X
Następny artykuł dla ciebie

Jesteśmy zakochani w e‑mailu. Z jednej strony wysyłamy ponad 108 miliardów e‑maili dziennie, z drugiej – większość z nas nienawidzi porządkowania skrzynki odbiorczej i odpisywania na wiadomości. Obsługa poczty elektronicznej pochłania przeciętnemu pracownikowi 23% jego czasu w pracy, co przekłada się na 112 wiadomości, które wysyła i odbiera w ciągu dnia.

Patrząc na te statystyki, można zacząć postrzegać e‑mail jako swoiste „zanieczyszczenie” informacyjne. Kilka lat temu do takiego samego wniosku doszedł Thierry Breton, prezes francuskiej firmy świadczącej usługi informatyczne, Atos Origin. Breton zauważył, że jego pracownicy sprawiają wrażenie nieustannie rozbitych ilością otrzymywanych codziennie wiadomości. Podjął więc działania mające na celu wyeliminowanie tego, co jego zdaniem miało negatywny wpływ na produktywność firmy.

W lutym 2011 roku Breton ogłosił, że wprowadza stopniowy zakaz korzystania z poczty e‑mail. Chciał, by Atos w ciągu trzech lat stał się firmą wolną od e‑maila. Tworzymy ogromne ilości danych, które szybko zanieczyszczają nasze środowisko pracy, a także wkraczają w nasze życie prywatne, powiedział Breton w publicznym wystąpieniu opublikowanym za pośrednictwem firmowej witryny internetowej. *Podejmujemy obecnie działania zmierzające do odwrócenia tego trendu, tak jak organizacje podjęły działania na rzecz redukcji zanieczyszczenia środowiska naturalnego po rewolucji przemysłowej.*

Oświadczenie to może budzić zdziwienie, tym bardziej, że pochodzi od prezesa firmy informatycznej zatrudniającej ponad 70 tys. osób w ponad 40 oddziałach na całym świecie. Być może jednak nie powinno nas ono aż tak bardzo dziwić. Coraz więcej prezesów spółek decyduje się na kroki ograniczające korzystanie z poczty elektronicznej. W wyniku takich działań w ich firmach podnosi się poziom produktywności.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Co oznacza skuteczna komunikacja w firmie »

Jak pokonać bariery komunikacji? 

Magdalena Różycka PL

Do kadry kierowniczej średniego szczebla trafiają wszystkie firmowe informacje lub większość z nich. Na tej ścieżce często pojawiają się wyboje.

Sam Breton przestał korzystać z e‑maila i to na długo przed ogłoszeniem nowej polityki w Atos. Zrobił to niemal pięć lat wcześniej, ponieważ zauważył, że przeszkadza mu w pracy. Mimo swojej można powiedzieć radykalnej postawy wobec poczty elektronicznej Breton nie zachowuje się jak typowy startupowy rewolucjonista, który testuje nowatorskie metody pracy. Jest mężczyzną w średnim wieku, byłym ministrem finansów Francji oraz byłym wykładowcą Harvard Business School.

Mogłoby się wydawać, że fakt, jak wielką firmą jest Atos, uniemożliwia wprowadzanie takich zakazów, ale w rzeczywistości to właśnie rozmiary firmy, zdaniem Bretona, sprawiły, że powstawały wąskie gardła komunikacji. Oczywiście w Atos nie zniesiono komunikacji elektronicznej od razu. Wcześniej stworzono dla całej organizacji sieć społecznościową. Została ona zorganizowana tak, by składała się z 7,5 tys. otwartych społeczności zajmujących się różnymi projektami, które wymagały współpracy. Pojawiające się rozmowy nie rozpraszają jednak pracowników sygnałem dźwiękowym, który powiadamia o nadejściu nowej korespondencji. Pracownicy sami podejmują decyzję, kiedy chcą przyłączyć się do rozmowy, robiąc to na swoich zasadach i zgodnie z własnym grafikiem zajęć.

Chociaż Atos wciąż jeszcze nie osiągnął ostatecznego celu, wszystko zmierza w dobrym kierunku. Firmie udało się zmniejszyć ilość komunikacji e‑mailowej o 60%, z przeciętnej liczby 100 e‑maili na pracownika tygodniowo do mniej niż 40. Z kolei zysk operacyjny firmy w roku 2013 wzrósł z 6,5% do 7,5%, natomiast zysk na akcję wzrósł o ponad 50%; koszty administracyjne obniżyły się z pułapu 13% do 10%. Oczywiście nie wszystkie te zmiany były wynikiem zakazu korzystania z e‑maila, ale mamy tu do czynienia z wysokim poziomem korelacji. Rośnie też ilość badań mówiących o konsekwencjach korzystania z poczty elektronicznej w pracy.

Zakaz lub ograniczenie korzystania z e‑maila, jak przekonują badacze, może znacznie zwiększyć produktywność pojedynczych osób oraz wpływa na obniżenie się poziomu stresu. Badacze z University of California, Irvine oraz U.S. Army odcięli dostęp do poczty e‑mail trzynastu cywilnym pracownikom biurowym i zmierzyli zmiany, jakie zaszły w ich poziomie stresu i produktywności.

Najpierw uczestnicy badania przeszli trzydniowy proces rozpoznawczy, podczas którego prowadzono z nimi wywiady i obserwowano ich zarówno wizualnie, jak i za pomocą oprogramowania komputerowego (aby sprawdzić, z jakich programów korzystają, oraz jak często i w jakim stopniu przeszkadza im to w pracy). Zmierzono im nawet puls (jako wskaźnik poziomu stresu). Następnie odcięto im dostęp do poczty elektronicznej, instalując odpowiedni filtr który odsiewał wszystkie przychodzące informacje, umieszczając je w katalogu „na później”, oraz wszystkie powiadomienia.

Ten stan utrzymywano przez pięć dni, obserwując uczestników, śledząc to, jak korzystają z komputera, oraz mierząc im puls. Uczestnicy badania zaczęli częściej komunikować się ze sobą bezpośrednio albo przez telefon. Większość uczestników spędziła także znacznie więcej czasu w każdym z programów komputerowych, z których korzystała w pracy, co sugerowało, że są oni o wiele mniej rozpraszani.

Sądząc po odczytach ciśnieniomierza, uczestnicy odczuwali również o wiele mniejszy poziom stresu, mając zablokowaną skrzynkę e‑mailową. Uczestnicy sami mówili, że poczuli różnicę że czują się bardziej rozluźnieni i skoncentrowani, a także bardziej produktywni, kiedy są pozbawieni dostępu do e‑maila aniżeli w normalnych warunkach pracy.

Dalsze badania dowiodły, że chcąc uzyskać porównywalne efekty, wystarczy ograniczyć częstotliwość sprawdzania skrzynki odbiorczej do określonej liczby razy w ciągu dnia albo sprawdzania jej o określonych porach.

W ujęciu łącznym doświadczenia firmy Atos i wyniki przytaczanych badań sugerują, że musimy poważnie zastanowić się nad tym, kiedy i jak korzystamy z poczty elektronicznej. Wyczyszczenie skrzynki odbiorczej może sprawić, że poczujemy się jak osoby niezwykle produktywne, ale jeżeli opis naszego stanowiska pracy nie sprowadza się do kasowania wiadomości, to chyba po prostu sami się oszukujemy.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Dlaczego nie powinienieś wysyłać e‑maili nocą? »

Nocne e-maile do pracowników szkodzą zespołowi 

Maura Thomas

Dlaczego nie warto wysyłać mali nocą? Co jest w tym niewłaściwego? Jakie są tego konsekwencje?

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy