X
Następny artykuł dla ciebie

Pięć strategii, dzięki którym zrobisz więcej w krótszym czasie

Elizabeth Grace Saunders

Codziennie powinieneś robić znacznie więcej, niż udaje ci się wykonać przy obecnym stylu pracy. Z tego powodu określasz priorytety, tworzysz plany, delegujesz zadania, starasz się skoncentrować. Czy można zwiększyć efektywność, poświęcając mniej czasu na pracę, a jednocześnie w dalszym ciągu dobrze wykonywać swoje obowiązki?

To, jakie strategie sprawdzą się najlepiej w twoim przypadku, będzie zależeć od konkretnych osób i sytuacji. Jako coach zarządzania czasem, pracując z ludźmi, którzy muszą stale osiągać więcej w krótszym czasie, przekonałam się jednak, że zastosowanie nawet jednej spośród poniższych pięciu strategii może zaoszczędzić ci co tydzień wiele godzin pracy.

Odkrywaj jeszcze więcej i częściej. Kupując prenumeratę, gwarantujesz sobie dostęp do solidnej dawki harvardzkiej wiedzy. Miej pewność, że nic cię nie ominie.

Z prenumeratą możesz więcej!

Sprecyzuj faktyczne oczekiwania

Podejmując się ważnego zadania, porozmawiaj z głównymi interesariuszami o oczekiwaniach, jakie mają wobec ciebie. Być może będzie im potrzebna prezentacja w PowerPoincie, albo przeciwnie – mogą się bez niej obyć. Być może będą oczekiwać najwyższych standardów jakości – albo zadowoli ich jedynie dobre wykonanie zadania. Być może będą potrzebować szczegółowego planu, a może wystarczy im tylko wstępny szkic działań.

Jeden z moich klientów coachingowych, który pracuje w branży finansowej, zaoszczędził wiele dni pracy, ustalając, że w niektórych przypadkach oczekiwano od niego jedynie informacji niezbędnej do ustalenia, czy konieczne jest podejmowanie dalszych działań, czy też nie. Nie wszystkie sytuacje wymagały dogłębnej analizy.

Precyzując, co i na jakim poziomie faktycznie trzeba zrobić, możesz oszczędzić wiele godzin niezbędnych na podjęcie decyzji, a następnie realizację zadań.

Ponownie wykorzystaj wcześniejsze materiały

To, w jakim stopniu uda ci się oszczędzić czas dzięki wykorzystaniu wcześniejszej pracy, będzie zależeć od twoich konkretnych obowiązków. Niemniej za każdym razem, kiedy to możliwe, kopiuj, wklejaj i edytuj. Możesz to robić w odniesieniu do e‑maili, prezentacji, szkoleń, ofert i w niemalże każdej innej sytuacji, w której przekazujesz podobne treści.

Strategia ta okazała się najbardziej przydatna tym z moich klientów, którzy występują z prezentacjami lub uczą innych. Znajdując się pod presją czasu, nie staraj się w pełni aktualizować lub zmieniać materiałów – skorzystaj z tego, co już masz, aby oszczędzić czas i dostarczyć najlepsze treści. Czołowi prelegenci powtarzają ciągle to samo wystąpienie, wiedząc, że praktyka czyni mistrzem.

Opracuj szablony i listy kontrolne

Aby przyspieszyć realizację rutynowych działań, opracuj szablony lub listy kontrolne albo też znajdź przykłady, z których możesz skorzystać. Ja korzystam z szablonu e‑maila, za pomocą którego co roku wysyłam księgowemu informacje potrzebne do rocznego rozliczenia podatkowego. Co miesiąc przeglądam miesięczną listę kontrolną moich finansów.

Możesz korzystać z szablonów działań – takich jak cotygodniowe raporty, prezentacje lub porządek spotkań. Ponadto listy kontrolne mogą się przydać w cotygodniowym planowaniu, podczas indywidualnych spotkań lub przy innych powtarzających się czynnościach. Zarówno szablony, jak i listy kontrolne umożliwiają szybsze wykonanie pracy, ponieważ nie zabierają czasu potrzebnego na zapamiętanie lub podjęcie decyzji o kolejnych działaniach.

Zostań mistrzem zarządzania sobą »

HBRP Masters „Zarządzanie sobą” – ebook 

Zdobywaj wiedzę od najlepszych.
Sprawdź, jakie wskazówki na temat skutecznego zarządzania sobą i stawania się lepszym przywódcą ma dla Ciebie Peter Drucker, jeden z najwybitniejszych umysłów XX wieku.

Skorzystaj z rozmowy

W zależności od tego, co chcesz osiągnąć, możesz potencjalnie zaoszczędzić czas, dzieląc się ustnie wykonaną pracą. Na przykład kiedy menedżer poprosi cię o zbadanie konkretnego tematu, zamiast tworzyć formalną prezentację możesz osiągnąć cel w krótszym czasie, sporządzając notatki, a następnie omawiając ustalenia podczas indywidualnego spotkania.

Strategia ta równie dobrze sprawdzi się, jeśli chcesz przekazać bardziej abstrakcyjne koncepcje, np. projekty. Jedna z moich klientek odkryła, że znacznie szybciej komunikuje się z architektem, omawiając lub przedstawiając graficznie swoje pomysły, zamiast próbując je zapisać.

Blokuj czas pracy

I wreszcie strategią, która umożliwia dobrą realizację zadań w krótszym czasie, jest wcześniejsze założenie, ile czasu poświęcisz na określoną czynność lub jej część, a następnie trzymanie się tego planu. Na przykład: jeśli masz skłonność do nadmiernego skupiania się na fazie badań, możesz nakazać sobie przerwanie pracy po upływie jednej lub dwóch godzin. A jeśli masz kłopoty z opracowaniem wstępnej wersji, możesz wcześniej zdecydować, ile czasu chcesz poświęcić na przygotowanie szkicu.

Blokowanie zadań nie gwarantuje ukończenia pracy w wyznaczonym czasie, jednak bez wątpienia może pomóc w koncentracji. Ponadto wcześniejsza decyzja, ile czasu inwestuje się w działanie, pomaga obrócić na własną korzyść prawo Parkinsona, zgodnie z którym praca rozszerza się, aby wypełnić przeznaczony na nią czas.

Wszyscy mamy swoje ograniczenia, więc nie mogę obiecać, że dzięki zastosowaniu tych strategii uda ci się wszystko osiągnąć. Niemniej jednak korzystając z tych technik, możesz zrobić więcej w krótszym czasie.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Rób więcej nie tylko dla siebie »

Najlepsze z HBRP: Strategia 

Specjalnie dla Ciebie, wybraliśmy treści, dzięki którym rozwiniesz umiejętność zarządzania dynamicznie rozwijającym się przedsiębiorstwem.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy