X
Następny artykuł dla ciebie

Open space wypełniony regularnymi rzędami biurek odchodzi do lamusa. Idea, która miała zwiększyć skuteczność komunikacji, skrócić dystans pomiędzy pracownikami a kierownictwem oraz pobudzić kreatywność, wiąże się z wieloma uciążliwościami. Do najistotniejszych bolączek, wymienianych w badaniach środowisk pracowniczych, należą brak prywatności i trudny do opanowania hałas.

Partnerem materiału jest MDD.

Cel był słuszny. Wyburzenie ścian pomiędzy gabinetami i przejście na plan otwarty w sposób symboliczny i dosłowny miało znieść podziały i stworzyć przestrzeń dla swobodnego myślenia. Część firm podchwyciła jednak pomysł w innym kształcie, upatrując w nim szansy na oszczędność przestrzeni. Dane szacunkowe wskazują, że koszty takiego rozwiązania są na etapie aranżacji i późniejszej eksploatacji nawet o 20% niższe niż w przypadku biura utrzymanego w systemie gabinetowym. Po uwzględnieniu możliwości ulokowania większej liczby stanowisk w jednym pomieszczeniu, bilans może wydawać się jeszcze bardziej korzystny.

Od idei do braku idei

Huraoptymizm słabnie jednak, gdy dostrzeżemy, że brak rozważnego planowania aranżacji, a w konsekwencji brak zniwelowania słabych stron otwartej przestrzeni na wczesnym etapie, skutkuje bardzo wymiernymi stratami. Rozproszony pracownik jest znacznie mniej wydajny, pracuje wolniej i popełnia więcej błędów, co przekłada się bezpośrednio na wynik, również finansowy.

Hałas, wskazywany jako największy wróg pracowników, zwiększa także poziom stresu. Nie można zapomnieć, że otoczenie przeszkadza zarówno osobie prowadzącej rozmowę, jak i klientowi po drugiej stronie telefonu. Wpływa tym samym na jakość dialogu, pogarsza kontekst komunikacyjny oraz podnosi ryzyko niezrozumienia.

Powrót do sedna

Czy zatem wybór jest ograniczony do dwóch możliwości: open space z całą gamą wad lub system gabinetowy i szerokie korzyści? Jak zwykle najlepszy jest złoty środek. Każda z opcji ma, obok minusów, również niekwestionowane zalety. Założenia leżące u podstaw pierwszych otwartych przestrzeni są słuszne i warte ponownego zinterpretowania. Owszem, prywatne pokoje pracy zapewniają poczucie odrębności, której niedostatek stanowi największą bolączkę wielkich sal. Cisza, poufność telefonicznych rozmów, możliwość swobodnego zarządzania akustyką. Zdaniem psychologów w takim modelu najlepiej odnajdują się introwertycy i indywidualiści, dla których poczucie odrębności jest takim samym narzędziem pracy jak komputer czy telefon. Prywatny gabinet oznacza jednak zarazem utrudnioną komunikację, konieczność potwierdzania czyjejś obecności i umawiania spotkań, ograniczenie swobodnych rozmów do spotkań przy ekspresie do kawy. Biura zamknięte to duże wyzwanie dla menedżerów.

Rezygnacja z odosobnienia sprzyja z jednej strony budowaniu relacji pomiędzy pracownikami, także zatrudnionymi w różnych działach, stwarza możliwość niewymuszonych interakcji i burzy mózgów, w istotny sposób wpływając na kreatywność i szukanie najlepszych rozwiązań. Z drugiej strony, to źródło poirytowania, rozproszenia, a czasami nawet obniżonego nastroju.

Czy możliwe jest zatem wykorzystanie tylko tego, co dobre w obu modelach? Oczywiście. Kluczem do sukcesu są dwa aspekty: pierwszy to umiejętne strefowanie przestrzeni, drugi – troska o optymalną akustykę.

Podziały w imię wspólnoty

Koncepcja przestrzeni określanej jako lifespace zakłada, że biuro ma być nie tylko idealnym miejscem do pracy, lecz również obszarem, w którym przyjemność sprawia samo przebywanie. Jednym z czynników wpływających na atrakcyjność pomieszczeń jest ich odpowiednie wyposażenie, uwzględniające trendy i najważniejsze tendencje aranżacyjne, ale przede wszystkim dostosowane do aktywności podejmowanych przez pracowników.

Praca biurowa to nie tylko wielogodzinne przebywanie w wymuszonej pozycji przy biurku przerywane sporadycznymi szkoleniami czy konferencjami w salkach przeznaczonych do tego właśnie celu. Funkcjonowanie współczesnych firm opiera się zarówno na zaplanowanych, jak i bardzo spontanicznych interakcjach pracowniczych. Liderzy zespołów coraz częściej zdają sobie sprawę, że kreatywność wymaga swobody. Podział przestrzeni biurowej na strefę formalną, kreatywną oraz obszary umożliwiające odseparowanie się od innych stał się faktem. „Strefy w takiej przestrzeni powinny być wytyczane nie tylko ze względu na funkcje, ale również na komfort dźwiękowy i pożądany poziom głośności – wyjaśnia Dymitr Malcew, projektant zajmujący się kreowaniem nowoczesnych biur, który dla MDD zaprojektował systemy budek. – Postulat troski o prawidłową akustykę wnętrz nie jest tożsamy z żądaniem maksymalnego wyciszenia wszystkich obszarów. Wprost przeciwnie, w niektórych miejscach zmierzamy do efektu odwrotnego”.

Każda ze stref w biurze wymaga innego podejścia do akustyki i zastosowania innych produktów. Tylko umiejętne zweryfikowanie wszystkich potrzeb pozwala stworzyć naprawdę komfortowe wnętrze.

Wytyczanie stref

W każdym biurze można wytyczyć przynajmniej kilka obszarów funkcjonalnych, a następnie wskazać w ich obrębie strefy wykonywania konkretnych zadań i aktywności o bardzo różnej specyfice. Część formalna, stanowiąca bazę każdego przedsiębiorstwa, powinna uwzględniać m.in.: strefę skupionej pracy, strefę gabinetową (jeśli akurat ten model jest wykorzystywany), strefę spotkań formalnych, konferencyjnych oraz przestrzeń audytoryjną. Nie w każdym przypadku wszystkie wymienione obszary są, oczywiście, niezbędne. Bardzo istotna jest natomiast część kreatywna, której zadaniem jest tworzyć warunki do rozwoju. Kolejny ważny element nowoczesnego biura to część socjalna, składająca się zarówno z elementów dynamicznych, jak i przeznaczonych do relaksu i regeneracji.

Ten tekst jest częścią projektu Biura: nowa definicja przestrzeni. Architektura. Design. Komfort pracy. Funkcjonalność przestrzeni i efektywność pracowników. Podpowiadamy, co warto zmienić w otoczeniu biurowym, by codzienna praca była bardziej efektywna i przyjemna. Odkrywaj i zmieniaj swoje biuro »

Dla optymalnej funkcjonalności należy zaplanować lokalizację poszczególnych obszarów w taki sposób, by zapewnić przestrzenną bliskość poszczególnych działów i obszarów socjalizacji. Bardzo często spotkanie w nieformalnych warunkach przeradza się w wymianę myśli czy merytoryczne spotkanie specjalistów. Wyznacznikiem powinien być oczywiście poziom zapotrzebowania na taką formę komunikacji w poszczególnych zespołach, a następnie zapewnienie łatwego dostępu zainteresowanym. Nie jest to jednak jedyny wskaźnik.

W procesie podziału na strefy należy uwzględnić funkcje poszczególnych obszarów, pożądany komfort akustyczny i poziom głośności specyficzny dla danego miejsca. Czynniki te wynikają zarówno z warunków obiektywnych, takich jak powierzchnia czy usytuowanie poszczególnych pomieszczeń, jak i zmiennych: czynnika ludzkiego lub charakteru realizowanych projektów.

Tworzenie planu rozmieszczenia poszczególnych stref jest tym wygodniejsze, że nie wiąże się z koniecznością stawiania trwałych przegród. Coraz popularniejsza koncepcja otwartych przestrzeni umożliwia zastępowanie ścian lekkimi produktami akustycznymi, pozwalającymi przearanżować wnętrze w zależności od potrzeb.

Starania o ciszę

Zwiększające się zapotrzebowanie na elastyczność przyczyniło się do koncentracji wysiłków na tworzeniu przestrzeni do współpracy i wymiany informacji, przy jednoczesnym odsunięciu na dalszy plan kwestii indywidualnych stanowisk pracy. „Niesłusznie, ponieważ to najbardziej wymagające akustycznie miejsca w biurze – zauważa Dymitr Malcew. – Priorytetem jest koncentracja, zadbać trzeba więc przede wszystkim o tłumienie dźwięku z zewnątrz, tak aby osoba pracująca mogła cieszyć się maksymalną wygodą”.

Powszechnym rozwiązaniem są panele akustyczne, szczególnie przy biurkach, stanowiące pierwszą barierę przed niechcianymi odgłosami. Obszary pracy w skupieniu niekoniecznie muszą jednak przyjmować formę klasycznego biurka – w zawodach o charakterze dynamicznym potrzebę tę zaspokoją budki akustyczne.

Dobra akustyka stanowi również priorytet w pokojach konferencyjnych. Komunikacja formalna w większości firm jest mocno ustrukturyzowana i odbywa się w przypisanych tej aktywności zamkniętych salach. „Trudność jest tu podwójna – wskazuje Dymitr Malcew. – Z jednej strony trzeba zadbać o poufność prowadzonych rozmów, z drugiej o niezakłócony przebieg spotkania. Dźwięk nie powinien więc ani wydostawać się na zewnątrz, ani docierać do środka. Dodatkowo pamiętać należy o wyeliminowaniu pogłosu, szczególnie uciążliwego w przypadku telekonferencji”.

Bardzo wygodnym rozwiązaniem, którego zastosowanie pozwala spełnić wszystkie oczekiwania stawiane salkom konferencyjnym, są systemy budek akustycznych Hako Meeting. Zastosowane rozwiązania wytłumiają wnętrze i zapewniają odrębność, a szklane ściany stwarzają efekt przestronności, udostępniają światło dzienne i umożliwiają kontakt z pozostałymi strefami biura.

Potrzeba otwartości

Przestrzenie wspólne, półotwarte miejsca współpracy oraz ciągi komunikacyjne wymagają innej strategii projektowania oraz zastosowania odmiennych produktów. Nieformalne rozmowy mają charakter swobodny i spontaniczny, często przyjmując formę szybkich konsultacji czy nieplanowanej burzy mózgów. Chcąc zapewnić optymalne warunki do rozwoju kreatywności, warto zadbać, by w przestrzeni biurowej znalazło się miejsce także i na te spotkania.

Zdaniem psychologów i ekspertów rynku pracy to właśnie nieformalna komunikacja jest częściej podejmowana i bardziej wartościowa podczas realizacji projektów. Z tego względu dobrze jest zadbać o odpowiednią liczbę takich stref, ulokowanych w różnych miejscach na przestrzeni całego biura. „Obszary spontanicznych spotkań wygospodarowanych w otwartej przestrzeni powinny umożliwiać swobodną komunikację. Niezbędne jest jednak zapanowanie nad akustyką w taki sposób, aby często burzliwe dyskusje nie wpływały na otoczenie” – wskazuje Dymitr Malcew.

Jak wiadomo, miękkie, tapicerowane meble mają właściwości dźwiękochłonne, warto zatem zadbać o takie właśnie wyposażenie miejsc interakcji. Ten sposób pozwala stworzyć również przyjazną i relaksującą atmosferę. Efekt akustycznego komfortu wzmacniają kanapy i fotele o wyższych ściankach i bardziej masywnych siedziskach, które pochłaniają dźwięk, tworząc jednocześnie samoistne nisze akustyczne.

Innym, także coraz popularniejszym rozwiązaniem, są rozlokowane w pobliżu obszarów formalnych, szczególnie otwartych przestrzeni lub pogranicza działów, stanowiska pozwalające na przeprowadzenie krótkich spotkań. Mogą to być rozmowy profesjonalistów lub szybkie konsultacje o nieco luźniejszym niż standardowa narada charakterze. Stanowiska multimedialne uzupełnione systemami przechowywania lub odpowiednio zaaranżowane systemy budek mogą pełnić funkcje mebli. W ten sposób kształtuje się dodatkowa przestrzeń wspierająca burzę mózgów.

Gwarne konwersacje są uciążliwe we wszelkiego rodzaju strefach socjalnych, ciągach komunikacyjnych, pracowniczych kantynach. Hałas nie powinien przedostawać się do innych miejsc, by nie zaburzać pracy ludziom, którzy w nich przebywają. Z pomocą przychodzą systemy paneli wolnostojących i miękkie materiały. W przypadku holi i korytarzy lepiej unikać prostych, odbijających dźwięk kształtów. Pożądane będą lady recepcyjne o półokrągłych lub wręcz nieregularnych, załamanych formach oraz meble tapicerowane.

Zmiany, zmiany

Obserwując raporty branżowe, łatwo wywnioskować, że atmosfera i przyjazny zespół są szczególnie istotne dla osób młodych i wchodzących na rynek pracy. Jednym z czynników wpływających na te aspekty jest skuteczna komunikacja i bezproblemowa kooperacja. Kluczowe staje się zatem zapewnienie ku temu warunków.

Niezależnie od przemian technologicznych komunikacja bezpośrednia nadal odgrywa ważną rolę, np. podczas spotkań formalnych – często odbywają się w umówionym wcześniej terminie i ustalonym miejscu, oraz tych niezobowiązujących, spontanicznych, zwykle wynikających z potrzeby. Każda z tych okoliczności ma inną charakterystykę, bezpośrednio rzutującą na rozwiązania przestrzenne i akustyczne.

Wyniki badań, niezależnie od ośrodka realizującego projekt, są jednoznaczne. Pracownicy coraz większą wagę przywiązują do komfortu i mają świadomość, w jaki sposób wpływa on na ich samopoczucie oraz efektywność. Wspólne spędzanie czasu poprzez udział w nieformalnych aktywnościach integruje pracowników i przeciwdziała wypaleniu zawodowemu.

Nowoczesne biuro powinno godzić odmienne preferencje pracownicze i stwarzać przestrzeń do różnego typu aktywności. Biuro jako miejsce działania nie wymusza już wielogodzinnego zasiadania przy jednym stanowisku. Funkcjonowanie współczesnych przedsiębiorstw opiera się na wielu interakcjach w obrębie grupy, a liderzy zespołów coraz częściej zdają sobie sprawę z potencjału twórczej i swobodnej przestrzeni wyzwalającej kreatywność.

Uwarunkowania te sprawiają, że umiejętne strefowanie staje się niezbędne. Okazuje się, że nie wymaga ono wielkiej przestrzeni. Za sprawą wykorzystania odpowiednich produktów, ideę różnorodności i wielofunkcyjności można realizować nawet w nietypowych miejscach, lokując niezbędne obszary.

Istotną wskazówką jest jednak fakt, że w tej kwestii nie ma umowności. Podział na strefę skupienia i integracji, rejony formalne i kreatywne, miejsca ciszy i radosnego gwaru musi być wyraźny, jasno określony i przestrzegany przez wszystkich pracowników. Powstałe w ten sposób miejsce umiejętnie łączy zalety systemu gabinetowego oraz otwartej przestrzeni, do minimum ograniczając wady tych dwóch sposobów organizacji biura.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Tworzenie dobrych produktów wymaga wyciszenia »

Im bardziej jesteśmy zajęci, tym bardziej potrzebne jest nam wyciszenie 

Justin Talbot-Zorn , Leigh Marz

Zbyt często brakuje go nam we współczesnym świecie.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy