David Rock Współzałożyciel NeuroLeadership Institute.
Lepsza pamięć: 5 wskazówek do wykorzystania w pracy
Każdy menedżer wie, że dobra pamięć w pracy jest nieoceniona. Ale mało kto wie, jak dbanie o nią wpleść w codzienne obowiązki.
Kiedy Joe Whittinghill objął stanowisko dyrektora ds. talentów, nauki i wiedzy w Microsofcie, model przywództwa tego giganta branży technologicznej był już niezwykle precyzyjnie określony.
Istniało osiem kompetencji, których potrzebowali liderzy, aby odnieść sukces, dziesięć zachowań promujących różnorodność, pięć działań, jakie muszą podejmować pracownicy, aby się rozwijać, oraz ponad sto umiejętności, które należy szkolić w zależności od posiadanej specjalizacji zawodowej. Zdaniem Whittinghilla elementy te tworzyły kompletną i wyczerpującą listę, ale w ogóle nie zapadały w pamięć.
W ramach reorganizacji kultury firmy, Whittinghill – wraz z prezesem firmy Satyem Nadellą i dyrektorką HR Kathleen Hogan – nawiązał współpracę z naszym NeuroLeadership Institute, aby ponownie określić zasady przywództwa w organizacji Microsoft. Mniej więcej po roku gruntownych analiz udało się nam sprowadzić ponad sto kompetencji do trzech nadrzędnych zasad: zapewniaj przejrzystość, generuj energię, twórz sukces.
Można powiedzieć, że była to radykalna zmiana, szczególnie w przypadku firmy, której niezwykłej skrupulatności zawdzięczamy obecność komputera na każdym biurku. „Uzgodnienie, że nie trzeba dążyć do złożoności, aby osiągnąć pełnię, wymaga zdecydowanego skoku wiary” – zauważa Whittinghill.
Dziś wspomniane zasady zarządzania, które ogłoszono w połowie 2016 r., stosuje się w całej firmie. „Przejrzystość”, „energia” oraz „sukces” stały się elementem wewnętrznego przekazu Microsoftu na swój temat.
To potężna lekcja dla wszystkich zainteresowanych rozwojem przywództwa – zarówno na własny użytek, jak i w firmach. Bez względu na to, czy zarządzasz talentami, kapitałem ludzkim czy projektowaniem wiedzy, istotne jest zrozumienie, że jeśli zależy ci na optymalnym wykorzystaniu dowolnych używanych wewnętrznie haseł, zasad przywództwa, wartości kulturowych, strategii firmy, musisz je opracować mając na uwadze ludzki mózg.
Przedmioty, które nazywamy książkami, nie są autentycznymi książkami – zauważa współczesna amerykańska eseistka Rebecca Solnit. Zawierają potencjał bycia książką. Autentyczna książka „istnieje w pełni jedynie w akcie czytania”. Podobnie jest z zasadami przywództwa: istnieją jedynie, jeśli pracownicy o nich myślą, sami je sobie powtarzają, mówią o nich w rozmowach z współpracownikami. Zasady muszą wryć się w pamięć, jak słowa popularnego przeboju.
Literatura neurobiologiczna uświadomiła nam, że odpowiedni model powinien być na tyle zwięzły, aby umożliwiać łatwe odtworzenie (mówiąc w skrócie: im coś jest trudniejsze do zapamiętania, tym mniej będzie się o tym pamiętać). Wspólnie z NLI kierownictwo Microsoftu zaproponowało sześć słów, które zwiększają szanse na zapamiętanie: zapewniaj przejrzystość, generuj energię, twórz sukces. Określają one najważniejsze działania, które zdaniem kierownictwa Microsoft są niezbędne, aby rozwijać firmę.
Kluczem jest znalezienie słowa lub zwrotu, które określałoby priorytet, do którego się nawiązuje. Celem zasady „zapewniaj przejrzystość” było skoncentrowanie wszystkich wokół tworzenia bardziej atrakcyjnych produktów i rozwiązań, które w jeszcze większym stopniu uwzględniałyby klienta. Zasada „generuj energię” ma pomóc skierować kulturę firmy jeszcze bardziej ku innowacyjności. „Twórz sukces” ma służyć jako przypomnienie, co naprawdę liczy się najbardziej.
W przeszłości Microsoft starał się opracować model przywództwa w podobny sposób, jak robi to większość firm: stosując metodę redukcji. Polegała ona na przyjęciu ram obejmujących pół tuzina kategorii, z których każda składająca się z pięciu do dziesięciu elementów, a następnie ich redukowaniu. Jest to niezwykle trudne, ponieważ rezygnacja z czegokolwiek wydaje się bolesna.
U podstaw tego działania leży założenie, które w przypadku potentata branży technologicznej wydaje się sensowne. Często zakładamy, że pamięć ludzka przypomina komputer – wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na coś ważnego i bez problemu zapisać to w pamięci. Ale w przeciwieństwie do komputera, nie jesteśmy wyposażeni w osprzęt technologiczny, tylko biologiczny, ograniczony możliwościami przyswajania informacji przez organ znajdujący się w naszych czaszkach.
Zamiast redukowania liczby elementów, należy zacząć od wyznaczenia granic ilości informacji, jakie mogą łatwo przyswoić ludzie, a następnie umieścić w tej przestrzeni najważniejsze dane. Tak jak projektuje się aplikację, mając na uwadze pojemność urządzenia, tak samo należy dostosować język do pojemności mózgu.
Neurobiolodzy nazywają zdolność do zapamiętywania dźwięków „pamięcią echoiczną”. To pamięć krótkotrwała, która utrzymuje się zaledwie przez kilka sekund. Okazuje się, że jeśli głośne wypowiedzenie tekstu trwa krócej niż trzy sekundy, znacznie łatwiej tekst ten sobie potem przypomnieć i wykorzystać. Za każdym razem, kiedy opracowujesz jakąś koncepcję i zależy ci, aby inni łatwo ją zapamiętali, szansa na jej zastosowanie znacznie wzrośnie, jeśli pomysł da się wypowiedzieć na głos w czasie krótszym niż trzy sekundy.
Zwięzłość pociąga za sobą nieoczywiste korzyści. Zapewnia dodatkową zaletę, która wynika z jednej z podstawowych zasad odkrytych przez kognitywistykę, zwanej porcjowaniem. Najprościej rzecz ujmując, umysł jest w stanie utrzymywać jednocześnie uwagę na ograniczonej liczbie przedmiotów. Przełomowy artykuł na ten temat nosił trafny tytuł: „Magiczna siódemka plus minus dwa – o niektórych ograniczeniach dotyczących przetwarzania informacji”.
Umysł jest w stanie utrzymywać jednocześnie uwagę na ograniczonej liczbie przedmiotów #umysł #skupienie
Ze względu na prostotę i spójność haseł „przejrzystość, energia i sukces” łatwo je zapamiętać jako jedną porcję informacji, która potem wspiera proces decyzyjny (stanowiący drugą porcję informacji) w czasie rzeczywistym. Czy spotkanie wygenerowało energię? Czy plan marketingowy zapewnia przejrzystość? Kiedy sprowadzi się zasady przywództwa do meritum, łatwo o nich pamiętać oceniając inne rzeczy, podejmując w locie decyzje.
Również mnie zasady te utkwiły w pamięci. Kiedy zatrudniam kogoś lub myślę o nowym produkcie, sprawdzam, w jakim stopniu decyzja zapewni przejrzystość, wygeneruje energię i przyczyni się do stworzenia sukcesu. Sam się bezpośrednio przekonałem, że im bardziej zwięzłe są zasady przywództwa, tym łatwiej wprowadzić je w praktyce.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Ćwiczenia dla mózgu »
Każdy menedżer wie, że dobra pamięć w pracy jest nieoceniona. Ale mało kto wie, jak dbanie o nią wpleść w codzienne obowiązki.
David Rock Współzałożyciel NeuroLeadership Institute.