X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Jak przekazywać pracownikom informacje na temat ich wyglądu?

Amy Gallo  · 8 min

Jak przekazywać pracownikom informacje na temat ich wyglądu?

Bez względu na to, czy się nam to podoba, czy nie, nasz wygląd wpływa na sukces, jaki odnosimy w pracy. Pracownikowi, który wygląda niechlujnie lub nosi niestosowne ubranie, może być trudniej zdobyć szacunek współpracowników lub klientów.

Ale jak poruszać ten niewątpliwie delikatny temat? Jak sformułować informacje zwrotne, starając się pomóc podwładnym, zamiast wprawiać ich w zakłopotanie?

Co mówią eksperci?

Byłoby dobrze, gdyby wygląd nie miał w ogóle znaczenia, ale rzadko tak bywa. „To, jak wyglądamy, i sposób, w jaki wykonujemy naszą pracę, jest równie ważne jak jej treść”, mówi Amy Jen Su, współzałożycielka Paravis Partners, firmy zajmującej się szkoleniem i coachingiem kadr zarządzających oraz autorka książki Own the Room. „Przygnębiające jest, kiedy widzimy, jak ktoś, kto wykonuje dobrze pracę, nie potrafi odnieść sukcesu przez to, jak się prezentuje”. Ale prowadzenie rozmowy na ten temat z pracownikiem jest trudne, mówi Joseph Grenny, współautor książki Kluczowe rozmowy i współzałożyciel VitalSmarts, firmy szkoleń korporacyjnych. „Jest to dla nas krępujące i czujemy się niezręcznie, a ostatecznie wiele zależy przecież od subiektywnego spojrzenia”. Oto kilka rad, które warto wziąć pod uwagę następnym razem, kiedy poruszysz ten delikatny temat.

Kwestionuj własne założenia

Zanim cokolwiek zrobisz, zastanów się nad tym, na czym polega autentyczny problem. Czymś innym jest to, że pracownika nie traktuje się poważnie z powodu jego ubioru, a czymś innym, kiedy po prostu nie podoba ci się to, jak się on ubiera. „Nie przekładaj swoich osobistych preferencji na wymagania biznesowe”, ostrzega Grenny. Być może zawsze uważałaś, że twoi koledzy powinni chodzić do pracy w eleganckiej koszuli i spodniach, a nie w garniturze. Ale czy to faktycznie najlepsze z punktu widzenia biznesowego? Zastanów się nad uprzedzeniami, jakie być może wnosisz do rozmowy.

Su sugeruje, aby poszukać konkretnych przykładów, jak wygląd osoby wpływa na jej sukces. Czy nie odpowiada wymaganiom dotyczącym stroju? Czy uniemożliwia innym skupienie się na treściach przedstawianych przez pracownika lub pracownicę? Czy spotkał się z negatywną opinią kogoś ważnego, np. klientów lub kierownictwa wyższego szczebla?

PRZECZYTAJ TAKŻE: Wybierz jasną komunikację »

Właśnie przeprowadziłeś trudną rozmowę w pracy. Co dalej? 

Dolores Bernardo

Aktywne budowanie pozytywnych relacji po trudnej rozmowie nie jest łatwe, ale to „mięsień”, który możesz wykształcić.

Przełam poczucie dyskomfortu

Jeśli uznasz, że należy poruszyć kwestię ze względu na jej wpływ biznesowy, nie zakładaj z góry, że rozmowa będzie niezręczna. Niewątpliwie „poczucie dyskomfortu jest czymś niezwykle realnym”, mówi Su, ale należy pamiętać, że nie chodzi tu o ciebie. „Skoncentruj się na osobie i twojej odpowiedzialności w roli menedżera, aby pomóc podwładnemu w osiągnięciu sukcesu”, radzi Su.

Choć należy liczyć się z możliwością oporu, reakcji obronnej lub urażonych uczuć, być może nic takiego się nie wydarzy. „Zawsze mnie zadziwiało, ilu osobom zależy na takich informacjach zwrotnych i z chęcią je przyjmują”, wyjaśnia Su. „Ubiór i wygląd często są takim dziwnym, trudnym do opisania tematem”. Grenny zgadza się z tą opinią. „Czasami zakładamy, że [rada z tym związana] będzie odebrana jako nietaktowna, ale niektóre osoby nie przejmują się takimi szczegółami, a jeśli dla kogoś ta kwestia niewiele znaczy, nie będzie do niej podchodzić osobiście”, tłumaczy. Dana osoba może nie zdawać sobie sprawy z tego, że w zespole, organizacji czy branży istnieją normy dotyczące wyglądu.

Przygotuj się do rozmowy

„Przygotowanie ma naprawdę znaczenie”, podkreśla Grenny. Zastanów się, w jaki sposób poprowadzisz rozmowę. „Skoncentruj się na swoich intencjach i podkreśl, że zależy ci na sukcesie rozmówcy”. Przygotuj rozsądną argumentację opartą na przyczynach biznesowych. „Nie dopuść, aby rozmowa koncentrowała się wokół tego, co jest właściwe lub niewłaściwe, dobre i złe, przyzwoite czy nieprzyzwoite”, radzi Grenny. Zamiast tego powiedz, jak wygląd rozmówcy może mu pomóc poprawić relacje wewnętrzne i zewnętrzne.

Dobrze jest również skonsultować się wcześniej z działem HR, aby uniknąć ewentualnych problemów prawnych. „Należy upewnić się, czy nie ma jakichś zastrzeżeń ze strony HR, aby nie powiedzieć czegoś, co może zostać uznane za dyskryminujące”, ostrzega Su.

Mów bezpośrednio

„Podczas rozmowy nie owijaj w bawełnę ani nie upiększaj swoich słów z obawy, że pracownik będzie urażony”, mówi Grenny. Otwarcie wyraź to, co masz do powiedzenia. Su radzi, by posłużyć się na przykład takim sformułowaniem: „Chciałabym przekazać ci informację zwrotną na temat ogólnego wrażenia, jakie robisz, ponieważ zależy mi, żeby to, jak się prezentujesz, odpowiadało wysokiej jakości pracy, jaką wykonujesz”. Celem jest „zwiększenie widzialności, wpływu oraz poczucia obecności”. Możesz nawet podzielić się dowodami na to, że wygląd ma znaczenie, np. statystykami pokazującymi, jak wygląd wpływa na sukces w pracy, lub udowodnionym związkiem pomiędzy dbaniem o swój wygląd a dochodami.

Nowoczesne przywództwo to nie tylko umiejętność motywowania pracowników do działania »

Program Rozwoju Osobistego - Zarządzanie i przywództwo 

Chcesz wyposażyć się w kluczowe umiejętności współczesnego lidera, a przy okazji zdobyć prestiżowy certyfikat? Sięgnij po program rozwoju osobistego online ICAN Business Advisor® i zgłębiaj tajniki skutecznych działań w tym obszarze!

Liczba modułów w ramach programu: 11

Weź odpowiedzialność za swoje działanie

Jeśli nie wyznaczyłeś jasnych zasad dotyczących ubioru, weź odpowiedzialność za swój udział w stworzeniu tej sytuacji. „Jeśli nie zakomunikowałeś swoich oczekiwań, nie masz prawa wymagać od nikogo ich przestrzegania. W przeciwnym razie narażasz się na konsekwencje prawne”, ostrzega Grenny. Możesz powiedzieć na przykład: „Zdaję sobie sprawę, że jako menedżer mam pewne oczekiwania, których nie zakomunikowałam. To moja wina”.

Daj konkretne rady

Nie ograniczaj się jedynie do powiedzenia: „Twoja bluzka jest niestosowna”. Może to być odebrane jako atak i nie pomoże ci w rozwiązaniu problemu. Su sugeruje nazywanie wyglądu drugiej osoby jej „wizytówką” i prowadzenie rozmowy na mniej osobistym poziomie. Podaj konkretne przykłady, odwołując się do zasad w nadziei, że pracownik się do nich zastosuje. Możesz na przykład powiedzieć: „Dobrze by było, gdyby bluzka była odpowiednio dopasowana, ale nie za krótka czy zbyt obcisła”.

Słuchaj

Być może wygląd pracownika jest oznaką innych problemów, szczególnie jeśli się zmienił w trakcie pracy. Pozostaw miejsce podczas rozmowy (nie zajmując samemu całego czasu), aby rozmówca mógł się podzielić ewentualnymi problemami. „Jeśli ktoś sprawia szczególnie niechlujne wrażenie, sprawdź, co się u niego dzieje. Daj mu się wypowiedzieć. Okazuj współczucie”, radzi Su. „Być może dzieje się coś, o czym nie masz pojęcia”.

Dopuść autentyczność wyrazu

Jeśli firma nie prosi pracowników o noszenie uniformu, jasno daj do zrozumienia, że chcesz, aby twoi podwładni ubierali się w sposób dla siebie wygodny i autentyczny, przestrzegając jednocześnie standardów firmy. „Nie prosimy ich o to, żeby się dostosowali w 100% i zrezygnowali z siebie. Prosimy ich, żeby zdawali sobie sprawę z zasad dotyczących ubioru w firmie i sami zdecydowali, co będzie dla nich najbardziej autentycznym wyrazem tych zasad”, wyjaśnia Su.

Nie rób z tego większej sprawy niż jest

Pod koniec dyskusji warto powtórzyć swoje intencje. Możesz powiedzieć: „Zależało mi, żeby porozmawiać o profesjonalnym ubiorze, a nie twojej wartości dla organizacji czy mojej chęci do współpracy z tobą”. Chodzi o to, żeby nie kończyć rozmowy niezręcznym akcentem. Grenny dodaje: „Należy ponownie włożyć sprawę do małej szufladki, w której jest jej miejsce, i tam ją pozostawić”. Nie znaczy to, że nie należy jej ponownie omawiać. W istocie, warto wrócić do niej parę dni później, żeby sprawdzić, czy rozmówca ma jakieś pytania. Kiedy dostrzeżesz zmiany, pochwal pracownika.

Następnym razem jaśniej określ zasady

„Niewielka dawka szkolenia zapobiega godzinom niepotrzebnych rozmów”, zauważa Grenny. Jeśli okaże się, że musisz prowadzić wiele tego typu rozmów na temat wyglądu i ubioru pracowników, zastanów się nad włączeniem omówienia kwestii z tym związanych w proces orientacji nowo zatrudnionych osób. Nie musi być ono długie. Wystarczy pięć minut na opisanie, jak ludzie zwykle ubierają się w twojej firmie, aby uniknąć przyszłych problemów i sprawić, że nowi pracownicy będą się czuć swobodniej.

Zasady, o których należy pamiętać

Należy:

  • Przygotować się do rozmowy i zawrzeć w niej solidne uzasadnienie, dlaczego powinno się ubierać w inny sposób, oparte na argumentach biznesowych.

  • Podkreślić chęć pomocy we wprowadzeniu w życie wniosków z informacji zwrotnej na ten temat.

  • Wziąć odpowiedzialność za brak wcześniejszego określenia własnych oczekiwań.

Nie należy:

  • Pozwolić, aby na naszą opinię, jak powinni się ubierać inni, wpływały osobiste preferencje.

  • Koncentrować się na tym, jak niezręczna jest dla nas ta rozmowa lub niepotrzebnie wyolbrzymiać problemu.

  • Wygładzać swojej wypowiedzi ze względu na obawę, że się kogoś urazi – mów wprost i szczerze.

Analiza przypadku nr 1. Weź na siebie winę

Kiedy Bryan Clayton, prezes GreenPal, internetowej i mobilnej aplikacji pomagającej w znalezieniu usług pielęgnacji trawników, pracował w branży architektury krajobrazu, był szefem Rossa, pracownika, który właśnie otrzymał awans na stanowisko kierownicze. Ross cieszył się z nowej pracy, ale „nadal ubierał się tak samo jak wtedy, kiedy był pracownikiem fizycznym”, wspomina Bryan. „Nosił krótkie spodnie i podkoszulki bez rękawów. Czasami wyglądał, jakby przyszedł prosto z siłowni”.

Jako kierownik Ross musiał kontaktować się przez cały dzień z klientami i Bryana niepokoiło wrażenie, jakie Ross mógł robić swoim wyglądem. „Kiedy wszedłbym do takiego miejsca, innego niż siłownia, i zobaczyłbym taki widok, moim pierwszym wrażeniem byłoby to, że mam do czynienia z niezwykle nieformalną, wyluzowaną organizacją. Nie wzbudziłoby to we mnie zaufania”, ocenia. Bryan uświadomił sobie, że firma nie przyjęła zasad dotyczących ubioru, które byłyby „w widocznym miejscu wywieszone na ścianie lub określone w podręczniku”, dlatego też jego obowiązkiem było wyjaśnienie ich Rossowi.

Umówił się z Rossem na spotkanie i zaczął rozmowę, chwaląc go za pracę: „Bardzo cieszę się ze sposobu, w jaki objąłeś stanowisko, i z tego, że zacząłeś osiągać wyniki. Jesteś bez wątpienia odpowiednią osobą na tym stanowisku”. Następnie wziął odpowiedzialność za problem: „Zdałem sobie sprawę, że schrzaniłem sprawę i nie podzieliłem się z tobą oczekiwaniami co do ubioru i wyglądu, które obowiązują na tym stanowisku. To moja wina, przepraszam”. Później wyjaśnił, dlaczego przełożeni w firmie ubierają się inaczej niż szeregowi pracownicy: „Weź przykład ze mnie – łatwiej jest kierować, jeśli wyglądasz jak kierownik, dlatego też musimy przestrzegać wyższych standardów. Jeśli przyjrzysz się pozostałym kierownikom w naszym biurze, zobaczysz, że nie noszą szortów ani bezrękawników. Jeśli będziesz wyglądać elegancko, schludnie, sprawiając wrażenie osoby zorganizowanej, ludzie będą cię traktować poważniej”.

Ross zareagował pozytywnie, jak wspomina Bryan: „Ponieważ powiedziałem, że to mój błąd, i nie zrzucałem na niego winy, bardzo dobrze przyjął moje słowa. Naprawdę starałem się, żeby nie wprowadzać go w zakłopotanie ani żeby nie miał poczucia, że mnie zawiódł”. Bryan zaobserwował natychmiastowe zmiany. „Następnego dnia [Ross] pojawił się ubrany w nowe spodnie khaki oraz koszulkę polo Ralpha Laurena. Widać było, że wie, że prezentuje się dobrze i naturalnie – i to właśnie mu powiedziałem. Dwa tygodnie później odciągnął mnie na stronę i szczerze podziękował za troskę i zwrócenie mu uwagi na kwestię ubioru”.

Analiza przypadku nr 2. Bądź sojusznikiem w rozwiązywaniu problemu

Martha Shaughnessy, założycielka Key PR, firmy public relations spod San Francisco, martwiła się, że sposób ubierania się jednej z jej pracownic, Beth (zmyślone imię), hamował jej dalszy rozwój zawodowy. „Doszła do takiego momentu w karierze, w którym chciała być główną osobą kontaktową dla klientów”, ale, jak podejrzewała Martha, Beth nie spotykała się z należnym jej szacunkiem ze względu na ubiór, który choć stylowy, bardziej nadawał się „na wieczorne wyjścia niż do biura”.

Martha zabrała Beth na lunch i wyjaśniła, dlaczego wygląd ma znaczenie w ich branży: „Jako specjaliści do PR znajdujemy się w pozycji usługowej, pracując często ze starszymi klientami, mężczyznami, i musimy zadbać, by traktowali nas oni poważnie”. Zwróciła uwagę, że w zdominowanej przez mężczyzn Dolinie Krzemowej trudno było się wybić ludziom w ich branży, szczególnie kobietom. Następnie powiedziała wprost: „Jeśli dajesz klientowi czy dziennikarzowi jakikolwiek powód, żeby choć przez sekundę zastanowił się, jaki dziś nosisz stanik, podważasz swoją pozycję”.

Beth wyglądała początkowo na dość zakłopotaną i zareagowała defensywnie, ale zmieniła stanowisko, kiedy Martha podkreśliła, że przede wszystkim zależało jej jako szefowej na sukcesie pracowników. „Wkrótce rozmawiałyśmy już na temat przystępnych cenowo marek, bezpiecznych strojów na formalne i mniej oficjalne okazje”, wspomina Martha. „Mówiłyśmy nawet, jak niesprawiedliwe jest to, że w ogóle musimy o tym rozmawiać, szczególnie w Dolinie Krzemowej, gdzie dżinsy, T‑shirty i bluzy są standardowym strojem nawet dla menedżerów wyższego szczebla – przynajmniej mężczyzn”.

Beth wzięła sobie rady Marthy do serca. „Czasami nawet przechodziła obok mojego biura, żeby się zaprezentować”, mówi Martha. Beth przyjęła większą odpowiedzialność za firmę, a Martha wiedziała, że jej rady odniosły skutek, kiedy kilka lat później usłyszała, że Beth przekazała podobne uwagi na temat wyglądu i ubioru swojej podwładnej.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Percepcja a strona wizualna »

Bonus za ładny uśmiech 

Agnieszka Światowa PL

Bonus za lśniące włosy, bonus za duże… usta, bonus za ładny uśmiech i za ogólne wrażenia artystyczne. Czy i Ty je przyznajesz? Oczywiście. Nawet jeśli próbujesz to przed sobą ukryć.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy