Naucz się koncentracji, pracując na otwartej przestrzeni

Praca w otwartej przestrzeni biurowej potrafi być koszmarem, zwłaszcza gdy robi się coś, co wymaga skupienia. Co gorsza, uwagę mogą rozpraszać współpracownicy – być może prowadzą właśnie głośną rozmowę albo ich telefony nieustannie dzwonią. Jak znaleźć spokój w takich warunkach? Jak walczyć z hałasem i czynnikami zakłócającymi uwagę, aby nie sprawiać wrażenia osoby antyspołecznej lub nieuprzejmej?

Zalety i wady otwartych biur są tematem nieustannej dyskusji. Z niektórych badań wynika, że otwarta przestrzeń biurowa pobudza kreatywność i atmosferę koleżeństwa, podczas gdy te nowsze sugerują, że takie warunki zniechęcają do wzajemnych kontaktów. Odpowiednio zaprojektowane biura mogą sprzyjać współpracy, „oferując okazje do przygodnych interakcji z osobami w całej firmie”, zauważa David Burkus, profesor na Uniwersytecie Oral Roberts. Sęk w tym, że wszystkie te interakcje „mogą bardzo rozpraszać”, jeśli właśnie próbuje się coś zrobić. A ponieważ firmy coraz częściej stosują otwarty układ biura, ważne jest, aby nauczyć się radzić sobie z niepożądanym hałasem, sugeruje Karen Dillon, autorka HBR Guide to Office Politics. Potrzebne są własne „strategie przetrwania”, a także zasady postępowania, które można uzgodnić z zespołem. Oto kilka pomysłów.

Zaakceptuj pozytywy

Wszystkim nam zależy na odrobinie odosobnienia w miejscu pracy. W końcu posiadanie „pokoju z drzwiami” zapewnia pewien poziom bezpieczeństwa psychicznego, mówi Dillon. Dzięki pewnej dozie prywatności „twoi współpracownicy nie będą mogli słuchać, o czym rozmawiasz przez telefon” lub wiedzieć, jakie „strony internetowe przeglądasz” w danej chwili. A jednak zauważa: „Bardziej intymne poznanie swoich współpracowników pociąga za sobą wiele korzyści. Jest z tym dużo śmiechu i humoru, czuje się rytm wzajemnej pracy i życia”. Dillon zaleca, aby spróbować zaakceptować koncepcję otwartego biura, koncentrując się na pozytywach – „budowaniu więzi”, a jednocześnie bagatelizować negatywne strony związane ze „sporadycznym bombardowaniem informacjami”. Burkus radzi, aby nie ulec pokusie bycia pierwszą osobą, która będzie narzekać na hałas. Chodzi o to, żeby inni nie zaczęli postrzegać cię jako osoby kapryszącej lub trudnej w kontakcie.

Dopasuj oczekiwania zespołu

Zamiast narzekać, porozmawiaj z zespołem o optymalnym sposobie współpracy w otwartym biurze, sugeruje Burkus. Najpierw zwróć się do przełożonego, ponieważ najlepiej będzie, jeśli dyskusję „zainicjuje kierownictwo”. Warto powiedzieć szefowi: „Chciałbym porozmawiać na ten temat, ale nie sądzę, żebym był odpowiednią osobą, żeby zacząć taką dyskusję. Czy możesz mi w tym pomóc?”. Na poziomie zespołu celem wszystkich powinno być wypracowanie „uzgodnionych zasad współpracy”, kontynuuje Burkus. Na przykład, gdy jeden ze współpracowników rozmawia przez telefon, reszta będzie mówić przyciszonym głosem. „Poproś zarówno o jawne, jak i niejawne wsparcie”, dodaje Dillon. Zaleca też, żeby „wybrać sojusznika, który w razie potrzeby będzie cię wspierać” i kiedy na przykład inne osoby będą głośno rozmawiać podczas ważnej dla ciebie rozmowy, grzecznie poprosi ich, aby mówili ciszej. „Ty z kolei zrobisz to samo dla tej osoby”.

Zainwestuj w słuchawki

Dillon zaleca zakup zestawu słuchawek ograniczających hałas, z którego będziesz korzystać, „pracując nad czymś, co wymaga intensywnej koncentracji”. Możesz słuchać białego szumu lub muzyki klasycznej lub czegokolwiek innego, co pomoże ci osiągnąć optymalną wydajność. Słuchawki „są też wizualnym sygnałem dla twoich współpracowników”, że nie wolno ci przeszkadzać, chyba że jest to absolutnie konieczne. „Rozsądnie decyduj, na ile często będziesz z nich korzystać”, ostrzega Dillon. „Pokaż, że nadal jesteś częścią zespołu”. Burkus mówi, że zna zespoły, które sygnalizują poziom koncentracji za pomocą słuchawek. „Obie słuchawki w uszach oznaczają, że koncentruję się i należy zostawić mnie w spokoju. Jedna słuchawka w uchu to sygnał, że możesz zapytać mnie o możliwość przerwania. Dwie słuchawki na zewnątrz znaczą, że można mi przerwać”.

Zmieniaj miejsce w biurze

Każdy potrzebuje miejsca w pracy, w którym może „bez zakłóceń myśleć, pisać i zastanawiać się nad nowymi pomysłami”, zauważa Dillon. Nawet najbardziej otwarte spośród otwartych biur mają zwykle wydzielone przestrzenie, które umożliwiają pracownikom odcięcie się od codziennego gwaru. Należy w pełni korzystać z pustych sal konferencyjnych, półprywatnych boksów i zacisznych wnęk, sugeruje Burkus. „Przezwycięż mentalny opór przed opuszczeniem przydzielonego ci stanowiska pracy”, dodaje. Dzięki temu, „kiedy jakiś gadatliwy kolega zacznie opowiadać o obejrzanym poprzedniego wieczora odcinku Gry o tron, możesz po prostu wziąć laptopa i przenieść się do innej części biura”. Porada dla osób pracujących w dużych firmach: „Często dobrze przenieść się na inne piętro budynku”, mówi Burkus. „Osoby, które tam pracują, będą cię mniej znać, więc zapewne w mniejszym stopniu będą ci przeszkadzać”.

(Tymczasowo) opuść biuro

Jeśli skupienie w biurze okazuje się trudne, Burkus zaleca, aby poprosić szefa o zgodę na okazjonalną pracę w innym miejscu – w domu czy pobliskiej kawiarni. W zależności od tego, nad czym pracujesz, „zwracaj uwagę na to, gdzie czujesz się komfortowo i gdzie osiągasz największą wydajność”, a następnie dostosuj do tego swoją prośbę. Na przykład możesz powiedzieć szefowi: „Potrzebuję możliwości skupienia, kiedy przygotowuję te raporty. Czy mogę nad nimi popracować w kawiarni naprzeciwko?”. To jest mniejsza prośba niż zwrócenie się o możliwość pracy w domu raz w tygodniu, dlatego też trudniej jej odmówić.

Poproś o stałe przeniesienie biurka

Jeśli problemem nie jest otwarte biuro, lecz jeden gadatliwy i niezwykle głośny współpracownik, być może nadeszła chwila, żeby „porozmawiać z przełożonym o przydzieleniu innego stanowiska pracy”, mówi Dillon. „Nie akceptuj tej uciążliwej sytuacji”. Ale też nie narzekaj. Zamiast tego porozmawiaj z szefem „o tym, jak możesz zwiększyć swoją wydajność” w nowym miejscu. Powiedz na przykład: „Łatwiej mi będzie dotrzymywać terminów, jeśli będę pracować w spokojniejszym miejscu”, sugeruje. Bez względu na wszystko nie pozwól, aby zebrała się w tobie irytacja, która zakończy się wybuchem krzyku na współpracowników, „żeby się zamknęli”, ostrzega Dillon. „Bardzo trudno naprawić skutki takich sytuacji”, mówi.

Zasady, o których należy zapamiętać

Tak:

• Porozmawiaj z przełożonym i zespołem na temat zasad optymalnej współpracy w otwartym biurze.

• Kup zestaw słuchawek ograniczających hałas, z których będziesz korzystać w sytuacjach, kiedy pracujesz nad czymś, co wymaga intensywnego skupienia.

• Poszukaj odosobnionych miejsc w biurze, w których możesz myśleć, pisać i zastanawiać się nad pomysłami bez rozpraszania uwagi.

Nie:

• Nie sprawiaj trudności. Postaraj się wykorzystać plusy otwartego układu przestrzeni w biurze.

• Nie działaj sam. Poproś zaufanego współpracownika, aby od czasu do czasu ochronił cię przed zakłóceniami uwagi, a ty zobowiąż się robić dla niego to samo.

• Nie cierp w milczeniu. Porozmawiaj ze swoim przełożonym o przeniesieniu stanowiska pracy, jeśli uważasz, że poprawi to twoją wydajność.

Analiza przypadku nr 1: Okaż pozytywne podejście i odseparuj się od zakłóceń, kiedy to konieczne

Zeba Rashid, specjalistka ds. zarządzania imprezami z udziałem gwiazd, pracowała w ciągu swojej kariery w wielu różnych środowiskach biurowych. Woli otwarte biura od innych korporacyjnych układów przestrzeni z pomieszczeniami z zamkniętymi drzwiami czy boksami oddzielonymi wysokim ściankami.

„[Moja praca] polega na kontaktowaniu się z innymi i otwarta przestrzeń sprzyja zarówno przepływowi pomysłów, jak i osobistemu kontaktowi”, mówi Zeba. „Poza tym możliwość prowadzenia ciągłego dialogu w pracy zwiększa moją kreatywność”.

Podczas gdy Zeba koncentruje się na pozytywnych aspektach pracy w otwartym środowisku, nie ukrywa, że nie jest ono optymalne, gdy musi w pełni koncentrować się na pracy.

Na swoim obecnym stanowisku jako wiceprezes i dyrektor ds. influencer marketingu w CRC, nowojorskiej agencji public relations i marketingu cyfrowego, Zeba nauczyła się radzić sobie z hałasem i zakłóceniami uwagi. „Kiedy pracuję nad najważniejszymi kontraktami lub ofertami, często zakładam słuchawki”, mówi. Słuchawki są sygnałem dla innych, że „pracuje nad pilnym terminem”, który wymaga spokoju. Co ważne, współpracownicy „nie przerywają innym rozmów” w biurze. „Ma to kluczowe znaczenie: otwarta przestrzeń opiera się na szacunku”, tłumaczy Zeba.

Ostatnio, kiedy pracowała nad ważnym terminowym zadaniem, zarezerwowała salę konferencyjną w biurze, żeby odseparować się od rozmów współpracowników. „Moim zdaniem najważniejszą kwestią związaną z otwartą przestrzenią biurową jest określenie umowy społecznej”, mówi. „Zawsze przekonuję się, że mówiąc wprost i grzecznie się usprawiedliwiając, pomagam zachować dobrą wolę między stronami”.

W tej sytuacji Zeba po prostu powiedziała zespołowi: „Pracuję nad sfinalizowaniem kontraktu z ważnym klientem i jeśli będziecie mnie potrzebować w jakiejś pilnej sprawie, znajdziecie mnie w sali konferencyjnej”. Większość ludzi koncentruje się głównie na pracy, więc oderwanie się i wyłączenie z rozmowy, kiedy konieczne, nie jest takie trudne”.

Zeba mówi, że razem ze współpracownikami udało się jej wypracować z czasem bliskie relacje robocze, „dzięki czemu wiemy, jak ze sobą pracować i kiedy musimy się odseparować od gwaru biura”. „Praca w otwartym środowisku biurowym sprawia, że jestem bardziej otwarta i dostępna dla wszystkich”, mówi.

Analiza przypadku nr 2: Stwórz zasady postępowania i znajdź sposób na wyciszenie

Kaitlin Stewart, dyrektor ds. kluczowych klientów w TASC Group, agencji public relations, pracuje w otwartym biurze z ośmioma współpracownikami. Jej szef, współzałożyciel firmy, ma półotwarty gabinet, dostępna jest też częściowo zamknięta sala konferencyjna wykorzystywana na spotkania w mniejszym gronie.

Zasadniczo Kaitlin uważa, że otwarte biuro korzystnie wpływa na budowanie ducha zespołu. „Bardzo sprzyja współpracy”, wyjaśnia. „Wszyscy możemy przerzucać się pomysłami i tworzy się środowisko pracy zespołowej”.

Ale czasami problemem staje się gwar. Niechciane dźwięki mogą rozpraszać uwagę, a nawet „ograniczać efektywność wielu osób”, tłumaczy. Dlatego zespół ustalił zasady postępowania służące optymalnej współpracy w otwartym środowisku biurowym. Na przykład: „Nie krzyczymy do siebie przez całe biuro. Jeśli prowadzisz rozmowę z współpracownikiem, musisz uważać [i zniżyć głos], jeśli ktoś inny prowadzi rozmowę telefoniczną. Jeśli zamierzasz prowadzić dłuższą dyskusję, przenieś się do sali konferencyjnej”, opisuje.

Zasady postępowania są „tematem regularnych rozmów”, wyjaśnia. „Mają na celu wzmocnienie zespołu i skodyfikowanie najlepszych praktyk”.

Kaitlin przekonała się również, że pomocna jest medytacja. „Mój szef zachęca nas wszystkich, abyśmy podczas pracy znaleźli 20 minut, żeby zamknąć oczy i posiedzieć w ciszy”, mówi. „To ćwiczenie, które uczy mózg odseparować się od dźwięków zewnętrznych. Bardzo pomaga mi to w wyciszeniu umysłu”.

W tej chwili Kaitlin radzi sobie z gwarem biurowym i zakłóceniami uwagi. Ale, jak tłumaczy, „bez wahania poprosiłaby o zmianę miejsca pracy”, gdyby miała poczucie, że zwiększyłoby to jej efektywność. Uważam, że praca jest elementem naszego życia i wymaga zapewnienia odpowiednich narzędzi, aby ją sprawnie i skutecznie wykonywać”.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Określ preferowaną metodę komunikacji »

Co zrobić, by inni nie marnowali naszego czasu? 

Zarządzanie sobą | Produktywność, Zarządzanie czasem Dorie Clark

Dlaczego pozwalamy innym marnować nasz czas? Jak możemy to ograniczyć?