X
Następny artykuł dla ciebie

Jak wydobyć informację zwrotną, kiedy nikt nie kwapi się jej udzielić

Barbara Mistick, Karie Willyerd

Prawdopodobnie nie dostajesz informacji zwrotnej, jakiej naprawdę potrzebujesz – wynika z ankiety, ktora przeprowadziliśmy we współpracy z SuccessFactors i Oxford Economics. Jak to zmienić?

Tylko niespełna połowa naszych respondentów z 27 krajów twierdzi, że ich szefowie dobrze sobie radzą z udzielaniem informacji zwrotnej. Opinie wystawiane w trybie formalnym, podczas sesji oceny wyników, pozytywnie oceniło 49% respondentów, a te przekazywane bardziej nieformalnie w regularnych kontaktach – 43%. Ale sytuacja może wyglądać jeszcze mniej różowo.

Czytaj, inspiruj się, twórz. Daj sobie szansę na rozwój dzięki solidnej dawce harvardzkiej wiedzy. Prenumerując, masz pewność, że na bieżąco będziesz poznawać tajniki najlepszych ekspertów biznesowych. Kup teraz!

W poszukiwaniu wartościowego feedbacku

Im wyżej znajdujesz się w hierarchii organizacyjnej, im większy sukces osiągniesz, tym mniejsze jest prawdopodobieństwo, że inni spontanicznie podzielą się z tobą uwagami o twojej postawie i pracy. Ogólnie rzecz biorąc, będziesz dostawać mniej informacji zwrotnej, a w dodatku może ona być tak rozproszona, że nie będziesz w stanie jej wyłowić ani wykorzystać. Dlatego też w miarę rozwoju kariery zawodowej musisz brać na siebie coraz większą odpowiedzialność za poszukiwanie rzetelnej informacji zwrotnej.

Jeżeli nie możesz liczyć na to, że wszystkie cenne uwagi i konstruktywne komentarze poda ci na tacy twój przełożony, musisz się o nie zatroszczyć sam. Na szczęście pomocna informacja zwrotna jest do zdobycia. Niekiedy jednak musisz trochę popracować nad wyciągnięciem jej od szefa, kolegów, klientów, dostawców, mentorów i innych osób, które są dla ciebie wzorem.

Przyjrzyjmy się pewnemu przykładowi.

Marek był fenomenalnym strategiem, błyskawicznie znajdującym odpowiedź na każde niemal pytanie. Po ukończeniu studiów na kierunku zarządzania pracował w jednej z największych globalnych firm doradczych, a wcześniej był odpowiedzialny za strategię w spółce z sektora usług technologicznych. W jego biurze często światło paliło się długo po wyjściu reszty współpracowników, bo Marek ślęczał nad danymi i raportami, usiłując wyłowić trendy, które mogłyby wpłynąć na przyszłość jego firmy.

Tak bardzo starał się zrobić dobre wrażenie i odnieść sukces na pierwszym „korporacyjnym” stanowisku, że pochlebne opinie i pozytywne informacje zwrotne od menedżerów płynęły do niego szerokim strumieniem. A przesłanie było jasne i wyraźne: Genialne wnioski. Niesamowita robota. Świetne analizy.

Te pochwały podniosły pewność siebie Marka, podwoił więc swoje zaangażowanie w pracę dla firmy. Tymczasem koledzy wcale nie reagowali na jego pomysły z takim samym entuzjazmem. Marek zaczął podejrzewać, że nie cenią go tak wysoko jak szefowie. I miał rację, bo na jego temat krążyły także po korytarzach bardziej krytyczne opinie: Nie ceni zdania innych. Nie współpracuje. Nie bardzo potrafi słuchać.

Te komentarze pozostawały ukryte w nieoficjalnych kanałach komunikacji. W jaki sposób Marek mógł dotrzeć do informacji, które pomogłyby mu w ocenie własnych słabości i w osiągnięciu celów zawodowych?

Oto dwie wskazówki, jak i gdzie szukać informacji zwrotnej. Warto je rozważyć, choć ich zastosowanie może wymagać trochę wysiłku.

Poznaj sposób myślenia najlepszych liderów »

Decyzje doskonałe 

Decyzje doskonałe. Poznaj sposób myślenia najlepszych liderów i tak jak oni dokonuj świetnych wyborów.
Sięgnij po przewodnik myślenia zintegrowanego dla przywódców – bestseller „Wall Street Journal” i najlepszą książkę biznesowa według The Glob and Mail. To bezcenne źródło praktycznych wskazówek dla każdej osoby, która chce podejmować lepsze decyzje w życiu i biznesie!

Zrób większy użytek z informacji zwrotnej, którą otrzymujesz

Gdyby Marek był trochę bardziej otwarty i świadomy reakcji otoczenia, mógłby wychwycić sygnały świadczące o negatywnych odczuciach kolegów. Podczas jednej z prezentacji Marek musiał zacięcie bronić swojego zdania i niewiele brakowało, by doszło do awantury. Jak tylko spotkanie dobiegło końca, współpracownicy Marka szybko opuścili salę, ale on sam nie zadał sobie trudu odszukania ich później i wysondowania, co mieli mu do zarzucenia. W rezultacie zmarnował szansę na uzyskanie informacji zwrotnej.

Pracownicy mogą być niezadowoleni z liczby uwag otrzymywanych od szefów, ale pierwszym krokiem do naprawdę przydatnych informacji jest przyjrzenie się sobie. Marek nie był otwarty na krytykę ze strony kolegów.

Gdy słyszymy krytyczne uwagi, często trudno nam je przyjąć i wykorzystać do wprowadzenia zmian w swoim zachowaniu. Neurobiolog z Columbia University, Kevin Ochsner, odkrył, że ludzie tylko w 30% przypadków stosują otrzymaną informację zwrotną. A co dzieje się w pozostałych 70%? Może ignorują kierowane do nich komentarze, bo nie pasują do ich wyobrażenia o sobie, albo odrzucają punkt widzenia innych.

Zdarza się też, że osoby bardzo wrażliwe na krytykę nie rejestrują negatywnych opinii w mechanizmie samoobrony. Gdy ktoś oznajmia, że chce przekazać nam kilka uwag na nasz temat, od razu czujemy się zagrożeni – to hormon stresu, kortyzol, który działa tak, jakbyśmy słyszeli kroki przybliżające się do nas w ciemności.

Przekazując komuś informację zwrotną, zastosuj więc praktykę znaną w medycynie

Naukowcy odkryli, że z powodu opisanego powyżej zdenerwowania oraz innych czynników 40‑80% informacji medycznych udzielanych pacjentom natychmiast ucieka im z pamięci, a do tego połowa skutecznie zapamiętanych treści jest nieprawdziwa.

By podnieść prawdopodobieństwo zapamiętania i prawidłowego stosowania przez pacjentów ważnych dla ich zdrowia informacji, naukowcy formułują trzy rady:

  • podawaj konkretne, szczegółowe zalecenia, unikając ogólników,

  • podziel informacje na kategorie, nie podawaj ich w formie listy,

  • wzbogacaj zalecenia treściami pisanymi, wizualizacjami.

Menedżerowie mogą z łatwością zastosować te techniki, by pomóc współpracownikom w łatwiejszym przyjmowaniu informacji zwrotnej, zwłaszcza w czasie rozmów oceniających wyniki.

Przyjmuj z entuzjazmem uwagi od innych

Jeżeli to ty otrzymujesz informację zwrotną, możesz stłumić naturalną skłonność do lekceważenia czy odrzucania krytyki i zacząć przyjmować ją z entuzjazmem. Musisz także – podobnie jak Marek – szukać sposobów na uzyskanie informacji zwrotnej, zanim ktoś inny sam z nią do ciebie przyjdzie. Rób notatki, słuchaj.

Po sesji spróbuj podsumować otrzymane uwagi i podzielić je na kategorie, bo to pomoże ci lepiej przyswoić sobie nowe informacje. Prześlij podziękowania osobie, która przekazała ci swoją opinię, i poproś o potwierdzenie, czy dobrze wszystko interpretujesz: Czy to wszystkie ważne rzeczy, które poruszyliśmy? Czy nie opuściłam czegoś istotnego?

Sam fakt, że robisz notatki i podsumowujesz treść rozmowy, pomoże ci wyegzekwować bardziej wyczerpujące informacje zwrotne. Wysyłasz przecież jasny komunikat o swojej otwartości na większą porcję uwag i komentarzy. Dzieląc uzyskaną informację zwrotną na kategorie i porządkując ją, możesz lepiej nią zarządzać i wyławiać najcenniejsze wskazówki dla własnego rozwoju.

Poproś o porównanie do ideału

Nikomu nie jest łatwo słuchać krytycznej informacji zwrotnej pod własnym adresem i może właśnie dlatego równie trudno jest takiej opinii udzielać. By zwiększyć szanse na dotarcie do krytycznych uwag, które są ci niezbędne w rozwoju, musisz przede wszystkim pokazać twojemu rozmówcy, że może czuć się w tej roli komfortowo i że jesteś gotowy wysłuchać, co ma ci do powiedzenia. Jednym ze sposobów na to jest aktywne zabieganie o uwagi innych.

Oto jak Marek rozwiązał ten problem w praktyce. Wyczuwając, że nie całkiem pasuje do zespołu, zaczął rozmawiać z kolegą, który – podobnie jak on – często zostawał w biurze do późna, a jednocześnie cieszył się dużym poważaniem w firmie. Zadał mu proste pytanie:

Gdyby moją pracę wykonywał ideał i gdyby wykonywał ją idealnie, to co robiłby inaczej niż ja teraz?

Zwróć uwagę, że to pytanie nie skupia się na Marku, tylko pozwala jego koledze wyrazić wszystkie uwagi i sugestie bez poczucia, że mogą one zranić adresata. Rozmowa zaczęła się od ogólników, ale Marek wykazywał autentyczne zainteresowanie tematem i zadawał kolejne pytania. W końcu kolega przeszedł do konkretów:

W tej kulturze uzyskanie poparcia dla pomysłów jest ważniejsze niż same pomysły. Moim zdaniem, ideał poświęcałby więcej czasu na omawianie pomysłów z innymi i dopiero potem je oficjalnie prezentował. To świadczyłoby także o woli współpracy.

Właśnie tego potrzebował Marek: kontaktów z kolegami w celu przekonania ich do swoich pomysłów i pokazania, że chce z nimi pracować. Z taką informacją zwrotną mógł zacząć się zmieniać, co zresztą z powodzeniem zrobił.


Podobnie jak w amerykańskim parku przyrody Crater of Diamonds State Park, gdzie zwiedzający mogą szukać diamentów (a znaleziony kamień należy do znalazcy), informacja zwrotna często leży na ziemi i czeka, byśmy zechcieli włożyć nieco wysiłku w dotarcie do niej. A jeśli zdobędziesz się na bardziej systematyczne podejście do dokumentowania i analizy uzyskanych opinii, zwiększysz szanse na rzeczywiste ich zastosowanie w codziennym życiu. Gdyby było ci trudno wyciągnąć na światło dzienne ukryte w cieniu informacje, zadaj kilka pytań o idealny wizerunek osoby na twoim stanowisku i w ten sposób dojdź do prawdy. Tak czy inaczej, o informację zwrotną na własny temat musimy zatroszczyć się sami. Mądrzy menedżerowie nie czekają, aż spadnie im ona z nieba – szukają jej na ziemi.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Jak skutecznie krytykować? »

Przekazywanie informacji zwrotnych pracownikom, którzy przyjmują postawę obronną 

Holly Weeks

Poznaj strategię opartą na połączeniu trzech składników skutecznych wypowiedzi w trudnych momentach.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy