X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Nie pozwól, aby e-mail przejmował kontrolę nad twoim dniem pracy

Paul Argenti  · 7 min

Nie pozwól, aby e-mail przejmował kontrolę nad twoim dniem pracy

Jeden z pierwszych wykładów, jaki mam co roku ze studentami MBA, dotyczy zarządzania czasem. Kiedy pojawiają się na moich zajęciach, mają za sobą dwa dni zajęć w semestrze jesiennym i potrafię już zauważyć, że część z nich z trudnością godzi naukę z pracą.

Dla mnie ten wykład jest z jednej strony testem rzeczywistości, z drugiej powiewem świeżego powietrza. Nigdy nie uda się im zrobić wszystkiego, ale może się im udać zrobić rzeczy ważne. Wystarczy pozwolić im kontrolować swoje priorytety – koncentrując się na elemencie „zarządzania” w zarządzaniu czasem – a daje się odczuć wyraźny spadek napięcia na sali.

Z badania przeprowadzonego w 2011 r. wynika, że poczta elektroniczna jest najwyraźniej głównym czynnikiem powodującym stres lub poczucie przeciążenia. Jego autorzy doszli do przekonania, że symbolem stresu i przeciążenia stała się już sama skrzynka odbiorcza. Wystarczy połączyć to z raportem McKinsey z 2012 r., który wskazuje, że pracownicy poświęcają ok. 28% czasu pracy w biurze na odpowiadanie, czytanie i pisanie e‑maili. Przeciętny pracownik sprawdza e‑maile ponad 70 razy dziennie, a w skrajnych przypadkach liczba ta sięga 350! Firmy muszą zwrócić na to uwagę. Pracownicy, którzy mają poczucie większej kontroli nad swoim dniem, ogólnie rzecz biorąc, wykazują większe zadowolenie z pracy. Nie powinno więc dziwić, że wysoki poziom stresu, postrzegany lub inny, koreluje z niższą wydajnością. Dlatego tak ważna jest organizacja czasu pracy.

Bez wątpienia musimy się nauczyć, jak zaprząc pocztę elektroniczną do własnych celów jako narzędzie realizacji naszych priorytetów. Ale zarządzanie czasem zaczyna się od jasnego ich określenia.

STRES - TWÓJ PRZYJACIEL CZY WRÓG? »

HBRP Excellence „Zarządzanie stresem” – ebook 

Skąd się bierze stres? Jak z nim sobie radzić?
Czy z największego wroga może stać się Twoim przyjacielem?
Poznaj odpowiedzi na te i wiele innych pytań i osiągnij przewagę nad stresem – jednym z największych współczesnych zagrożeń.

Zarządzanie czasem: jakie masz priorytety?

Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić, jest stworzenie listy wszystkich zadań, które wypełniają twój dzień – od odpowiadania na telefony po realizację ogromnego projektu, którym się obecnie zajmujesz. Podziel duże elementy na mniejsze. Na przykład, jeśli szef poprosił cię o napisanie raportu na temat sposobu zwiększenia liczby kobiet w zarządzie, możesz podzielić zadanie na mniejsze segmenty: możesz zacząć od znalezienia badań dotyczących liczby kobiet pełniących obecnie funkcje w zarządach, headhunterów, którzy specjalizują się w wyszukiwaniu kobiet na najwyższe stanowiska kierownicze, oraz kobiet, które w twojej branży takie stanowiska zajmują. Następnie możesz zacząć pisać raport lub prezentację, korzystając z informacji, jakie udało ci się znaleźć, precyzując je przed kolejnym spotkaniem z szefem.

Mając już listę działań, możesz zacząć je kategoryzować. Dobrym narzędziem, które ci w tym pomoże, jest matryca zarządzania czasem Coveya. Covey umieszcza zadania w czterech ćwiartkach:

  • Ćwiartka I: zadania, które są pilne i ważne. Te zadania obejmują reakcję na sytuacje kryzysowe oraz dotrzymywanie nieprzekraczalnych terminów.

  • Ćwiartka II: zadania, które są ważne, ale nie pilne. Można do nich zaliczyć budowanie relacji, planowanie i przygotowanie.

  • Ćwiartka III: zadania, które są pilne, ale nie ważne. Tu trafia wiele spośród naszych e‑maili, rzeczy, które przerywają nam pracę, oraz niektóre spotkania.

  • Ćwiartka IV: zadania, które nie są ani pilne, ani ważne. Nie trzeba tego tłumaczyć.

Większość naszego czasu pochłaniają ćwiartki I i III (strefa e‑maili). Jeśli poświęcasz zbyt dużo czasu w ćwiartce IV, to masz poważny problem. Pozbądź się jak najwięcej spośród tych zadań. Z kolei ćwiartka II nie przyciąga wystarczająco dużo uwagi. To zadania, które wymagają poświęcenia czasu, być może wymagające spokojnego zastanowienia oraz zaplanowania dalszych działań. Poza oczywistymi zaletami związanymi z przygotowaniem autentyczną korzyść przynosi pogrążenie się w zadaniu, które wymaga wysiłku intelektualnego lub koncentruje się na przyszłości.

Zostań mistrzem zarządzania sobą »

HBRP Masters „Zarządzanie sobą” – ebook 

Zdobywaj wiedzę od najlepszych.
Sprawdź, jakie wskazówki na temat skutecznego zarządzania sobą i stawania się lepszym przywódcą ma dla Ciebie Peter Drucker, jeden z najwybitniejszych umysłów XX wieku.

Sprecyzowanie priorytetów

Korzyścią zrobienia oraz kategoryzacji tej listy jest przygotowanie się do tworzenia list istotnych zadań do wykonania oraz lepsza odpowiedź na pytanie: „Jak mogę obecnie najlepiej wykorzystać mój czas?”.

Dzięki temu można też prowadzić znacznie bardziej produktywne rozmowy z współpracownikami na temat obciążenia pracą. Znając własne priorytety, możesz skorzystać z informacji przekazanych przez inne osoby, aby je doprecyzować. Podczas gdy odpowiedź „Nie mam teraz czasu” może się wydawać lekceważąca, udzielenie odpowiedzi na prośbę w odniesieniu do priorytetów jest początkiem do dalszej rozmowy. Stojąc przed perspektywą pracy nad kolejnym projektem, twój zespół osiągnie znacznie większą efektywność, jeśli jego członkowie będą znać priorytety pozostałych osób. Biorąc pod uwagę rosnącą liczbę projektów międzyfunkcyjnych lub zespołowych, taka szczera dyskusja może ograniczyć niebezpieczeństwo pojawienia się dalszych problemów.

Zrozumienie swoich priorytetów może również pomóc w rozmowach na temat wyników. Jeśli ty oraz twój przełożony nie zgadzacie się co do twoich priorytetów, to lepiej szczerze i jak najczęściej o tym rozmawiajcie. Nie czekaj na ocenę roczną. Ta rozmowa może ograniczyć się do cotygodniowego e‑maila opisującego w skrócie, nad czym pracujesz i jak dzielisz swój czas. W ten sposób powraca temat e‑maili.

Posiadanie strategii komunikacji służącej realizacji priorytetów

Mając jasno określone priorytety i cele, zdefiniowaną listę zadań do wykonania, a także poczucie większej kontroli nad własnym kalendarzem, należy powrócić do kwestii skrzynki odbiorczej. Zanim zajmiemy się sposobem zaprzęgnięcia e‑maila do własnych celów, oto kilka truizmów na temat poczty elektronicznej, które wpłyną na twoje kolejne kroki.

Większą siłę w rozmowie e‑mailowej ma nadawca. Niewysłany e‑mail nie wymaga odpowiedzi, podczas gdy wysłana wiadomość inicjuje serię działań lub ich braku (prawdopodobnie wynikających z równie aktywnej decyzji) po stronie adresata. Wyraźnie rysuje się tu potrzeba odmiennego spojrzenia na e‑maile: asynchroniczny charakter tej interakcji sprawia, że różni się ona od rozmowy twarzą w twarz. Nie jest to długa forma komunikacji, a raczej system dostarczania informacji. I wreszcie, bez wątpienia nie jest to najlepszy sposób codziennego komunikowania się, choć większość z nas tak go traktuje. Przede wszystkim to narzędzie komunikacji, które należy stosować, realizując strategię. A strategiczna komunikacja ma istotne znaczenie dla realizacji szerszych elementów strategii.

Weźmy pod uwagę następujący scenariusz: Chcę skontaktować się z moją 30‑letnią córką i zadać jej pytanie. Czy wyślę jej e‑maila z wypunktowanymi kwestiami i numerowanymi pytaniami na końcu? Nie, jeśli chcę otrzymać jakąś odpowiedź. Najlepszym sposobem będzie wysłanie jej krótkiego SMS‑a (a może wiadomości Snapchat!) i, być może, kontynuowanie kontaktu telefonicznie, jeśli nie uzyskam odpowiedzi.

Wysyłając e‑maila związanego z pracą, należy przejść przez podobny proces myślowy i myśleć w kategoriach strategii komunikacyjnej: kim są moi odbiorcy, jaki komunikat mam przekazać, na jakiej reakcji mi zależy, jakie kanały są najodpowiedniejsze, aby dotrzeć do tych odbiorców? Wszystko to odrębne kwestie do rozważenia, a każda jedna wpływa na drugą. Odpowiedni komunikat przesłany niewłaściwym kanałem nie wywoła raczej niezbędnej reakcji, a niewłaściwy komunikat przesłany odpowiedniej osobie oznacza po prostu stratę czasu. Omówmy po kolei każdy z tych elementów – odbiorców, komunikat, reakcja oraz kanał – oraz to, jak zmiana naszych nawyków e‑mailowych w odniesieniu do każdego z nich może poprawić nasze zarządzanie czasem.

Odbiorcy

Zanim zastanowisz się nad czymkolwiek innym, pomyśl o tym, z kim chcesz się komunikować. Precyzyjnie i starannie przygotuj listę odbiorców. Czy przekazujesz informacje, z których powinny sobie zdawać sprawę te osoby lub czy masz pewność, że zwracasz się z pytaniem do odpowiednich osób?

Jeśli chcesz ograniczyć liczbę wysyłanych e‑maili, aby zmniejszyć liczbę wiadomości, które otrzymujesz, zwracaj szczególną uwagę na to, co umieszczasz „do wiadomości” innych. Warto porozmawiać w organizacji na temat zasad wyboru głównych i pośrednich adresatów wiadomości. Jasno określ, że osoby umieszczone w wierszu „DW” znajdują się tam wyłącznie w celach informacyjnych i nie oczekuje się ich udziału w dalszej dyskusji, a w istocie zniechęca się je od tego. W ten sposób jednocześnie ograniczysz napływ e‑maili oraz uwolnisz osoby wymienione w wierszu „DW” od presji udzielania odpowiedzi.

Komunikat

Istnieje złota zasada pisania e‑maili: pisz takie e‑maile, jakie chciałbyś lub chciałabyś otrzymywać. Nikt nie reaguje dobrze na sążniste wiadomości. Podobnie jak w przypadku odbiorców, precyzyjnie określ swój komunikat, a szczególnie jego tytuł. Przemyśl organizację dokumentu: umieść najważniejsze treści oraz pytania na początku, gdzie możesz mieć pewność, że przynajmniej odbiorca rzuci na nie okiem.

Kanał

Były takie czasy, kiedy e‑maile ekscytowały. Były elementem nowego świata i nowego sposobu komunikacji. Skrzynka odbiorcza była nowością, a zwrot „masz wiadomość” zachwycał i budził podniecenie.

To już przeszłość. Zastanawiając się nad tym, co umieścić w e‑mailu i do kogo go wysłać, zastanów się też: czy w ogóle należy go wysyłać? Jednym z problemów związanych z e‑mailem jest to, że satysfakcja, jaką daje naciśniecie klawisza „wyślij”, jest jednostronna. Nadawca uwalnia się od poczucia winy, jakie powodują w nim niezakończone jeszcze zadania z listy i zyskuje czas, aby zająć się zadaniami z ćwiartki II, tymczasem odbiorcy przerywa się nagle pracę zadaniem z ćwiartki I lub III. Jak już wspominaliśmy, takie poczucie braku kontroli po stronie odbiorcy może być źródłem stresu.

Czy skuteczniejsze nie byłoby przesłanie SMS‑a, przeprowadzenie krótkiej rozmowy telefonicznej lub nawet przejście się na koniec korytarza, żeby omówić kwestię osobiście? Pamiętaj, że nie chodzi tu o to, żeby pisać lepsze e‑maile; chodzi o zarządzanie czasem i priorytetami. Jeśli komunikacja za pomocą innych kanałów prowadzi do wzrostu efektywności, może warto zastanowić się, czy naciskać klawisz „wyślij”.

Reakcja

I wreszcie: precyzyjnie określ odpowiedź, jakiej oczekujesz. Wiedząc to, co wiesz na temat odbiorców, oraz komunikatu, który chcesz przekazać, jakiej odpowiedzi oczekujesz od poszczególnych adresatów?

Mając to na uwadze, szczególnie w roli menedżera, pamiętaj o problemach i priorytetach, z jakimi mają do czynienia twoi bezpośredni podwładni. Podczas gdy dla ciebie krótki e‑mail wysłany w sobotę rano może być przypomnieniem zadania, które należy wykonać w poniedziałek, twój podwładny może czuć się zobligowany do udzielenia natychmiastowej odpowiedzi. Być może niechcący zrujnujesz mu weekend, wniesiesz niechęć do relacji oraz już teraz źle zaczniesz kolejny tydzień tylko dlatego, że w sobotę przypomniałeś sobie nagle o jakimś zadaniu podczas porannej kawy.

Tu właśnie koło się zamyka, wracając do odbiorców, a następnie komunikatu, kanału i ponownie reakcji. Strategiczne przemyślenie komunikacji pomoże ci zachować kontrolę nad czasem i priorytetami. Biorąc pod uwagę wszystkie te kwestie, oto kilka najważniejszych wniosków:

  • Okazuj troskę. Podczas gdy ty zarządzasz swoimi priorytetami, robią to również twoi współpracownicy. Pomyśl o tym, zanim prześlesz im wiadomość w piątek o godz. 18.

  • Działaj celowo. Wyznacz priorytety, a następnie zastanów się, jak twoje działania przyczyniają się do ich realizacji.

  • Chroń się. Zdaj sobie sprawę z tego, co powoduje twój stres i zakłóca uwagę, a także co możesz zrobić, aby się od tych rzeczy odseparować. Wyłącz program pocztowy, kiedy zagłębiasz się w pracę. Poinformuj zespół, kiedy nie będziesz sprawdzać poczty – i trzymaj się tego.

Jako specjaliści niejednokrotnie stosujemy stawkę godzinową. Płaci się nam za wiedzę i doświadczenie, zdolność identyfikowania problemów i formułowania rozwiązań. A jednak stajemy się bezradni w konfrontacji z podstawowym problemem, jak zarządzać swoim dniem.

W czasach zawrotnego tempa pracy, natychmiastowej gratyfikacji i ciągłego dostępu jedną z najważniejszych rzeczy, jaka może nam pomóc w życiu osobistym i zawodowym, jest zrobienie kroku w tył. Poświęcenie chwili na przemyślenie naszych działań i reakcji, może ostatecznie zapewnić nam więcej czasu i przestrzeni niezbędnych do dobrego wykonywania pracy i większego zadowolenia poza nią.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Ile czasu zabierają nam smartfony? »

Smartfon nieodłącznym towarzyszem 

Piotr Gozdowski PL

Zwyczaje pokolenia Y pokazują, jak bardzo potrzeba bycia w sieci kieruje każdym aspektem ich życia: od pracy po robienie zakupów, od przyjaciół do rodziny.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco

Odblokuj wszystko!

Trzy tytuły – trzy perspektywy HBRP.pl, ICAN.pl, MITSMR.pl
31 szkoleń z certyfikatem online ICAN Business Advisor
Webinaria kryzysowe Wideo i LIVE

Najpopularniejsze tematy