X
Następny artykuł dla Ciebie

Dlaczego większość spotkań pochłania mnóstwo czasu i energii, a nie przynosi zamierzonych efektów? Jednym z głównych powodów takiego stanu rzeczy jest liczba osób w nich uczestniczących.

Sposób, w jaki prowadzona jest większość spotkań, przysparza wielu problemów. Spośród nich kwestią najbardziej naznaczoną politycznie jest to, kogo zaprosić do udziału w nim. Ustalenie ostatecznej listy uczestników jest trudnym zadaniem, dlatego wielu menedżerów decyduje się zaprosić wszystkich. Niestety, nie chcąc sprawić, że ktoś poczuje się pominięty, nieświadomie osłabiają jakość spotkania. Robert Sutton, profesor zachowań organizacyjnych w Stanford University, przeanalizował badania dotyczące wielkości grupy i doszedł do wniosku, że najbardziej produktywne spotkania mają od pięciu do ośmiu uczestników. Dlaczego? Istnieje punkt przełomowy, po przekroczeniu którego zaczyna słabnąć jakość rozmowy.

Gdy kierujący się dobrymi intencjami menedżerowie zapraszają na spotkania zbyt wiele osób:

  • Nie ma czasu, aby wszyscy uczestniczyli w rozmowie;

  • Pogłębiona wymiana zdań ustępuje miejsca płytkim komentarzom;

  • Wymiana informacji oraz wyjaśnianie sobie konkretnych kwestii odciągają uwagę od tematów o wysokim priorytecie;

  • Uczestnicy zachowują się z większą rezerwą i są mniej szczerzy;

  • Nie omawia się trudnych tematów i nie podejmuje decyzji;

W rezultacie pracownicy często nie szanują spotkań. Nie tylko słabo się do nich przygotowują, ale również mało aktywnie w nich uczestniczą. Taka postawa może doprowadzić do wytworzenia się negatywnego sprzężenia zwrotnego.

W mniejszych grupach łatwiej budować poczucie bliskości, które daje możliwość sensownej i szczerej dyskusji. Mniejsza liczba uczestników oznacza więcej czasu na słuchanie i uwzględnianie punktu widzenia wszystkich członków zespołu. Buduje to przejrzystość, szczerość, a w konsekwencji współpracę.

CZY ZNASZ TAJEMNICZY I NIEWIDZIALNY SKŁADNIK SUKCESU FIRMY? »

Kultura firmy 

Nowy kluczowy zasób strategiczny, którym jak najszybciej musisz zacząć zarządzać.
Poznaj tajemniczy składnik sukcesu firm: wykorzystaj go w swojej organizacji, by zwiększyć jej atrakcyjność wśród klientów i pracowników. W czasach, gdy wszystko można skopiować, to dobrze zarządzana kultura organizacyjna staje się wyróżnikiem gwarantującym sukcesy.

Powiadom zespół o wprowadzanej zmianie

Wykazuj transparentność. Poinformuj wszystkich, że w przyszłości spotkania będą się odbywać w mniejszym gronie, a ich celem jest oszczędność czasu i energii uczestników oraz wzrost efektywności spotkania. Wyjaśnij pracownikom, że z badań wynika, iż w mniejszych grupach łatwiej prowadzić pogłębione dyskusje i podejmować lepsze decyzje. Choć może to zająć trochę czasu, eksperymentuj z liczbą osób biorących udział w spotkaniu, stosując wspomnianą teorię.

Przeanalizuj, kogo zapraszasz na spotkanie

Aby zadbać o odpowiedni skład, musisz się zastanowić, co będzie głównym tematem spotkania. Określ jasną agendę i przydziel poszczególnym zagadnieniom wystarczająco dużo czasu na dyskusję. Następnie zastanów się, kto powinien uczestniczyć w spotkaniu, aby zapewnić jego wynik, czyja nieobecność skłoniłaby cię do odwołania spotkania. Zacznij od określenia podstawowego składu. Kolejne osoby dodawaj wyłącznie wtedy, gdy uznasz, że wniosą one do rozmowy coś wartościowego lub same skorzystają dzięki uczestnictwu.

Aby uniknąć zamieszania, przedstaw kryteria, na podstawie których będziesz zapraszać do udziału określone osoby. Wyjaśnij, że kryterium wyboru będzie:

  • Posiadanie największej wiedzy w omawianym temacie;

  • Znaczny udział w realizacji;

  • Bezpośredni wpływ na uczestnika;

  • Możliwość nauczenia się czegoś dzięki uczestnictwu.

Pomóż członkom swojego zespołu zaakceptować zmianę, stosując następujące praktyki:

  • Dopuszczaj prośby osób, które chcą uczestniczyć w spotkaniu. Przyjmuj zgłoszenia tych, którzy przedstawią przekonujące uzasadnienie.

  • Akceptuj prośby osób, które nie chcą uczestniczyć w spotkaniu. Pokaż pracownikom, że ufasz ich decyzjom dotyczącym sposobu wykorzystania ich czasu.

  • Podczas każdego spotkania wyznacz jedną osobę do robienia notatek dla nieobecnych.

Jasno określ obowiązki zespołu – zarówno osób, które uczestniczą w spotkaniu, jak i nieobecnych

Zachęć obecnych do aktywnego uczestnictwa poprzez:

  • Wzięcie odpowiedzialności za prezentowanie własnych opinii: opinie kształtują uczestnictwo.

  • Praktykowanie ukierunkowanego słuchania: okazywanie uwagi, cierpliwości, powstrzymywanie się przed oceną.

  • Praktykowanie ukierunkowanych wypowiedzi: wypowiadanie się w jasny, zwięzły sposób i na określony temat.

  • Praktykowanie samoświadomości: zdobywanie niezbędnych informacji, udzielanie przemyślanych odpowiedzi.

Przypomnij uczestnikom, aby wzięli pod uwagę punkt widzenia nieobecnych.

  • Jakie pytania chcieliby zadać?

  • Jakie informacje chcieliby uzyskać?

  • W jakich sprawach chcieliby, aby się z nimi konsultowano?

  • W realizację jakich zadań chcieliby się zaangażować?

  • Co należałoby im później zakomunikować?

I wreszcie, jeśli członkowie twojego zespołu odrzucą zaproszenie na spotkanie, jasno powiedz, że mimo to muszą:

  • Zapoznać się z jego agendą.

  • Dostarczyć niezbędne informacje osobom uczestniczącym w spotkaniu.

  • Zapoznać się z protokołem spotkania i skontaktować później z jego uczestnikami w celu uaktualnienia informacji.

  • Przyjąć projekty przydzielone przez lidera.

  • Dostosować się do podjętych decyzji.

Mierz swój sukces

Po wdrożeniu zmian w strukturze spotkań monitoruj i kontroluj ich efektywność oraz to, jak zespół podchodzi do zmiany. Zbierz informacje zwrotne i wprowadzaj usprawnienia, aż uda ci się stworzyć system, który najlepiej sprawdzi się w przypadku twojej organizacji.

Ograniczanie liczby uczestników spotkań do ośmiu osób stanowi zasadę, dzięki której w bardziej przemyślany sposób będziesz je organizować. Opanowując ich prowadzenie, będziesz w stanie równie skutecznie zorganizować te z udziałem 20, a nawet więcej osób. Takie sytuacje powinny być jednak wyjątkiem. Ostatecznie na ograniczeniu liczby osób uczestniczących w spotkaniach skorzysta nie tylko twój zespół, ale również cała firma.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Określ realistycznie czas »

Jak planować efektywne spotkania? 

Roger Schwarz

Kiedy spotkania mają sens? Co zrobić, aby były bardziej efektywne? Jakie zasady należy stosować?

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy