X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Jak pracować, kiedy ciągle masz spotkania?

Elizabeth Grace Saunders  · 3 min

Jak pracować, kiedy ciągle masz spotkania?

Codziennie rano na pierwszym miejscu swojej listy zadań wpisujesz „przygotuj prezentację!”. Choć przez cały dzień o niej pamiętasz, wieczorem popadasz w konsternację, że po raz kolejny nie udało ci się jej zrobić, ponieważ przez większość czasu uczestniczyłeś w spotkaniach.

Czekasz więc na „idealną chwilę”, aby usiąść i dokończyć cały projekt za jednym zamachem. Niestety, nie znajdujesz na to czasu, a twoja prezentacja – jak wyrzut sumienia – w dalszym ciągu figuruje na liście zadań do momentu, kiedy już nie możesz odwlekać jej wykonania. Wtedy mając na głowie mnóstwo innych rzeczy, pracujesz przez cały dzień, zarywasz noc – wszystko po to, żeby zdążyć. Oczywiście dotrzymujesz terminu, ale płacisz za to wysoką cenę. Przeraża cię też myśl, że taka sytuacja z całą pewnością się powtórzy przy kolejnym dużym zadaniu, które będziesz musiał zrealizować.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Dziel zadania na mniejsze

Niezwykle frustrujący jest stan, kiedy konieczność uczestniczenia w spotkaniach odsuwa cię od priorytetowych zadań. Będąc coachem zarządzania, wiem jednak, że nawet jeśli od dawna działasz w taki właśnie sposób, możesz wypracować znacznie lepsze i mniej stresujące podejście do realizacji projektów. Oto kilka wskazówek, które pomogą ci pogodzić wykonywanie obowiązków z uczestnictwem w spotkaniach.

Na początku zapamiętaj: nie istnieje „idealna” pora na pracę projektową. Możesz marzyć o dniu lub nawet połowie dnia bez spotkań, ale najprawdopodobniej nigdy nie będziesz mieć do dyspozycji takiego czasu. Oczekiwanie, że nadejdzie taka chwila, utrudnia ci jedynie rozpoczęcie pracy. Lepszym sposobem jest przyjęcie, że nie uda ci się uniknąć spotkań i musisz nauczyć się pracować w takiej rzeczywistości.

Pracując nad dużymi projektami i mając do dyspozycji krótkie przerwy pomiędzy spotkaniami, podziel większe zadania na mniejsze części. Posługuj się listą kontrolną i obserwuj postępy, jakie robisz. Na przykład, aby przygotować prezentację, napisz:

  • Znajdź e‑mail szefowej o kluczowych kwestiach do uwzględnienia

  • Przejrzyj notatki z ostatniego spotkania

  • Porozmawiaj z kierownikiem projektu

  • Przemyśl strukturę prezentacji

  • Zapisz tekst prezentacji

  • Wstaw wykresy

  • Dokładnie sprawdź cytaty

  • Zredaguj tekst

  • Prześlij prezentację szefowej do zatwierdzenia

  • Zaplanuj spotkanie, aby przejrzeć slajdy przed spotkaniem zarządu

  • Wprowadź zmiany

  • Przygotuj agendę spotkania

  • Dzień wcześniej roześlij prezentację oraz agendę spotkania.

Nawet jeśli będziesz odhaczać za jednym razem tylko jedno lub dwa spośród wymienionych zadań, nadal będziesz robić postępy. Gdy znów znajdziesz chwilę na zrobienie prezentacji, będziesz wiedzieć, co udało ci się już osiągnąć i co masz zrobić dalej.

Rezerwuj w kalendarzu czas na pracę

Innym sposobem jest rezerwowanie sobie z góry w kalendarzu tych wolnych chwil na pracę projektową i konsekwentne tego przestrzeganie. Niektórzy moi klienci blokują każdego dnia rano godzinę lub dwie na pracę wymagającą skupienia. Inni w każdym tygodniu oznaczają jako „zajęte” dwa dwugodzinne bloki. Rezerwowanie czasu pozwala utrzymać odpowiednie tempo w cyklu dziennym i tygodniowym. Jeśli inni będą próbować umówić spotkania w tych terminach, staraj się bronić swoich granic.

Chroniąc czas na pracę projektową poprzez określenie go jako zdarzenia cyklicznego, zaczniesz tworzyć przestrzeń między spotkaniami. Niemniej aby naprawdę zadbać o realizację projektu, musisz wcześniej zdecydować, co będziesz robić w tym czasie. Jeśli tego nie zrobisz, idąc drogą najmniejszego oporu, zabierzesz się za pierwszą rzecz, jaka przyjdzie ci do głowy, czyli np. za odpowiadanie na e‑maile.

Stałe zwiększanie efektywności osobistej to jedna z kluczowych umiejętności menedżerskich. »

Trzymaj się harmonogramu

Istnieje kilka sposobów podejmowania decyzji, jak wykorzystać czas na pracę projektową. Jedną z tych strategii jest wpisywanie projektów w harmonogram w miarę ich otrzymywania. Na przykład jeśli w planach jest spotkanie w celu przedstawienia zarządowi najnowszych danych dotyczących prowadzonego projektu, możesz od razu zarezerwować w kalendarzu czas na pracę projektową.

Innym sposobem zarządzania blokami czasu jest cotygodniowa ocena priorytetów. Możesz to robić samodzielnie, choć niekiedy bardziej sensowne jest zaplanowanie tego wraz z zespołem. Po ustaleniu priorytetów wpisz je w wolne bloki w harmonogramie. W ten sposób uzyskasz obraz tego, co faktycznie uda się w nich zmieścić i co musisz zrobić, aby uniknąć kolejnego tygodnia bez postępów. Następnie, gdy zabierzesz się już do pracy nad projektem, przejrzyj listę kontrolną, szukając mniejszych zadań. Najpierw je wykonaj, a ostatnie 5–10 minut przed kolejnym spotkaniem wykorzystaj na sprawdzenie poczty.

Pamiętaj też, aby zapisać to, co udało ci się już wykonać, zaznaczyć miejsce, w którym się zatrzymałeś, oraz określić, co masz jeszcze do zrobienia. Systematycznie aktualizuj listę zadań, odhaczaj lub usuwaj pomyślnie wykonane elementy.

Na idealny dzień bez spotkań możesz naprawdę długo czekać. Dlatego wypracuj sobie sposób działania w sytuacjach, kiedy twoja praca stale przerywana jest spotkaniami. Korzystając z tych strategii, w szybkim czasie zobaczysz efekty.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Zobacz, dlaczego spotkania nie zawsze są efektywne »

Jak efektywnie planować spotkania? 

Paul Axtell

Dlaczego większość spotkań pochłania mnóstwo czasu i energii, a nie przynosi zamierzonych efektów? Jednym z głównych powodów takiego stanu rzeczy jest liczba osób w nich uczestniczących.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy