X
Zdobądź pewne komepetencje w niepewnych czasach
30 szkoleń tematycznych online.
Nawet 5 szkoleń w cenie 1!
87,6% zadowolonych klientów
Kup >>
300 od 59

Jak zarządzać pracownikami, którzy (właśnie) zaczęli pracować zdalnie

Barbara Z. Larson, Erin E. Makarius, Susan R. Vroman  · 5 min

Jak zarządzać pracownikami, którzy (właśnie) zaczęli pracować zdalnie

W niepewnej sytuacji, spowodowanej chorobą Covid‑19, wiele firm i uczelni poprosiło swoich pracowników o pracę zdalną. Choć coraz więcej ludzi w pewnym zakresie już wykonuje pracę z domu, nowe zasady sprawiły, że wielu pracowników po raz pierwszy pracuje poza biurem z dala od siebie.

Chociaż zawsze lepiej jest zawczasu ustalić jasne zasady pracy i szkoleń w trybie zdalnym, w czasach kryzysu lub innych szybko zmieniających się okolicznościach takie przygotowanie może nie być możliwe. Na szczęście istnieje szereg konkretnych, popartych badaniami działań, które – bez szczególnego wysiłku – mogą wykonać menedżerowie, aby poprawić zaangażowanie i wydajność osób pracujących zdalnie. Nawet gdy nie ma czasu na przygotowanie.

Wyzwania związane z pracą zdalną

W pierwszej kolejności menedżerowie muszą zrozumieć, dlaczego praca zdalna może być poważnym wyzwaniem dla pracowników. Ludzie, którzy dotychczas osiągali doskonałe wyniki, zaczynając pracę zdalną, mogą odczuć spadek wydajności i zaangażowania, szczególnie jeśli nie są do tego odpowiednio przygotowani i przeszkoleni. Z jakimi wyzwaniami mogą się mierzyć? Lista znajduje się poniżej.

W obliczu kryzysu i zagrożenia koronawirusem wybierz pracę zdalną. Stwórz wirtualny zespół, który nie będzie miał problemów z komunikacją i budowaniem długotrwałych relacji. Sprawdzam!

Brak bezpośredniego nadzoru

Zarówno menedżerowie, jak i członkowie zespołu często narzekają na brak bezpośrednich interakcji. Szefowie obawiają się, że pracownicy nie będą pracować równie ciężko lub wydajnie (choć badania pokazują co innego, przynajmniej w odniesieniu do niektórych rodzajów stanowisk). Z kolei dla pracowników problemem jest brak bezpośredniego wsparcia ze strony menedżerów i konieczność całkowicie samodzielnego radzenia sobie z obowiązkami.

Brak dostępu do informacji

Osoby, które nie mają doświadczenia w pracy zdalnej, dziwią się, ile czasu i wysiłku muszą włożyć w zdobycie informacji od współpracowników. Uzyskanie odpowiedzi na proste nawet pytanie okazuje się czasem nie lada problemem.

Udzielanie odpowiedzi i sprawna komunikacja to jedno z ważniejszych wyzwań dla osób pracujących zdalnie. Badania pokazują, że brak „wspólnej wiedzy” przekłada się na mniejszą chęć rozstrzygania wątpliwości na korzyść innych. Na przykład, jeśli pracownik wie, że jego kolega z biura ma trudny dzień, możesz potraktować jego szorstką wiadomość jako wynik stresu. Jeśli jednak otrzyma taką informację od współpracownika pracującego zdalnie, to nie wiedząc, w jakiej sytuacji się on znajduje, prawdopodobnie się obrazi, lub będzie mieć złe zdanie o jego profesjonalizmie.

Izolacja społeczna

Samotność i brak interakcji społecznych w środowisku biurowym stanowi jeden z najczęstszych powodów do narzekań w przypadku pracy zdalnej. Uważa się, że na krótką metę cierpią na tym bardziej ekstrawertycy. Jednak w dłuższym okresie izolacja może spowodować, że u wszystkich zmniejsza się poczucie „przynależności” do organizacji. W konsekwencji może to skutkować zwiększoną gotowością do odejścia z firmy.

Zakłócenia uwagi w domu

Każdy z nas widział zdjęcia czy memy przedstawiające „uroki” pracy zdalnej, na których pracownik jednocześnie pisze na laptopie, rozmawia przez telefon i trzyma dziecko na rękach, siedząc do tego na podłodze w salonie. To prześmiewcze, a jednocześnie tragiczne przedstawienie pracy wirtualnej. Z zasady pracodawcy – zanim wyrażą zgodę na pracę zdalną – powinni mieć pewność, że pracownik ma odpowiednie warunki do jej wykonywania. Jednak w przypadku nagłego przejścia na pracę wirtualną rośnie prawdopodobieństwo, że pracownicy nie będą w stanie zapewnić sobie ani miejsca do pracy, ani opieki nad dziećmi. Obecna sytuacja spowodowana zamknięciem szkół sprawia, że ludzie w godzinach pracy muszą jednocześnie wypełniać obowiązki rodzicielskie. Menedżerowie, będący niejednokrotnie w takim samym położeniu, muszą to zrozumieć i zaakceptować ewentualne zakłócenia w pracy.

Kryzys i pandemia koronawirusa wymusiły w wielu przypadkach pracę zdalną.Dowiedz się jak w tych niecodziennych warunkach sprawnie zarządzać zespołem! » Korzystam!

Jak menedżerowie mogą wspierać pracujących zdalnie?

Choć praca zdalna wiąże się z wieloma wyzwaniami, istnieją stosunkowo szybkie i niedrogie zabiegi, jakie menedżerowie mogą wykonać, aby ułatwić wszystkim pracę. Poniżej działania, które można wdrożyć od ręki.

Zaplanowanie codziennych kontaktów

Wielu skutecznych menedżerów zdalnych umawia się ze zdalnymi pracownikami na codzienny kontakt. Mogą to być indywidualne rozmowy (jeśli pracownicy pracują niezależnie od siebie) lub zespołowe (jeśli ich zadania opierają się na współpracy). Istotne jest to, aby rozmowy te były regularne i przewidywalne. Zespół musi mieć pewność, że może się z tobą skonsultować, a jego pytania czy wątpliwości zostaną wysłuchane.

Zapewnienie różnych opcji komunikacji

Dziś e‑maile już nie wystarczą, tym bardziej, że oferta technologiczna jest znacznie bogatsza. Spora część ludzi korzysta z opcji wideokonferencji. Mają one wiele zalet, szczególnie w pracy w mniejszych grupach. Wizualizacja daje możliwość pogłębiania wiedzy na temat współpracowników i obszarów, którymi się oni zajmują, a także zmniejsza poczucie izolacji między zespołami. Kontakt wideo jest szczególnie przydatny w przypadku złożonych lub poufnych rozmów, ponieważ tworzy bardziej osobistą atmosferę niż maile czy rozmowy telefoniczne. Do szybkich i mniej formalnych spotkań – tam, gdzie współpraca jest ważniejsza niż detale wizualne – możesz wykorzystać Slacka, Zooma lub Microsoft Teams.

Określenie zasad postępowania

Aby praca zdalna była skuteczna, menedżerowie powinni określić oczekiwania dotyczące częstotliwości, sposobów oraz optymalnego czasu komunikacji swoich zespołów. Na przykład: „korzystamy z wideokonferencji podczas codziennych odpraw, ale stosujemy komunikatory, kiedy pojawia się coś pilnego”. Jeśli możesz, poinformuj też pracowników, jak i kiedy mogą się z tobą skontaktować w ciągu dnia (np. „zwykle łatwiej mi będzie prowadzić rozmowy telefoniczne czy wideo pod koniec dnia, ale w nagłych przypadkach przesyłajcie mi SMS‑y”.) I wreszcie obserwuj komunikację między członkami zespołu (w odpowiednim zakresie), aby zadbać o odpowiednią wymianę informacji między nimi.

Zasady te najlepiej określić podczas pierwszego spotkania online.

Zapewnienie okazji do zdalnych interakcji społecznych

Jednym z najważniejszych kroków, jakie może podjąć menedżer, jest zorganizowanie sposobów interakcji społecznej między pracownikami (tj. prowadzenia nieformalnych rozmów na tematy niezwiązane z pracą) w trakcie pracy zdalnej. Dotyczy to wszystkich pracowników zdalnych, ale szczególnie tych, którzy zostali nagle przeniesieni poza biuro.

Najłatwiejszym sposobem nawiązania podstawowych interakcji społecznych jest pozostawienie czasu na tematy niezwiązane z pracą na początku odpraw zespołowych (np. „Poświęcimy kilka pierwszych minut, żeby dowiedzieć się, co słychać u poszczególnych osób. Jak wam upłynął weekend?”). Inne opcje obejmują wirtualne pizza party lub imprezy biurowe online. Choć tego typu działania mogą się wydawać sztuczne i wymuszone, doświadczeni menedżerowie pracowników zdalnych (oraz sami pracownicy) mówią, że takie spotkania zmniejszają wrażenie izolacji, zbliżają i dają poczucie przynależności.

Zachęcanie i dawanie wsparcia emocjonalnego

Szczególnie w sytuacji gwałtownego przestawienia na pracę zdalną ważne jest, aby menedżerowie zdawali sobie sprawę ze stresu, słuchali lęków i obaw pracowników oraz z empatią podchodzili do ich wysiłków. Jeśli pracownik, który zaczął właśnie pracę zdalną, nie radzi sobie, ale nie mówi nic o swoich obawach, zapytaj go, jak mu idzie. Nawet ogólne pytanie, np. „jak praca zdalna sprawdza się do tej pory w twoim przypadku?”, może być źródłem ważnych informacji, które w przeciwnym razie mogłyby do ciebie nie dotrzeć. Uważnie wysłuchaj odpowiedzi i krótko ją sparafrazuj, aby mieć pewność, że prawidłowo ją zrozumiałeś. Skoncentruj rozmowę na stresie lub wątpliwościach pracownika (a nie swoich własnych).

Badania z dziedziny inteligencji emocjonalnej i rozprzestrzeniania się emocji mówią, że pracownicy szukają u menedżerów wskazówek, jak reagować na nagłe zmiany lub sytuacje kryzysowe. Jeśli menedżer komunikuje stres i bezradność, to – zdaniem Daniela Golemana – będzie się to przenosić na pracowników. Skuteczni liderzy stosują dwutorowe podejście: z jednej strony przyjmują do wiadomości stres i niepokój odczuwany przez pracowników w trudnych okolicznościach, a z drugiej strony podkreślając zaufanie, jakim darzą swoje zespoły, korzystając ze zwrotów typu: „damy radę” lub „to trudna sytuacja, ale sobie poradzimy” lub „poszukajmy sposobów wykorzystania naszych mocnych stron w tym okresie”. Dzięki tego typu wsparciu pracownicy chętniej podejmą wyzwania, mając poczucie celu i ukierunkowania.

A jak brzmi zachęta dla samych menedżerów, którym pierwszy raz w życiu przyszło się zmierzyć z pracą zdalną? Dacie radę! Stosując się do powyższych zasad, na pewno szybko opanujecie sprawne zarządzanie wirtualnymi zespołami.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy