X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Monitoruj swój czas przez 30 dni. To, czego się dowiesz, może cię zaskoczyć

Dorie Clark  · 5 min

Monitoruj swój czas przez 30 dni. To, czego się dowiesz, może cię zaskoczyć

Trudno powiedzieć, czy faktycznie efektywnie wykorzystujemy swój czas. Wydaje się, że ciężko pracujemy i niewątpliwie jesteśmy zestresowani. Ale czy poświęcamy swój czas na wykonywanie odpowiednich rzeczy?

To pytanie, na które postanowiłam znaleźć odpowiedź na początku tego roku. Czułam się przytłoczona, poświęciwszy jesień na promocję nowej książki i wreszcie mogłam skupić się na całej litanii zadań, które wcześniej odłożyłam na bok.

Dzięki inspiracji koleżanki, ekspertki od zarządzania czasem Laury Vanderkam, postanowiłam w lutym zająć się monitorowaniem tego, czemu dokładnie poświęcam czas, z dokładnością do pół godziny. Nie wymagało to zaawansowanej technologii – skorzystałam z arkusza w Excelu – ale mozolny był sam proces pamiętania o zapisywaniu czynności. Przecież nawykliśmy, aby przeżywać swoje życie, a nie je rejestrować. Niemniej wnioski, jakie zebrałam w ciągu tego miesiąca, okazały się niezwykle przydatne. W szczególności cztery spośród nich kazały mi ponownie przemyśleć sobie konwencjonalną wiedzę dotyczącą efektywności i zarządzania czasem.

Choć zachęcam do samodzielnego mierzenia czasu, jeśli ktoś nie ma na to czasu (ha!), może zapoznać się z tym, czego sama się nauczyłam.

Przełomowy może się okazać odpowiedni rodzaj wielozadaniowości

Wszyscy wiele słyszeliśmy o niebezpieczeństwach związanych z wielozadaniowością – nie da się efektywnie robić wielu rzeczy naraz i zawsze będziemy ponosić kognitywne koszty przełączania się między czynnościami. Dotyczy to niektórych zadań, ale – co najważniejsze – nie ma znaczenia w przypadku innych. Na przykład prawie każdy może z łatwością słuchać podcastów lub audiobooków podczas ćwiczeń, gotowania lub dojazdów do pracy, a jeśli jest się samemu, można też czytać podczas jedzenia.

Zebrawszy dane z całego miesiąca, byłam zaskoczona odkryciem, że średnio poświęcałam prawie dwie godziny dziennie na czytanie, do czego należy dodać 90 minut słuchania materiałów audio. „Więcej czytać” to powszechne marzenie zapracowanych profesjonalistów – według jednej z ankiet, prawie jedna na pięć osób twierdziła, że jest to jej postanowienie noworoczne – a „strategiczna wielozadaniowość” stanowi zaskakująco łatwą metodę, aby się do tego doprowadzić.

Korzystne jest połączenie sieci kontaktów osobistych i zawodowych

Wiele osób wciąż wierzy, że przyjaźnie i praca nie idą w parze i że należy oddzielić życie osobiste od zawodowego. Prawdą jest, że granice mają znaczenie dla utrzymania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Ale jeśli uwielbiasz to, co robisz, najciekawszymi przyjaciółmi na świecie będą często osoby, z którymi możesz dzielić się zarówno sprawami osobistymi (rozmawiając o hobby lub żaląc na relacje z innymi), jak i tymi związanymi z pracą. Tak się składa, że pisząc ten artykuł, jestem w samolocie z jedną z moich najbliższych przyjaciółek, która nominowała mnie do elitarnego konsorcjum biznesowego, w którym teraz razem uczestniczymy. Monitorując czas, przypisywałam zadania więcej niż jednej kategorii, jeśli czynność faktycznie spełniała kryteria każdej z nich. O dziwo, dzięki temu zdobyłam w ciągu miesiąca pełne 29% czasu więcej – 866 godzin zamiast zwykłych 672 – dzięki czemu udało mi się też więcej zrobić.

Na przykład dowiedziałam się, że spędzam 19,3 godziny tygodniowo z przyjaciółmi i 17 godzin na jakiejś formie networkingu. Te sfery nie nakładają się na siebie w pełni, ale są zbliżone, a relacje te stały się podstawą mojego sukcesu zawodowego. Poświęcałam być może więcej czasu na relacje towarzyskie niż inni – mieszkam w mieście i nie mam dzieci – ale sama zasada budowania zachodzących na siebie kręgów znajomości osobistych i zawodowych sprawdza się, bez względu na to, ile czasu można im zaoferować.

KOMPENDIUM: Jak lepiej zarządzać czasem 

Wydaje Ci się, że żyjesz w ciągłym niedoczasie, niewykonane obowiązki piętrzą się, a wskazówki zegara biegną wokół tarczy z każdym dniem jakby szybciej?
To więcej niż pewne: potrzebujesz pomocnej ręki w zakresie zarządzania czasem. I to niezwłocznie! Sprawdź, co dla Ciebie przygotowaliśmy.

Pewne godziny w ciągu dnia szczególnie łatwo „zmarnować”

Nie marnuję wiele czasu na media społecznościowe („marnowaniem” jest dla mnie czas spędzony na przeglądaniu kanałów bez celu, a nie na publikowaniu, mając na myśli cel zawodowy). W istocie poświęciłam im tylko 2,5 godziny w ciągu całego lutego. W takim układzie to niewiele i nie trzeba optymalizować każdej minuty. Niemniej chciałabym przynamniej rozważnie wybierać metodę rozluźniania się, a media społecznościowe nie byłyby tu moim głównym wyborem.

W okresach, kiedy wpadałam w króliczą norę mediów społecznościowych, widać było wyraźny schemat: prawie zawsze robiłam to między godziną 22 a 23. Pomimo niedawnych wątpliwości co do ścisłości opracowanej przez Roya Baumeistera nowatorskiej teorii zubożenia ego w moim przypadku niewątpliwie się ona sprawdzała. Widać było, że jestem najbardziej podatna na tego typu rozrywkę o tej porze, kiedy byłam wyczerpana całym dniem, ale nie wystarczająco zmęczona, żeby zasnąć. Zdając sobie sprawę, że o tej porze moje mechanizmy obronne są najsłabsze, mogę teraz uważniej chronić się przed niewłaściwym spożytkowaniem tego czasu.

Niektóre zadania niosą w sobie nieproporcjonalną wagę psychologiczną

Zanim zaczęłam mój eksperyment, miałam wrażenie, że przygniatają mnie e‑maile, ograniczając moją wydajność. Ale rzeczywistość okazała się nieco inna. Faktycznie, spędzałam około 1,35 godziny dziennie na obsłudze wiadomości, co nie jest drobnostką. Ale nie jest też czymś przytłaczającym, pochłaniało znacznie mniej czasu, jaki przeznaczałam każdego dnia na samą pracę z klientem (mój główny priorytet), networking i czas ze znajomymi, a nawet czytanie.

Nawet gdy zdałam sobie z tego sprawę, poczta elektroniczna nadal martwiła mnie bardziej niż większość innych zadań i odczuwałam presję psychologiczną, kiedy miałam „zaległości” w odpowiadaniu. Stresowała mnie jednak nie sama częstotliwość sprawdzania e‑maili. (Niektóre osoby eksperymentują ze sprawdzaniem wiadomości tylko dwa razy dziennie, z mieszanymi wynikami). Dla mnie źródłem niepokoju było poczucie – zapisane w samym charakterze e‑maili – że ktoś czekał na moją odpowiedź i że nieustannie dodawano mi nowe zadania do listy rzeczy do zrobienia.

Eksperyment z monitorowaniem czasu pomógł mi jednak spojrzeć na to z innej perspektywy. Być może nigdy nie uda się nam w pełni uniknąć poczucia winy związanego z pocztą elektroniczną. Ale wolałabym raczej zaakceptować drobne poczucie winy, bo zwlekałam z odpowiedzią na czyjąś wiadomość (rzeczy pilne) niż długotrwałe poczucie wstydu, który odczułabym, patrząc wstecz i odkrywając, że stałam się e‑mailową ninja, a jednocześnie zrezygnowałam z własnych priorytetów strategicznych (rzeczy ważne).

Monitorowanie czasu może być uciążliwe. Kiedy zleciłam ten eksperyment grupie wsparcia, którą prowadzę, kilku uczestnikom najzwyczajniej nie udało się go dokończyć. Jedną z strategii, z której korzystałam, aby zmusić się do codziennego zapisywaniu godzin, było „nakładanie na siebie nawyków” – wiązanie nowych zachowań z istniejącymi. Ja akurat zostawiałam arkusz Excela otwarty w komputerze, tak że był pierwszą rzeczą, którą widziałam po powrocie do pracy po przerwie. Zachęcało mnie to do zapisania tego, co robiłam w trakcie przerwy – czy był to sen (po przerwie nocnej), spotkanie czy lunch.

Jeśli uda ci się utrzymać tę praktykę, wiedza zebrana dzięki monitorowaniu czasu może mieć nieocenioną wartość. Zrozumienie, w których obszarach możesz z powodzeniem wykonywać wiele zadań, co dodaje ci w istocie więcej godzin w ciągu dnia, może zmienić twoją wydajność. Uświadomienie sobie, które czynności są stresujące, pozwala podejmować mądrzejsze decyzje dotyczące delegowania lub zmiany kolejności przebiegu pracy, co pozwoli zoptymalizować zadania, które najbardziej ci odpowiadają.

Bez tych danych łatwo prezentować błędny obraz wykorzystania czasu, niezależnie od tego, czy nieumyślnie wyolbrzymiamy liczbę godzin pracy, czy też zakładamy, że marnujemy więcej czasu, niż to faktycznie robimy. Mój miesiąc monitorowania czasu ujawnił przydatne informacje, które pozwoliły mi zwiększyć wydajność. Podejmując próbę oceny swojego planu zadań, ty również możesz znaleźć sposoby zoptymalizowania tego, jak działasz.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Kontroluj swoją uwagę »

Chcesz kontrolować swoje życie? Kontroluj to, czemu poświęcasz uwagę 

Maura Thomas

Aby prezentować stałą wydajność pracy i lepiej radzić sobie ze stresem, musimy wzmocnić nasze umiejętności zarządzania uwagą. Czym jest zarządzanie uwagą?

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy