X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Jak utrzymać uwagę podczas spotkań na Zoomie?

Sarah Gershman  · 4 min

Jak utrzymać uwagę podczas spotkań na Zoomie?

Uczestniczysz w wideokonferencji. Jesteś jedną z dziewięciu twarzy na ekranie. Po dziesięciu minutach rozmowy twoje myśli odpływają w kierunku innych zadań, które na ciebie czekają. Zaczynasz czytać maile i na nie odpisywać, liczysz, uzupełniasz wyniki w tabelkach. Dyskusja się toczy, ale ty nie wiesz już, na jaki temat. Po spotkaniu dopada cię poczucie, że znów straciłeś swój czas. Czy ten scenariusz nie brzmi znajomo?

Istnieje wiele rad na temat efektywnego prowadzenia wirtualnych spotkań. Choć z całą pewnością są one istotne, z reguły pomija się w nich rolę, jaką odgrywają słuchacze.

W 1913 r. Max Ringelmann, francuski inżynier agronom dokonał odkrycia, które w istocie tłumaczy, dlaczego wirtualne spotkania są z reguły nieskuteczne. Ringelmann poprosił kilkuosobowy zespół o ciągnięcie liny. Następnie poprosił poszczególne osoby, aby osobno wykonały tę czynność. Zauważył, że kiedy ludzie pracowali indywidualnie, przykładali się bardziej do zadania, niż kiedy pracowali zespołowo. Efekt Ringelmanna (lub inaczej efekt próżniactwa społecznego) oznacza, że im większa jest grupa, tym jej członkowie odczuwają mniejszą odpowiedzialność za osiągnięcie sukcesu. Kiedy nie czuje się, że ma się znaczenie dla sukcesu misji, łatwo się wyłączyć lub mniej przykładać. I tak nikt tego nie zauważy, prawda?

Zarządzaj swoimi emocjami! »

HBRP Emocje w życiu i w biznesie: UWAŻNOŚĆ 

Trening uważności (mindfulness), zwiększa poziom skupienia, samoświadomości i odporności czyli cech, które są nieodzowne zwłaszcza w pracy menedżerskiej.
Jak go przeprowadzić? Jak rozwijać uważność i co warto o niej wiedzieć?
Koniecznie sięgnij po ebook „Uważność” z naszej najnowszej serii i zyskaj wskazówki, które Ci w tym pomogą.

W trakcie spotkań wirtualnych – szczególnie rozmów konferencyjnych – efekt Ringelmanna jest zwielokrotniony. Jeśli nie jesteś obecny w tym samym pomieszczeniu, by pomóc w „ciągnięciu liny” spotkania, brakuje ci motywacji do słuchania i aktywnego w nim udziału. Z kolei im mniej się czujesz potrzebny, tym łatwiej ci się rozproszyć i tym mniej wnosisz do dyskusji. A im mniejszy wkład, tym mniej satysfakcjonujące będzie to doświadczenie. Niestety to, jak działa rozproszenie, nie tylko przekłada się na gorsze efekty spotkań, ale również pogarsza doświadczenie słuchania. Przeprowadzone w 2010 r. badanie psychologów z Uniwersytetu Harvarda pokazało, że rozproszenie, oderwanie od chwili obecnej, choć łatwe i kuszące, w ostateczności budzi frustrację i niezadowolenie.

Jak ograniczyć efekt Ringelmanna i dać z siebie więcej podczas spotkań wirtualnych (wyciągając z nich również więcej dla siebie)? Sposobem nie są częstsze i głośniejsze wypowiedzi. Tajemnica efektywnego uczestnictwa polega na uważnym i ukierunkowanym słuchaniu. Szczególnie podczas wirtualnych spotkań musi być ono aktywne, oparte na współuczestnictwie i wzajemnej pomocy. Oto pięć strategii, dzięki którym możesz skuteczniej słuchać podczas kolejnej wideokonferencji.

Przed spotkaniem określ jego wartość

Zanim rozpocznie się spotkanie, poświęć kilka minut na określenie jego celu i wartości, jaką ci ono przyniesie. Na ile informacje, które zamierzasz przekazać, są ważne? Jaki chcesz mieć udział w spotkaniu? Na ile będziesz w nie zaangażowany? Przygotuj odpowiedzi na te pytania. Jeśli nie masz decydującej roli do odegrania ani nie musisz przedstawić żadnych informacji, określ, czego konkretnie chcesz się dowiedzieć dzięki tej rozmowie. Wcześniejsze pomyślenie o tym sprawi, że będziesz uważniej słuchać wypowiedzi innych.

Komentuj wypowiedzi innych

Niejednokrotnie uczestnicy spotkań prezentują swoje opinie, nie słuchając lub nie odnosząc się do tego, co zostało powiedziane wcześniej. W rezultacie prowadzi to do powtarzania argumentów, tym bardziej, gdy jednocześnie zaczyna mówić kilka osób. Wszystko to osłabia tempo spotkania, wywołuje chaos oraz frustrację. Przeciwdziałać temu można, aktywnie słuchając. Zanim zgłosisz nowy temat, powtórz to, co usłyszałeś, lub określ argument, na który odpowiadasz. Nie tylko ułatwi to rozmowę, ale zwiększy też szanse, że inni usłyszą, co masz do powiedzenia. Ludzie chętniej się angażują, jeśli mają poczucie, że zostali wysłuchani.

Łącz poszczególne wypowiedzi

Trudno jest prowadzić wirtualne spotkania. Uczestnicy często zgłaszają oderwane od siebie uwagi, a prowadzącemu trudno jest utrzymać płynny tok rozmowy. I tym razem pomocna jest umiejętność słuchania. Słuchaj uważnie wypowiedzi innych, a następnie zobacz, jak możesz odnieść się do tego, co usłyszałeś, aby posunąć rozmowę do przodu. Jeśli w trakcie spotkania zauważasz, że np. część uczestników porusza kwestię frustracji jednego z klientów, możesz powiedzieć: „Część z was zgłasza, że klient jest sfrustrowany. Czy macie pomysł, co jest tego źródłem?”. Zauważ, że nie przedstawiasz żadnej nowej informacji. Słuchając, a następnie łącząc ze sobą wypowiedzi, możesz pomóc innym uczestnikom w zrozumieniu szerszego procesu i przekierować rozmowę na produktywne tory. Skuteczne słuchanie polega na zabieraniu głosu i dzieleniu się refleksjami na temat tego, co zostało powiedziane.

Pracuj mniej i bardziej efektywnie dzięki szkoleniu online! »

Szkolenie online ICAN Business Advisor - Zarządzanie efektywnością 

Jak mierzyć efektywność w organizacji oraz własną? Jak definiować jej parametry? Szkolenie zawiera 5 lekcji, które pomogą Ci wyznaczać właściwe mierniki sukcesu oraz opracujesz optymalny system mierzenie postępów w zarówno w zespole, jak i firmie.

Produkt cyfrowy - dostęp ważny przez 3 miesiące od daty zakupu

Skup ponownie uwagę

Pomimo najlepszych prób słuchania błądzenie myślami podczas rozmowy jest czymś naturalnym. Zdarza się to nawet tym, którzy potrafią słuchać. Aby temu zaradzić, musisz – podobnie jak podczas medytacji – uchwycić rozpraszającą myśl, a następnie świadomie przekierować uwagę z powrotem na rozmowę. Dobrze mieć obok siebie kartkę papieru. Samo zapisanie błądzących myśli pozwala je „gdzieś” umieścić, dzięki czemu będziesz mógł do nich wrócić po zakończeniu spotkania.

Nie bój się pytać

Czasami, kiedy coś cię rozproszy, a następnie uda ci się wrócić myślami do spotkania, możesz czuć się zagubiony, bo rozmowa potoczyła się w nowym kierunku, a ty nie zauważyłeś, kiedy to się stało. Daj sobie kilka minut, aby na nowo wdrożyć się w dyskusję i nie bój się zadawać pytań uściślających. Możesz powiedzieć: „Przepraszam, ale straciłem wątek. Czy możecie powiedzieć, dlaczego teraz koncentrujemy się na…”. W ten sposób pomożesz też innym, ponieważ prawdopodobnie nie tylko ty odczuwasz zagubienie.

Będąc w izolacji i komunikując się z innymi na odległość, odczuwamy silniejszą potrzebę walki o to, aby nas usłyszano i aby nasz głos nie zgubił się w gwarze rozmowy. I w tym wypadku pomocne będzie słuchanie. Paradoksalnie uważne i aktywne słuchanie jest jednym z najlepszych sposobów, aby cię wysłuchano. Podnosi ono twój status podczas rozmowy i sprawia, że inni z większą ochotą cię słuchają. Ponadto tworzy istotną więź w czasie i miejscu, w którym ludzie najbardziej jej potrzebują.

Sarah Gershman

Profesor w McDonough School of Business przy Georgetown University, prezes Green Room Speakers, firmy komunikacyjnej z siedzibą w Waszyngtonie.

Bądź na bieżąco

Odblokuj wszystko!

Trzy tytuły – trzy perspektywy HBRP.pl, ICAN.pl, MITSMR.pl
31 szkoleń z certyfikatem online ICAN Business Advisor
Webinaria kryzysowe Wideo i LIVE

Powiązane artykuły

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco

Odblokuj wszystko!

Trzy tytuły – trzy perspektywy HBRP.pl, ICAN.pl, MITSMR.pl
31 szkoleń z certyfikatem online ICAN Business Advisor
Webinaria kryzysowe Wideo i LIVE

Najpopularniejsze tematy