X
Następny artykuł dla Ciebie

Przestań wykonywać zadania o wątpliwej wartości

Priscilla Claman

W przeszłości eksperci od zarządzania zalecali dzielenie pracy na zadania typu A, B i C. Chodziło o to, żeby najpierw wykonywać zadania typu A, potem typu B, a następnie typu C, o ile w ogóle starczało czasu, żeby je realizować. Jeśli zmieniały się priorytety, zamieniało się po prostu kolejność tych elementów. W ten sposób można było wykonywać w pełni swoją pracę, wystarczyło jedynie trzymać się podstawowych zasad zarządzania.

Tego typu myślenie skończyło się wraz z nadejściem recesji w latach 2007–2009. Okres między styczniem 2008 a lutym 2010 doprowadził do utraty 8,8 miliona stanowisk. Ich likwidacja nie usunęła wielu związanych z nimi zadań. W rezultacie nauczyciele musieli radzić sobie z większą liczbą uczniów w klasie, pracownicy obsługi mieli do obsłużenia większą liczbę przychodzących telefonów, a konsolidacja zespołów sprawiła, że menedżerowie zostali zmuszeni do zarządzania większą liczbą osób. Bez względu na stanowisko wszyscy mają do wykonania więcej pracy. I choć od tego czasu zwiększyła się wydajność, dni zadań typu A, B i C dobiegły końca. Nową normą jest przeciążenie pracą.

Dlatego też pozbycie się zadań, które wnoszą małą wartość – znaczą niewiele lub nic dla naszych klientów lub współpracowników – staje się autentycznie sprawą naszego zawodowego być albo nie być. Przyjmij aktywne podejście.

Kiedy projektować wartościową pracę?

Kiedy rozpoczynasz nową pracę, masz świeżą perspektywę i widzisz, co należy zrobić, i łatwiej dostrzegasz zadania wnoszące niewielką wartość. Przyjrzyj się wszystkiemu, z czym masz do czynienia. Zaproponuj menedżerowi cele na kolejne trzy miesiące, usuwając – na ile to możliwe – jak najwięcej zbędnych zadań.

Kiedy zwiększa się zakres twoich obowiązków, masz okazję, aby zrestrukturyzować swoją pracę zgodnie z własnym planem. Przedstaw różne opcje przełożonemu: „Czy mam podejmować się kierowania tym zespołem, biorąc pod uwagę, że zabierze to mi ok. 20% czasu pracy? Czy może powinienem...”.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Jak wygląda zaangażowanie polskich pracowników? »

Recepta na brak zaangażowania (i na nudę) 

Agnieszka Światowa PL

Twórzmy każdego dnia momenty z dreszczykiem emocji oraz niespodziankami. Kwestionujmy rutynę.

Podczas reorganizacji uważaj, żeby nie brać na siebie zbyt wiele zadań. Pracownicy zwykle uważają, że nie mogą odmówić, bo w przeciwnym razie będą pierwsi na liście do zwolnienia. Ale w istocie po reorganizacji osoby, które ją przetrwały, mają decydujące znaczenie dla powodzenia firmy w przyszłości, więc jeśli zaproponujesz restrukturyzację własnego stanowiska, zwykle spotkasz się z pozytywnym przyjęciem.

Kiedy udało ci się świetnie wykonać jakieś zadanie i wszyscy z tego powodu świętują, to doskonała okazja, żeby o coś poprosić. Poproś więc o pomoc w ograniczeniu małowartościowych zadań zespół ds. wydajności w twojej firmie lub ekspertów z działu informatycznego.

Jak określić wartościową pracę?

Metoda głosowania. Pewien inteligentny kontroler produkował przez lata raporty, których nikt nie czytał. Rozesłał ich listę odbiorcom i poprosił o wybranie trzech lub czterech najważniejszych. Przestał tworzyć raporty, z których nikt nie korzystał. Innym sposobem jest spytanie klientów, czy możesz czegoś nie robić, podobnie jak sprzedawcy w sklepach pytają klientów, czy potrzebują wydruk potwierdzenia płatności. Chodzi o to, żeby przestać wykonywać działania, które nie są ważne, ale najpierw upewnić się, czy nie przysporzy to ci kłopotów.

Automatyzacja. Małowartościowe zadania łatwo zautomatyzować. Znajdź pomocną duszę w dziale IT, która pomoże ci to zrobić. Kiedy chodzi o ustalanie harmonogramów, potwierdzanie spotkań czy też standardowych ustaleń, zapewne istnieją już aplikacje, z których możesz skorzystać. Zastanów się, co chcesz zrobić, i znajdź kogoś, kto ci w tym pomoże.

Spisz własne zasady. Ogranicz zakres wykonywanych działań i poinformuj o tym innych. Profesor wyższej uczelni postanowiła, że będzie wystawiać osobiste rekomendacje wyłącznie własnym magistrantom lub osobom uczęszczającym na jej seminaria i ogłosiła to na wykładzie. Oszczędziło jej to wielu godzin pracy.

Co tydzień zarezerwuj czas dla siebie. Wykorzystaj go, żeby się zastanowić, jak pozbyć się małowartościowych zadań. Już jedna godzina może ci w tym pomóc. Wybierz odpowiednią porę, a następnie się jej trzymaj. Zamknij drzwi swojego pokoju, jeśli go masz, albo znajdź wolną salę konferencyjną. Być może potrzeba będzie trochę czasu, żeby inni nauczyli się ci wtedy nie przeszkadzać, ale jeśli wykażesz się uprzejmą wytrwałością w tym względzie, osiągniesz sukces. Możesz też zastosować metodę pracy lekarza rodzinnego i wprowadzić godziny przyjęć – poinformuj innych, kiedy można ci przerywać pracę, a kiedy nie.

Przeprojektuj swoją pracę. To ty ją przecież wykonujesz. Spraw, żeby zaczęła pracować dla ciebie. I przestań robić rzeczy, które wnoszą niewiele wartości.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Czy będziemy jeszcze pracować? »

Jak zmieni się praca, kiedy większość ludzi dożywać będzie stu lat? 

Lynda Gratton , Andrew Scott

Przedstawiciele różnych pokoleń będą ze sobą inaczej współpracować.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy