy nie moglibyście, zamiast zwoływać spotkanie, rozesłać tych informacji do wszystkich w formie streszczenia?

PRZECZYTAJ TAKŻE: Dobre zakończenie rozmowy to podstawa do kolejnej, lepszej rozmowy »

Jak najlepiej zakończyć spotkanie? 

Paul Axtell

W jaki sposób najlepiej zakończyć spotkanie? Dlaczego warto miło zakończyć rozmowę? Jak to zrobić?

Czy mógłbym polecić kogoś innego?

Jeżeli spotkanie jest ważne, ale nie spełnia kryterium nr 2, ponieważ nie jesteśmy właściwą osobą do tego zadania, należy zarekomendować kogoś innego. Zadbajcie o to, by był to naprawdę ktoś odpowiedni, tak by nie wyszło, że próbujecie się uchylać od odpowiedzialności. Wypróbujcie jedną z poniższych możliwości reakcji:

  • Schlebia mi fakt, że jesteście zainteresowani moją opinią na ten temat. Sądzę jednak, że trochę brakuje mi kwalifikacji, żeby wypowiadać się w tym zakresie. Zasięgnąłem języka i wyszło, że Pat miałaby do powiedzenia coś, co mogłoby okazać się naprawdę istotne. Czy nie będzie stanowiło dla Was problemu, by zamiast mnie zaprosić Pat?

  • Biorąc pod uwagę, że jest to spotkanie, na którym mają zapadać decyzje, uważam, że nasz zespół powinien reprezentować mój przełożony.

  • Dziękuję za zaproszenie na spotkanie. Uważam jednak, że na tę chwilę moja obecność na spotkaniu nie będzie konieczna. Jeżeli nie sprawiłoby to Wam problemu, chciałbym oddelegować na nie Jose.

Czy mógłbym przedstawić mój głos wcześniej?

Jeżeli spotkanie nie spełnia kryterium nr 3 (a my stwierdziliśmy, że jego temat jest ważny i mielibyśmy w tej sprawie coś do powiedzenia, ale uczestnictwo w tym spotkaniu kłóci się z naszym kalendarzem albo priorytetami), mamy możliwość przesłania swoich uwag wcześniej. Warto więc poświęcić parę minut na sporządzenie kilku notatek i przekazać je prowadzącemu to spotkanie albo innej właściwej osobie. Takie rozwiązanie będzie o wiele efektywniejsze niż uczestniczenie w całym spotkaniu. Można odpisać organizatorom w następujący sposób:

  • Będzie to ważna dyskusja. Nie jestem w stanie w niej uczestniczyć osobiście, ale znajdę czas, żeby podzielić się z Wami moimi uwagami, tak byście mogli uwzględnić je w rozmowie.

  • Przepraszam, ale nie mogę wziąć udziału w tym spotkaniu. Jeżeli coś wcześniej przygotuję, czy mógłbym Cię poprosić o przedstawienie moich uwag podczas spotkania?

Czy mogę być obecny tylko na części spotkania?

Kiedy jeden lub kilka tematów z agendy nie spełnia wszystkich trzech kryteriów, natomiast pozostałe tak, można uczestniczyć tylko w jednej z części spotkania. Można wtedy odpisać na zaproszenie w następujący sposób:

  • Dziękuję za zaproszenie. Myślę, że z pewnością powinienem być obecny podczas omawiania tematu rebrandingu. W związku z innymi ważnymi tematami, którymi się obecnie zajmuję, będę musiał opuścić spotkanie, kiedy zakończymy omawianie tego tematu.

  • Czy moglibyśmy zająć się tematem rebrandingu zaraz na początku spotkania? Nie jestem w stanie uczestniczyć w całym spotkaniu, a naprawdę chciałbym wypowiedzieć się w tej jednej sprawie.

Niezależnie od wybranej opcji staramy się zrobić trzy rzeczy. Po pierwsze, wykorzystywać nasz czas w sposób celowy. Po drugie, przedstawić organizatorom jakieś uzasadnienie, tak by wiedzieli, dlaczego nie możemy przyjść. I po trzecie, postarać się wyjść naprzeciw potrzebom organizatorów, nawet jeżeli nie będzie to wyglądało do końca tak, jak oni sobie to wcześniej wymyślili.

Na początku może to być swojego rodzaju szok kulturowy, ale wszyscy przepracowani ludzie uczestniczący w spotkaniach przez 35 godzin tygodniowo zaczną w końcu z podziwem patrzeć na naszą dyscyplinę pracy. Nie można tylko zapominać, że z takim samym zrozumieniem należy odnosić się do osób, które odrzucają zaproszenia od nas!

PRZECZYTAJ TAKŻE: Czy wszystkie spotkania mają sens? »

Jeżeli spotkanie nie przyniesie zmian, lepiej go nie organizuj 

Cary Greene , Bob Frisch

Ile razy wychodziłeś ze spotkania myśląc: znakomicie się nam rozmawiało, ale nie bardzo wiem, co udało nam się ostatecznie ustalić?

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy