X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Siedem wskazówek, jak zarządzać niezorganizowanymi pracownikami

Rebecca Knight  · 7 min

Siedem wskazówek, jak zarządzać niezorganizowanymi pracownikami

Zarządzanie niezorganizowanym pracownikiem bywa irytujące. Jak pomóc takiej osobie w lepszym rozplanowaniu pracy? Jak sprawić, aby zapanowała nad spotkaniami, terminarzami i e‑mailami? I najważniejsze: czy można przezwyciężyć czyjąś skłonność do bałaganu?

Nadzorowanie pracownika, który nie potrafi się zorganizować, bywa frustrujące, nawet jeśli sami nie należymy do osób, które mają ułożoną listę zadań do zrobienia i idealny porządek na biurku. „Nie masz pewności, czy nie przegapi on okazji albo czy dotrzyma terminu, dlatego odczuwasz niepokój” – zauważa Elizabeth Grace Saunders, autorka książki How to Invest Your Time Like Money. Możesz mieć kłopoty ze zrozumieniem, że ktoś działa w odmienny od ciebie sposób. „Jednym z najczęstszych powodów frustracji i zdenerwowania jest to, że ma się do czynienia z kimś, kto różni się od nas”, wyjaśnia autorka. Zmierzenie się z tym problemem może być trudne, jednak często bywa konieczne. Zdaniem Lindy Hill, profesor Harvard Business School i współautorki książki Being the Boss: The 3 Imperatives for Becoming a Great Leader, należy dążyć do określenia, „czego potrzebuje zespół” oraz „czego oczekujesz jako szef, aby osiągnąć jak najwyższy poziom efektywności”.

Oto przykłady takich strategii.

Harvard Business Review Polska to prestiżowy magazyn dla tych, którzy są głodni sukcesu. Inwestując w wiedzę harvardzką, robisz krok w dobrym kierunku. Sprawdź teraz!

Zastanów się nad skalą problemu

Po pierwsze, jak radzi Hill, „wyjaśnij przyczyny i skutki” braku zorganizowania u pracownika. Zacznij od określenia przejawów następujących zachowań: „czy otaczają go stosy dokumentów? czy nie dotrzymuje terminów? czy spóźnia się na spotkania?”. Następnie zastanów się, jak jego postawa „osłabia efektywność zespołu”. Pomyśl: „czy podejście tej osoby do wykonywania obowiązków powoduje negatywne konsekwencje, czy po prostu różnicie się stylem pracy?”. Hill sugeruje również, że jeśli twój współpracownik jest „niezorganizowany, ale poza tym można na nim polegać, możesz mu odpuścić”. Saunders zgadza się z tą opinią: „określ, które kwestie podlegają negocjacji, a które nie”. W większości przypadków bałagan na biurku pracownika – bez względu na to, jak cię irytuje – nie stanowi wielkiego problemu.

Okaż empatię

W kolejnym kroku zastanów się nad „przyczyną, która powoduje to zachowanie” – zauważa Hill. Czy pracownik zawsze zachowywał się w ten sposób? A może jego postawa to coś nowego? Niezależnie od tego, z czego wynika, okaż empatię i zrozumienie. „Być może nie zdajesz sobie sprawy, ile wysiłku kosztuje go osiągnięcie zadowalających rezultatów”. Możliwe, że zmaga się on z ADHD lub istnieją inne czynniki, który sprawiają, że trudniej jest mu się zorganizować. Okazanie współczucia pomoże ci zbliżyć się do niego „bez oceniania czy przypisywania winy”, dodaje Saunders. Chcąc rozwiązać problem, spróbuj zrozumieć, że porządek nie jest mocną stroną wszystkich ludzi. „Tobie może to przychodzić z łatwością, ale istnieją osoby, którym utrzymanie czystości sprawia trudność”. Niezwykle przydatna w zrozumieniu zachowania pracownika będzie odrobina pokory. Pamiętaj, że „i ty nie jesteś chodzącą doskonałością”.

Porozmawiaj z pracownikiem

Jeśli zachowania twojego pracownika szkodzą wynikom zespołu, musisz zareagować, uważa Saunders. Pomóż zrozumieć mu „wpływ i konsekwencje” jego braku organizacji na innych. Być może niedotrzymywanie przez niego terminów spowoduje, że firma przekroczy założony budżet projektu. Brak zdyscyplinowania może również postawić „innych członków zespołu w trudnej sytuacji” lub „wywrzeć złe wrażenie na klientach”. Porozmawiaj z nim i zastanów się, jak zaradzić tej sytuacji. Możesz zakomunikować pracownikowi, że zależy ci na wcześniejszym wykonywaniu zadań w sytuacji, kiedy zwykle zwleka on do ostatniej chwili. Saunders zaleca, aby powiedzieć na przykład: „Kiedy termin realizacji projektu wypada w piątek, a ty dostarczasz mi swoją część dopiero o jedenastej wieczorem w czwartek, nie mam możliwości przekazać ci informacji zwrotnej. Dlatego od teraz proszę, abyś przesyłał mi swoją część najpóźniej w czwartek rano. Wtedy będę mógł się z nią zapoznać i w razie potrzeby wprowadzić zmiany”. Pamiętaj, że jako szef „możesz pewnych rzeczy wymagać”.

Nowoczesne przywództwo to nie tylko umiejętność motywowania pracowników do działania. »

Program Rozwoju Osobistego - Zarządzanie i przywództwo 

Chcesz wyposażyć się w kluczowe umiejętności współczesnego lidera, a przy okazji zdobyć prestiżowy certyfikat? Sięgnij po program rozwoju osobistego online ICAN Business Advisor® i zgłębiaj tajniki skutecznych działań w tym obszarze!

Liczba modułów w ramach programu: 11

Dziel się najlepszymi praktykami

Możesz pomóc współpracownikowi, kształtując określone zachowania. „Omów z nim działanie systemu” albo wyjaśnij, „jak monitorujesz realizację zadań”, tłumaczy Saunders. Uwzględnij takie elementy jak „lista zadań do wykonania oraz system rejestracji, opisywania i kontroli”. „Może to obejmować proste kwestie, które nie przyszły do głowy pracownikowi”, dodaje. Należy pamiętać o jednej istotnej rzeczy: „osoby, które mają bałagan na biurku, są częściej wzrokowcami”, dlatego „lepiej radzą sobie, pracując z kartką papieru lub tablicą niż z arkuszem kalkulacyjnym w Excelu”. Dziel się najlepszymi praktykami na forum, ale uważaj, żeby z tym nie przesadzać. „Dobrze jest dzielić się zasadami, ale nie należy tego wymuszać. Każdy pracownik myśli w odmienny sposób, dlatego warto zostawić mu przestrzeń umożliwiającą rozwój”.

Wspieraj we wprowadzaniu zmian

Zamiast upominania Saunders zaleca odwołanie się do tego, co leży w interesie pracownika, który ma problemy z organizacją pracy. Pomagając mu zrozumieć korzyści związane z poprawą w tym zakresie, zwiększysz jego gotowość do wprowadzenia zmian. „Zwykle niezorganizowani pracownicy kompensują swoje braki, dłużej pracując”, zauważa ekspertka. „Powiedz zainteresowanemu, że nie chcesz, żeby z tego powodu się przepracowywał”. Hill radzi, aby zwrócić uwagę na to, jak brak organizacji wpływa na wizerunek pracownika w zespole. „Poproś, aby zastanowił nad tym, jak – przez swoją postawę – jest postrzegany przez innych”. Nawet jeśli pracownik wykonuje zadania, jego chaotyczność w działaniu może przeszkadzać pozostałym członkom zespołu. Hill sugeruje skorzystanie z metafory zagraconego biurka. Możesz na przykład powiedzieć: „kiedy współpracownicy lub klienci widzą bałagan na twoim biurku, mogą mieć wrażenie, że nie radzisz sobie z powierzonymi ci zadaniami, a przecież na pewno tego nie chcesz”.

Podziel zadania

Jedną z najczęstszych cech niezorganizowanych pracowników jest brak umiejętności dzielenia czasu pomiędzy różne zadania, zauważa Hill. „Takie osoby nie potrafią określać priorytetów, ponieważ zwyczajnie nie wiedzą, od czego zacząć”. Jeśli twój pracownik tak właśnie się zachowuje, „pomóż mu nauczyć się, jak dzielić zadania na etapy”, sugeruje Saunders. Radzi, aby na początku projektu spotkać się z pracownikami i rozpisać „kluczowe etapy, cele i wyniki projektu”.

Okazuj cierpliwość

Uświadom sobie, że nie da się szybko rozwiązać problemów wynikających z niezorganizowania pracownika. „Widziałam, jak wiele osób osiągało postępy w tej dziedzinie, ale to trudne i wymaga czasu”, mówi Saunders. Nie trać cierpliwości w kontaktach z niezorganizowanym pracownikiem, szczególnie jeśli stara się poprawić. Zamiast tego szanuj podejmowane przez niego wysiłki i świętuj osiągnięcia. „Doceniaj, kiedy przychodzi punktualnie lub dotrzymuje terminu”, tłumaczy.

Zasady, jakie warto zapamiętać

Tak:

  • Sprawdź, czy problemy z organizacją pracy wpływają na osiągane przez pracownika wyniki.

  • Wyjaśnij, dlaczego lepsze zarządzanie sobą leży w interesie zawodowym pracownika.

  • Wykaż współczucie. Możesz nie zdawać sobie sprawy z tego, jak bardzo pracownik stara się osiągać najlepsze wyniki.

Nie:

  • Nie toleruj braku organizacji. Pomóż pracownikowi zrozumieć, jaki wpływ na przedsiębiorstwo ma jego zachowanie. Uświadom mu konsekwencje wynikające z nieumiejętnego zarządzania własnym czasem.

  • Nie ukrywaj własnych metod organizacji pracy. Dziel się swoimi doświadczeniami z pracownikiem.

  • Staraj się być cierpliwy. Postępy wymagają czasu, dlatego doceniaj starania pracownika i świętuj jego osiągnięcia.

Analiza przypadku nr 1. Pomóż pracownikowi zrozumieć wpływ jego niezorganizowania na pracę

Amy Brachio, partnerka w EY Global specjalizująca się w zarządzaniu ryzykiem, kierowała w swojej karierze kilkoma niezorganizowanymi pracownikami. Jeden z nich – nazwijmy go Zack – wyróżniał się szczególnie. „Niezorganizowanie Zacka przejawiało się w braku dyscypliny w prowadzeniu kalendarza”, wspomina Amy. „W rezultacie zawodził członków zespołu i klientów, odwołując w ostatniej chwili spotkania lub nieoczekiwanie nie dotrzymując zobowiązań lub terminów”.

Zack był zdolny i inteligentny, ale ponieważ nie można było na niego liczyć, kiedy wymagała tego sytuacja, budził rozczarowanie i frustrację Amy oraz współpracowników. „Choć mocno wierzyłam w jego zdolności, intelekt i umiejętność kreatywnego rozwiązywania problemów, coraz bardziej kojarzony był z brakiem rzetelności i umiejętności doprowadzania spraw do końca”, mówi.

Po zastanowieniu się nad problemem Amy uznała, że musi bezpośrednio porozmawiać z Zackiem. Zależało jej, aby zrozumiał, jaki wpływ jego zachowanie miało na przedsiębiorstwo. Powiedziała mu, że „jego brak rzetelności osłabia relacje z klientami oraz wpływa negatywnie na wydajność zespołu”. Poza tym „uświadomiła mu, że brak organizacji szkodził jego osobistemu wizerunkowi”.

Następnie Amy przeszła do rozwiązywania problemu. Wspólnie z Zackiem omówili możliwości poprawy sytuacji. „Skupiliśmy się na praktykach zarządzania w organizacji, w tym na sposobie lepszego wykorzystania jego asystenta oraz pozyskaniu wsparcia zespołu podczas spotkań”, opisuje. „Miałam poczucie, że był wdzięczny za szczerą informację zwrotną”.

Rozmowa poszła dobrze i Zack zaczął „wprowadzać w życie część z praktyk”, które omówili.

Niedługo po rozmowie Amy i Zack zdecydowali jednak, że nie jest to dla niego odpowiednia rola. Jego mocne strony można było lepiej wykorzystać w innej części organizacji.

„W nowej roli Zack dostosował swój sposób pracy do tego, aby otrzymywać wsparcie ze strony innych. Dzięki zmianom w swoim zachowaniu cieszył się dobrą reputacją wśród współpracowników i klientów”, opowiada Amy.

Analiza przypadku nr 2. Okazuj pracownikowi empatię i gotowość do przeszkolenia

Rosie Perez, dyrektor finansowa zajmująca się globalnym planowaniem i analizą konsumentów w American Express, wspomina wczesny okres swojej kariery, kiedy zarządzała niezorganizowanym pracownikiem.

Rosie zatrudniła tę osobę – nazwijmy ją Aaronem – ściągając ją spoza firmy. „Po kilku tygodniach zauważyłam, że nie dotrzymuje terminów, pomija informacje i ogólnie sprawia wrażenie osoby niepanującej nad sytuacją”, mówi.

Początkowo Rosie uważała, że powodem problemów z organizacją pracy było wyzwanie związane z wdrażaniem w obowiązki i odnalezieniem się w nowej firmie. „Jednak po kilku miesiącach, kiedy niezorganizowanie Aarona zaczęło wpływać na realizację projektów, w które zaangażowany był zespół, uświadomiłam sobie, że Aaron potrzebuje jednak wsparcia”.

Rosie była zaniepokojona tą sytuacją. „Nie byłam pewna, kiedy i czy w ogóle mogę liczyć na uzgodnione efekty pracy. Miałam też poczucie winy, ponieważ zachowanie Aarona obciążało resztę zespołu”, tłumaczy.

Poruszając sprawę z Aaronem, okazała mu empatię i jasno dała do zrozumienia, że jest jego sprzymierzeńcem. „Powiedziałam mu, że organizacja pracy nie jest czymś, co wszystkim, również mnie, przychodzi naturalnie”, wspomina. „Uświadomiłam mu, że sama potrzebowałam trochę czasu, aby zorientować się, jaki system najbardziej mi odpowiada. Kiedy już się to udało, przyniosło mi to ogromne korzyści”.

Chcąc pomóc Aaronowi w zrozumieniu, jak ważne jest lepsze zarządzanie swoim czasem, odwołała się do jego poczucia współdziałania w zespole. „Powiedziałam mu, że choć entuzjazm, z jakim podejmował się nowych projektów i dodatkowych zadań, robił na mnie wrażenie, to powinien on uporządkować i wprowadzić plan do realizowanych projektów. Zaproponowałam też, aby w swoim kalendarzu uwzględnił czas na analizę i refleksję po wykonaniu poszczególnych etapów pracy”.

Poznaj sposób myślenia najlepszych liderów »

Decyzje doskonałe 

Decyzje doskonałe. Poznaj sposób myślenia najlepszych liderów i tak jak oni dokonuj świetnych wyborów.
Sięgnij po przewodnik myślenia zintegrowanego dla przywódców – bestseller „Wall Street Journal” i najlepszą książkę biznesowa według The Glob and Mail. To bezcenne źródło praktycznych wskazówek dla każdej osoby, która chce podejmować lepsze decyzje w życiu i biznesie!

Rosie i Aaron omówili sposoby tworzenia szczegółowych harmonogramów oraz planów projektów uwzględniających etapy realizacji, wprowadzenie do kalendarza czasu na analizę, refleksję i planowanie. Podjęli się również zaplanowania częstszych rozmów kontrolnych w celu wcześniejszego rozwiązywania ewentualnych problemów.

Nie było to łatwe i nie wszystko poszło gładko, lecz ostatecznie Aaron zrobił oczekiwane postępy. „Jestem dumna, że udało mu się poprawić jakość pracy oraz ogólną realizację założonych celów”, mówi Rosie.

„Zmiana wyrobionych zachowań zajmuje dużo czasu, ale jest możliwa”, dodaje. „Co najważniejsze, jako liderzy powinniśmy zapewniać współpracownikom wsparcie, udzielając im konstruktywnych i ukierunkowanych informacji zwrotnych”.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Dobro pracownika powinno być priorytetem każdej firmy »

Szczęśliwe miejsca pracy to też takie, w których można się czegoś o sobie dowiedzieć 

Emma Seppälä , Kim Cameron

Można być szczerym, a jednocześnie dbać o pracownika – nie ma w tym żadnej sprzeczności.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco

Odblokuj wszystko!

Trzy tytuły – trzy perspektywy HBRP.pl, ICAN.pl, MITSMR.pl
31 szkoleń z certyfikatem online ICAN Business Advisor
Webinaria kryzysowe Wideo i LIVE

Najpopularniejsze tematy