X
Następny artykuł dla Ciebie

Czy udział w niepotrzebnych czy bezowocnych spotkaniach trawi zbyt wiele waszego czasu? Jeżeli tak, to nie jesteście osamotnieni. Większość menedżerów uważa, że zmęczenie spotkaniami oraz fakt, że wiele z nich kończy się bezowocnie, to dwie rzeczy, które najbardziej negatywnie rzutują na ich produktywność.

W rezultacie w ostatnich dwudziestu latach wyrosła cała branża, która mówi nam, jak należy „zarządzać spotkaniami”. W każdej firmie organizuje się szkolenia, na których uczą, jak właściwie poprowadzić spotkanie; jeżeli zaś z jakiegoś powodu ominie nas szkolenie, możemy skorzystać z plakatów, laminowanych kart i list kontrolnych, które mają pomóc w przygotowaniu i przeprowadzeniu szkolenia, późniejszym monitoringu efektywności spotkania i w prowadzeniu dalszych działań (follow‑up).

Czytaj, inspiruj się, twórz. Daj sobie szansę na rozwój dzięki solidnej dawce harvardzkiej wiedzy. Prenumerując, masz pewność, że na bieżąco będziesz poznawać tajniki najlepszych ekspertów biznesowych. Kup teraz!

W rezultacie nasycenia oferty edukacyjnej prawie każdy menedżer zna podstawowe zasady, których powinien przestrzegać organizując spotkanie: jasno przedstawiaj cel spotkania; zapraszaj właściwe osoby; wysyłaj przed spotkaniem materiały informacyjne; określ porządek spotkania i zachowaj dyscyplinę w jego realizacji; wysyłaj notatki informacyjne opisujące najważniejsze decyzje i odpowiadające im kolejno działania. Znacie je.

Niestety podstawowe i powszechnie znane wskazówki, jak prowadzić efektywne spotkania, należą do najsłabiej przestrzeganych zasad w historii przedsiębiorczości korporacyjnej. Gdyby rząd przeprowadzał „audyty spotkań”, nie byłoby spółki, która przeszła by go z wynikiem pozytywnym. Większość menedżerów wciąż narzeka na nieefektywność spotkań, co nie przeszkadza im w organizacji wielu swoich, które też słabo prowadzą. Jest to naprawdę zadziwiający fenomen.

Odkrywamy w ten sposób jeden z niewygodnych sekretów życia organizacji - mimo tego, co można usłyszeć, większość menedżerów podświadomie (albo i świadomie) w zasadzie lubi spotkania - i to z kilku powodów.

  • Ułatwiają kontakty towarzyskie. Mało kto lubi pracować sam; większość ludzi chce kontaktu i relacji z innymi. Dzięki spotkaniom czują się częścią społeczności, dając możliwość wyrażenia swoich odczuć i opinii, nie tylko na tematy związane z pracą, ale również na tematy osobiste czy polityczne. Stąd niektóre z wydawałoby się bezcelowych rozmów podczas spotkań (nawet narzekanie) to w zasadzie realizacja jednej z ważniejszych potrzeb w życiu społecznym.

  • Splatają osoby i działania. Ponieważ spółki stały się macierzowe i współzależne, spotkania służą za krosno, na którym splatają się różne nitki organizacji. Pracownicy muszą wiedzieć, co dzieje się w pozostałych częściach organizacji. Potrzebują nieformalnych źródeł, które uzupełnią oficjalne mechanizmy komunikacji - oraz przeprowadzają ich przez pola minowe polityki firmy i zagadnień personalnych. Sieci komunikacyjne powstają, ugruntowują swoje funkcjonowanie i rozszerzają się właśnie dzięki spotkaniom.

  • Wskazują na status. Zasiadanie w wielu komitetach świadczy o naszym wysokim statusie, nasza opinia jest wtedy cenna - zasiadamy przy stole, przy którym zapadają decyzje. Obecność na spotkaniach personelu świadczy o przynależności do zespołu przywódczego. Nawet sam fakt, że ktoś nas prosi o zadanie pytania czy odpowiedzenie na zadane pytanie każdorazowo sprawia, że stajemy się widoczni dla menedżerów wyższych szczeblem i nasz status rośnie.

CZY ZNASZ TAJEMNICZY I NIEWIDZIALNY SKŁADNIK SUKCESU FIRMY? »

Kultura firmy 

Nowy kluczowy zasób strategiczny, którym jak najszybciej musisz zacząć zarządzać.
Poznaj tajemniczy składnik sukcesu firm: wykorzystaj go w swojej organizacji, by zwiększyć jej atrakcyjność wśród klientów i pracowników. W czasach, gdy wszystko można skopiować, to dobrze zarządzana kultura organizacyjna staje się wyróżnikiem gwarantującym sukcesy.

Wymienione czynniki psychologiczne spotkań mają wielką siłę oddziaływania - i zwykle sprawiają, że zbaczamy z logicznej i racjonalnej ścieżki „zarządzania spotkaniami”, której uczą na kursach i w artykułach. Innymi słowy to, co dla wielu menedżerów wydaje się czasem zmarnowanym czy nieproduktywnym, naprawdę jest czymś, co zaspokaja ważne potrzeby - osobiste i organizacyjne.

Nie usprawiedliwia to jednak faktu, że spotkania prowadzone są w sposób nieskoordynowany i marnują nasz czas. Menedżerowie na wszystkich poziomach muszą świadomie przeciwdziałać mnożeniu się niepotrzebnych spotkań oraz nieprzestrzeganiu dyscypliny w ich prowadzeniu. Przykładowo kilka lat temu w jednej z organizacji GlaxoSmithKline, która odpowiadała za badania, odkryto, że - w związku z licznymi spotkaniami dotyczącymi projektu, które angażowały  przedstawicieli wszystkich pionów - wiele osób spędzało na spotkaniach tyle czasu, co na faktyczną pracę nad rozwojem leku. W rezultacie spółka stworzyła proces organizacji spotkań „dopasowanych do celu”, na których miały się pojawiać tylko osoby bezpośrednio związane z daną fazą rozwoju czy określonym zagadnieniem projektu, podczas gdy pozostali mieli być tylko informowani o wynikach spotkania.

Każda organizacja powinna czasami przyjrzeć się temu, jak organizuje się w niej spotkania, Oprócz zachęcania do kierowania się ich ustalonym porządkiem, organizowania spotkań wirtualnych i temu podobnych działań powinna dokonywać takich usprawnień jak GlaxoSmithKline. Samo narzekanie na zbyt wielką liczbę spotkań czy ich słabe prowadzenie na niewiele się jednak zda. Będziemy nadal wracać do starych przyzwyczajeń, tak jak ćmy lecą do lampy - niezależnie od tego, co mówimy.

A co Wy sądzicie o spotkaniach?

PRZECZYTAJ TAKŻE: Kieruj się empatią »

Empatia kluczem do udanego spotkania 

Annie McKee

Jak sprawić, aby spotkanie było udane? Czy wystarczy okazać trochę empatii? A może wystarczy zadbać o dobra atmosferę?

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy