X
Następny artykuł dla ciebie

W dobie cyfrowej transformacji firmy potrzebują rozwiązań, które zapewnią łatwy dostęp do informacji, usprawnią komunikację i ułatwią konkurowanie. O migracji do chmury, systemach ERP nowej generacji oraz zarządzaniu efektywnością rozmawiamy z Filipem Fludrą z firmy Exact.

Coraz częściej słyszymy o tym, że transformacja do chmury jest nieunikniona i powinny o niej myśleć nie tylko wielkie korporacje, ale też małe i średnie przedsiębiorstwa. Z czego wynika ten trend?

Migracja wszelkiego rodzaju usług do chmury przyspiesza, ponieważ świat konsumencki przenika się ze światem biznesowym. A jako klienci jesteśmy przyzwyczajeni, że wszystkie usługi przenosimy do chmury. Bez zastanowienia robimy to z Facebookiem, LinkedIn, Spotify czy pocztą elektroniczną. Na Zachodzie takie podejście staje się standardem również w działalności przedsiębiorstwa. W Polsce jeszcze jesteśmy w tym obszarze mniej otwarci na zmianę – głównie z powodu obaw związanych z koniecznością przekazywania danych firmowych poza przedsiębiorstwo. Coraz więcej firm jednak zaczyna się interesować systemami umożliwiającymi zdalne zarządzanie kluczowymi obszarami biznesowymi. Tu z pomocą przychodzą rozwiązania chmurowe, które umożliwiają korzystanie z danych na każdym urządzeniu i z niemal każdego miejsca na świecie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Dysponowanie właściwymi danymi umożliwia kontrolę kosztów, poprawę efektywności i rozwój firmy. W jaki sposób organizacje powinny zarządzać danymi?

Niezwykle istotne jest ustrukturyzowanie danych, które trafiają do firmy. Z biegiem lat systemy informatyczne potrafiły gromadzić coraz większe ilości danych. Kłopot pojawiał się na etapie ich analizy i interpretacji. Aby tego uniknąć, trzeba wiedzieć, co chce się uzyskać z danych pozyskiwanych z różnych działów. Taka świadomość pozwala analizować stan obecny w firmie, reagować na sytuacje w błyskawicznym tempie i podejmować świadome decyzje. Warto też weryfikować stopień wykorzystania danych. Pozwala to optymalizować wydajność pracowników, odciążając ich od pracy nad danymi, które nie mają znaczenia przy podejmowaniu decyzji biznesowych.

Może pan podać jakiś przykład takiej nieefektywności?

Mam na myśli chociażby ogromną ilość korespondencji mailowej i wielokrotne przesyłanie tych samych załączników w celu analizy na przykład tabeli w Excelu. Wbrew pozorom takie praktyki są jeszcze bardzo częste, co sprawia, że zasoby zgromadzone na dyskach puchną. A to tylko wierzchołek problemu, ponieważ ludzie często pracują na różnych wersjach jednego pliku, co z kolei tworzy chaos informacyjny. Współdzielenie plików za pomocą chmury pozwala wszystkim pracować na jednym dokumencie. Dzięki temu unikamy zwielokrotniania tej samej informacji w ramach wymiany maili.

Przepływ informacji stanowi często barierę w efektywnej współpracy między pracownikami w firmach. Dlaczego mimo dostępu do nowoczesnych narzędzi firmy nadal mają z tym problem? Jakie są tego konsekwencje?

Sytuacja różni się w zależności od branży i sektora, w jakiej działają firmy, a także od ich wielkości. Korporacje z kapitałem zagranicznym są ukierunkowane na wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, rozwiązania często są narzucane przez centralę. Natomiast w Polsce cały czas jest jednak jeszcze wiele lokalnych firm i osób, które nie widzą potrzeby przeprowadzania zmian. Niektórzy w transformacji dostrzegają już szanse na wyprzedzenie konkurencji. W naszej ocenie transformacja cyfrowa to nie tyle szansa, co konieczność, jeśli ktoś chce pozostać na rynku.

Na przełomie lat dziewięćdziesiątych i dwutysięcznych wiele firm w naszym kraju przeszło pierwszą transformację cyfrową, która polegała na wdrażaniu systemów ERP. Były to tzw. systemy zapisów do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Pozwalały wystawiać faktury, prowadzić księgowość, ewidencjonować zamówienia sprzedaży czy zarządzać produkcją. Zmiany dotyczyły zaplecza administracyjnego (tzw. back office), czyli twardej, operacyjnej działalności. Następnie zaczęto pewne obszary automatyzować. Ze względu na koszty wdrożenia dostęp do systemów ERP miały tylko wybrane osoby, z reguły było to około 40% pracowników.

W tych procesach zapomniano jednak o ważnym aspekcie funkcjonowania firm, czyli komunikacji odbywającej się poza systemem ERP. Mailowa wymiana plików, zbieranie akceptacji, ustalenia za pośrednictwem komunikatorów zewnętrznych nadal pozostawały zdecentralizowane.

Jak wasze narzędzia usprawniają pracę w firmach i pomagają w lepszym zarządzaniu wydajnością?

Exact proponuje system ERP nowej generacji, który pozwala na łączenie twardych i miękkich aspektów działalności firmy. Chodzi o przeniesienie rozproszonej komunikacji do jednego systemu. Pozwala to usuwać silosy, bo nie dyskryminuje żadnych pracowników w dostępie do zasobów cyfrowych przedsiębiorstwa. Zwiększa również przepływ informacji między różnymi jednostkami biznesowymi.

W tradycyjnych systemach ERP, wchodząc w profil klienta, pracownik widzi jego zamówienia, faktury i inną dokumentację, ale nie ma pojęcia, jak przebiegał proces podejmowania decyzji. Po upływie kilku miesięcy trudno to pamiętać lub odtworzyć, przez co kluczowa wiedza dotycząca na przykład ustaleń z klientem gdzieś umyka. Nasze rozwiązania pozwalają zachować kontekst twardych decyzji biznesowych.

Jakie efekty przynosi firmom ERP nowej generacji, łączący miękkie i twarde aspekty prowadzenia biznesu?

Posłużę się przykładami naszych wdrożeń. W firmie księgowej Mazars przetwarza się tysiące faktur oraz innych dokumentów księgowych. Dane pochodzące z tych dokumentów muszą zostać umieszczone w systemie. My zautomatyzowaliśmy ten proces, co przełożyło się na większą efektywność pracy pojedynczego księgowego. Poza tym dzięki centralizacji danych zarząd z dnia na dzień może analizować koszty danego projektu oraz ma zapewnione bieżące raportowanie. Jednocześnie system dostarcza dokładne informacje, umożliwiając prawidłowe zafakturowanie klienta.

Dodatkowo rozwiązanie rozszerzono o funkcje związane z szeroko rozumianą rejestracją czasu pracy i pozostałych zadań pracowników. Pozwoliło to m.in. kontrolować koszty pracy i odpowiadać na oczekiwania zatrudnianych osób, chcących korzystać z elastycznych form pracy. Takie rozwiązania pomagają też przyciągać kandydatów i nie stawiają firmy przed koniecznością zatrudniania osób mieszkających w pobliżu biura.

Z kolei w Ocmerze (firma z branży budowlanej) wdrożyliśmy system dostarczający aktualnej wiedzy na temat budżetu, zamówień i faktur każdej realizowanej budowy. Ze względu na rozproszony charakter organizacji dużym ułatwieniem w komunikacji okazały się wbudowane funkcje powiadomień i raportowania. Dzięki nam Ocmer zrezygnował z rozliczeń na podstawie drukowanych dokumentów księgowych oraz usprawnił kontrolę rentowności poszczególnych projektów, która dotychczas bazowała na arkuszach kalkulacyjnych i polegała na pracy ręcznej. Wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów zwolniło pracowników z cotygodniowych obowiązkowych wizyt w centrali w celu uporządkowania dokumentacji i zaksięgowania faktur. W efekcie zarząd uzyskał dostęp do informacji finansowych w czasie rzeczywistym, co ułatwiło podejmowanie strategicznych decyzji.

Bez wątpienia firmy potrzebują narzędzi związanych z automatyzacją procesów księgowych, finansowych, ERP, HRM i CRM. Jak dokonać właściwego wyboru i zainwestować w rozwiązania, które pomogą realizować cele biznesowe?

Na takie inwestycje trzeba patrzeć długoterminowo i nie ulegać modom. Należy postawić na dobrego, zaufanego i doświadczonego partnera technologicznego, a także na najnowsze technologie, których wartość rynek już zweryfikował. Poza tym poszukujmy jak najbardziej kompleksowych rozwiązań. Pozwoli to uniknąć mnożenia systemów, które rozpraszają komunikację i tworzą bariery między działami. Nie pozbędziemy się silosów, gdy każdy dział będzie operował innym systemem.

Trzydzieści pięć lat temu sześciu studentów założyło firmę Exact. To były początki ery cyfryzacji procesu księgowania. Gdzie firma znajduje się dzisiaj i dokąd zmierza?

Rozpoczęliśmy działalność w Holandii, potem dokonaliśmy ekspansji na rynki zagraniczne. Jednym z pierwszych kierunków była Polska. Rozwój jest wpisany w nasze DNA i z pewnością sami nie ustrzegliśmy się przed wyzwaniami związanymi z transformacją cyfrową. Wychodzimy jednak z założenia, że trzeba dążyć do tego, by zmiany dokończyć. Potem zawsze znajdzie się czas, by coś doszlifować. Lepiej popełnić błąd i czegoś się z tego błędu nauczyć, niż się zatrzymać.

Ta filozofia w połączeniu z jasną komunikacją celów i pełnym wsparciem zarządu przynosi satysfakcjonujące efekty. Obecnie pracuje dla nas 1700 osób na świecie, w tym 600 osób w dziale rozwoju produktu. Mamy klientów w 100 krajach. We współpracy z nimi kierujemy się zasadą, że wdrożenie naszych rozwiązań ma nieść za sobą wymierną wartość biznesową i policzalne efekty. Przy okazji uczymy holistycznego spojrzenia na działalność firmy. 

PRZECZYTAJ TAKŻE: Jedna z najważniejszych umiejętności, jakie możemy opanować w obecnych czasach »

Timeboxing: na czym polega i jak poprawia wydajność? 

Marc Zao-Sanders

Pięć lat temu przeczytałem artykuł Daniela Markovitza zalecający przeniesienie listy zadań do kalendarza. Od tego czasu moja wydajność co najmniej się podwoiła.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy