X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Jak powiedzieć szefowi, że masz za dużo do zrobienia

Rebecca Knight  · 8 min

Jak powiedzieć szefowi, że masz za dużo do zrobienia

Dziś, jak się zdaje, wszyscy mamy za dużo spraw na głowie. Każdy narzeka na przepracowanie. Jak zatem powiedzieć szefowi, że masz po prostu zbyt wiele rzeczy do zrobienia? Nikt przecież nie chce mieć opinii osoby leniwej, niezaangażowanej i niepotrafiącej pracować zespołowo. Jak możesz ochronić swój wizerunek osoby, która ciężko pracuje, kiedy jednocześnie mówisz, że nie dajesz już rady?

Bez względu na to, jak jesteś zajęty, rozmowa z szefem na temat nadmiernych obowiązków może być niezwykle ciężka. Zdaniem Julie Morgenstern, ekspertki ds. wydajności i autorki książki Never Check E‑Mail in the Morning, są po temu dwojakie przyczyny.

  • Po pierwsze możesz się obawiać, że jeśli coś powiesz, grozi ci to utratą pracy. „Gdzieś z tyłu głowy masz poczucie, że jeśli nie dajesz sobie rady z obowiązkami, to znajdzie się ktoś inny, kto sobie z nimi poradzi; czujesz się więc zbędny”, mówi. 

  • Po drugie, „czymś naturalnym są wątpliwości, czy być może nie pracujesz wystarczająco dużo, mądrze lub efektywnie. Że powinieneś umieć sobie z tym poradzić. A zatem cierpisz w milczeniu”. 

Takie postępowanie jest niebezpieczne dla twojej kariery, mówi Liane Davey, współzałożycielka 3COze Inc. i autorka książki You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done. „Ambicja lub chęć zaimponowania szefowi sprawia, że podejmujesz się zadań powyżej własnych możliwości, ale kiedy następnie nie udaje ci się wypełnić zobowiązań – albo wykonasz pracę pośpiesznie lub na niskim poziomie jakości – pokazujesz, że nie można na tobie polegać”. Dlatego też, gdy czujesz się przytłoczony pracą, powinieneś powiadomić swojego menedżera. Oto kilka sposobów, które umożliwią ci przeprowadzenie sprawnie tej rozmowy.

Odpuść sobie

Poczucie przytłoczenia i przepracowania nie oznacza, że jesteś gorszym pracownikiem. „Nie oceniaj się zbyt surowo”, mówi Morgenstern. „Większość firm wprowadza rozmaite cięcia, a potem musi radzić sobie z sytuacją, że rośnie liczba zadań, a kurczy się czas na ich realizację”. Jeśli jesteś dobrym pracownikiem, który od czasu do czasu odmawia prośbie lub prosi o chwilę wytchnienia, nie oznacza to, że „jesteś leniwy czy źle o tobie świadczy”. W istocie, dodaje Morgenstern, okazjonalna odmowa zwiększa jedynie twoją wiarygodność. „Szefowie chcą, aby pracownicy zgłaszali, kiedy coś uniemożliwia im działanie na najwyższym poziomie”.

Nawet jeśli czujesz się niekomfortowo, przyznając, że nie jesteś w stanie sobie poradzić z wszystkimi obowiązkami, to zdaniem Davey, „postępujesz w ten sposób odpowiedzialnie” z punktu widzenia organizacji. „Kiedy się nie wyrabiasz z pracą i nie możesz wypełnić swoich zobowiązań, stawiasz w trudnej sytuacji cały zespół”.

Szukaj porady i wsparcia

Jeśli masz poczucie przeciążenia pracą, spróbuj spojrzeć na zakres twoich obowiązków okiem kogoś z zewnątrz, radzi Morgenstern. „Ktoś inny może ci pomóc znaleźć odpowiednią perspektywę”. Ekspertka sugeruje opisanie swoich projektów i obowiązków komuś zaufanemu – znajomemu lub współpracownikowi. „Poproś go, aby przyjrzał się ilości pracy, jaką musisz wykonać” i przestawił szczerą opinię, „czy nie jest jej za dużo jak na jedną osobę”. Możesz też poprosić szefa o radę i „coaching na temat strategii radzenia sobie z nadmiarem pracy”, dodaje Davey. Zwrócenie się o poradę pomoże ci zarówno wyjaśnić oczekiwania, jak i zwiększyć skuteczność pracy. „Powiedz: Przygotowanie tego raportu dla działu finansów zajmuje mi około pięciu godzin miesięcznie. Czy to tyle, ile byś oczekiwał? Czy masz jakieś pomysły, jak mógłbym usprawnić ten proces?”. Bo przecież „nie jest tak, że twój szef nigdy nie znalazł się w identycznej sytuacji”.

Zostań mistrzem zarządzania sobą »

HBRP Masters „Zarządzanie sobą” – ebook 

Zdobywaj wiedzę od najlepszych.
Sprawdź, jakie wskazówki na temat skutecznego zarządzania sobą i stawania się lepszym przywódcą ma dla Ciebie Peter Drucker, jeden z najwybitniejszych umysłów XX wieku.

Przedstaw rozwiązania

Szczera rozmowa z menedżerem na temat obciążenia pracą wymaga odpowiedniego podejścia, wyjaśnia Morgenstern. „Wspólnie z szefem dążysz do osiągnięcia celów firmy”.

Ekspertka radzi też, żeby zacząć rozmowę od „przypomnienia wspólnych celów organizacji”, aby upewnić się, że tak samo je rozumiecie. „Następnie powiedz, co przeszkadza ci” w osiągnięciu tych celów. Wypowiadaj się w sposób możliwie jak najbardziej konkretny. Możesz na przykład powiedzieć: „To zadanie wymaga dużo czasochłonnego wyszukiwania danych” albo „Teraz, kiedy zarządzam zespołem, poświęcam więcej czasu na planowanie i mam mniej czasu na realizację codziennych zadań”.

Istotne znaczenie ma następna część rozmowy: zaproponuj trzy pomysły rozwiązania problemu. „Nigdy nie idź do szefa z problemem, jeśli nie masz rozwiązania”, zaleca Morgenstern. Możesz na przykład zasugerować, żeby pewne zadania były wykonywane raz na kwartał, a nie raz na miesiąc, żeby w konkretnym projekcie zaangażować ci do pomocy współpracowników lub żeby organizacja zatrudniła kogoś tymczasowo, zdejmując z ciebie nadmierne obciążenie. Twoim celem powinno być określenie „projektów, które można przesunąć, delegować, wykreślić lub ograniczyć”.

Wyznacz priorytety

Trudno znieść sytuację, kiedy szef daje ci kolejne zadanie, podczas gdy i tak nie masz już na nic czasu. „Często zleca się do wykonania pracę, nie mając pojęcia, ile czasu zajmuje realizacja poszczególnych zadań”, tłumaczy Davey. W takich przypadkach należy reagować, wyjaśniając, czym się obecnie zajmujesz, i pytając: „Które z tych zdań mają największe znaczenie? Jakie priorytety mam przydzielić pozostałym?”.

Morgenstern zaleca, aby poprosić szefa „o zdefiniowanie poziomu wysiłku”, jakiego oczekuje przy realizacji pewnych zadań, oraz tego, jak „rozumie maksymalny, minimalny lub średni wysiłek”. Bez względu na wszystko nie powinienieś od razu przyjmować nowego zadania, jeśli nie masz pewności, czy uda ci się je zrealizować, podkreśla ekspertka. „Powiedz: Czy możesz określić swoje oczekiwania w związku z tym zadaniem i pozwolić mi zorientować się, czy będę w stanie je wykonać, biorąc pod uwagę pozostałe projekty, nad którymi teraz pracuję? Czy mogę przekazać ci tę informację jutro? Zapewnij sobie w ten sposób dodatkowy czas”.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Delegowanie pracy współpracownikom pozwala zarobić ponad 20% więcej »

Delegowanie obowiązków może zwiększyć twoje zyski 

Thomas N. Hubbard

Na ile, tak w zasadzie, korzystne jest delegowanie obowiązków?

Zaproponuj pomoc

Nawet jeśli masz zbyt dużo do zrobienia, oferowanie pomocy, gdy tylko możesz, jest oznaką zarówno troski, jak i profesjonalizmu. Zadaniem Davey komunikat, jaki przekazujesz szefowi, powinien brzmieć mniej więcej tak: „Wydaje mi się, że nie mogę się podjąć tego projektu, nie zarzucając innych zadań, do wykonania których się już zobowiązałam, ale mogę wykroić czas w kalendarzu, żeby udzielić wskazówek osobie, która się nim zajmie”. Możesz na przykład zaproponować udział w sesji burzy mózgów, przeczytanie pierwszej wersji projektu lub przekazanie opinii na dany temat. „A następnie po prostu zapewnij swoją dostępność”, dodaje. Propozycja niewielkiej pomocy – nawet jeśli masz do dyspozycji mocno uszczuplone zasoby – jest sposobem ugruntowania „własnej pozycji jako odpowiedzialnego pracownika, któremu zależy na powodzeniu organizacji”, tłumaczy Morgenstern.

Mów szczerze

W życiu nas wszystkich zdarzają się sytuacje, kiedy burzliwe sprawy osobiste biorą górę nad wszystkim innym**. Jeśli przechodzisz właśnie przez jeden z takich okresów – u twojej matki zdiagnozowano poważną chorobę lub syn ma kłopoty w szkole – najlepiej otwarcie się tym podzielić**, radzi Morgenstern. Możesz powiedzieć szefowi: „Jeśli się teraz tym nie zajmę, spowoduje to ogromne napięcia w mojej rodzinie i wpłynie na wyniki mojej pracy”, dodaje.

Sposób wypowiedzi powinien być jak najbardziej otwarty, a postawa jak najbardziej „stabilna i zrównoważona”. Davey uzupełnia to, mówiąc: „Pokaż, że jest to kwestia sytuacyjna i ograniczona w czasie”. „Powiedz: rzadko mi się to zdarza, ale przez następne dwa tygodnie będę miał prawdziwe tsunami. Potrzebuję pomocy”. Dobry, rozsądny szef zrozumie i doceni twoją szczerość. „Dążenie do bycia bohaterem do momentu całkowitego wypalenia nie jest najlepszym rozwiązaniem”.

Podziel się sytuacją z współpracownikami

Mówienie szefowi, że jest się przepracowanym, nie zawsze przynosi pożądane efekty. Kiedy szef nie jest gotowy do wprowadzania zmian, Davey radzi, żeby podzielić się z współpracownikami informacją o tym, że ma się poczucie przeciążenia. „Jeśli nie okaże ci zrozumienia szef, może otrzymasz je od współpracowników. Może będą mogli przejąć niektóre z twoich zdań lub poczekać, aż skończysz swoją część pracy. „Nawet jeśli nie mogą ci pomóc, przynajmniej zostali powiadomieni”, że jesteś przeciążony i nie możesz w pełni się zaangażować, ale zależy ci, żeby nie stracić ich zaufania. Jeśli twój szef ciągle nie zwraca uwagi na to, jak bardzo jesteś zajęty, może to świadczyć o konieczności poszukania innej pracy, tłumaczy Morgenstern. Nie da się na dłuższą metę utrzymać stanu przepracowania, dodaje.

Zasady, o których należy pamiętać

Co robić:

  • Poradź się menedżera lub współpracownika, jak możesz zmniejszyć ilość czasu, jaką poświęcasz na pewne zadania.

  • Otwarcie pytaj, czy możliwa jest zmiana jakichś priorytetów lub wprowadzenia kompromisowych rozwiązań.

  • Okaż gotowość do współpracy, pytając, czy możesz w jakiś drobny sposób pomóc współpracownikom lub w realizacji projektów.

Czego nie robić:

  • Zbyt wiele od siebie wymagać. Uważać, że odrzucenie raz na jakiś czas czyjejś prośby lub zwrócenie się o ulgowe potraktowanie jest oznaką twojego lenistwa.

  • Od razu przyjmować wszystkich zleceń. Kup sobie czas, mówiąc szefowi, że przejrzysz zadania, nad którymi obecnie pracujesz, i ponownie się z nim skontaktujesz.

  • Ukrywać sytuacji przed współpracownikami, kiedy szef nie chce cię słuchać. Nie czekaj z informowaniem ich, że masz za dużo spraw na głowie – pomoże ci to utrzymać ich zaufanie.

Analiza przypadku nr 1: Zaproponuj rozwiązania i bądź otwarty na radę

Po roku pracy na stanowisku dyrektor ds. strategii produktowej w Ceridian Lisa Sterling dostała awans na stanowisko szefowej HR u tego producenta oprogramowania HR z siedzibą w Minneapolis. Początkowo zamierzała łączyć obydwa te stanowiska.

Ale po kilku miesiącach przytłoczył ją nadmiar zadań. Wiedziała, że musi porozmawiać ze swoim szefem, Davidem Ossipem, prezesem Ceridian, ale obawiała się tej rozmowy. „Nigdy wcześniej nie byłam u przełożonego z prośbą o pomoc”, wspomina. „Pracowaliśmy razem, ale obawiałam się, że zacznie wątpić, czy decyzja [o awansie] była słuszna i czy nie pomyśli, że nie nadaję się do tej pracy”.

Lisa zaczęła rozmowę od omówienia, jak rozumie priorytety organizacji. Chciała upewnić się, czy jasno rozumie obszary, na których David chciał, aby się koncentrowała. Następnie przedstawiła mu „szczegółową listę” różnych projektów, nad którymi pracowała, zarówno w obszarze strategii produktowej, jak i zasobów ludzkich. „Później powiedziałam mu, gdzie moim zdaniem idzie mi dobrze i z czym mam problemy.

Wreszcie Lisa zaproponowała możliwe rozwiązania. „Zawsze mojemu zespołowi daję taką radę: Jeśli przychodzicie do mnie z problemem, pomyślcie, w jaki sposób moglibyście go rozwiązać, będąc na moim miejscu”.

W tym przypadku Lisa zaproponowała nadanie mniejszego priorytetu pewnym inicjatywom organizacyjnym i odłożeniu na pewien czas wprowadzania na rynek pewnych produktów. Innym pomysłem było zatrudnienie dyrektora ds. strategii produktowej, który przejąłby część jej obowiązków.

Szefowi spodobały się obydwie jej rekomendacje. Przeprowadził też z nią skuteczny coaching i udzielił rad na temat przywództwa. „Powiedział mi, że w miarę rozwoju kariery moja praca będzie coraz mniej dotyczyć zarządzania codziennymi zadaniami, a bardziej doskonalenia mojego zespołu”, wspomina. „Uświadomiłam sobie, że angażuję się w zbyt wiele spraw. Musiałam poprawić umiejętność delegowania zadań i zostawić więcej przestrzeni mojemu zespołowi na ich realizację”.

Lisa cieszy się, że zdecydowała się na tę rozmowę. „Otworzyła mi oczy”, mówi. „Gdybym nie poprosiła o pomoc, nigdy nie otrzymałabym coachingu na najwyższym szczeblu”.

Analiza przypadku 2: Wykazuj się szczerością i otwartością – a także gotowością zmiany pracy, jeśli nie da się dogadać z szefem

Kilka lat temu Janine Truitt pracowała jako specjalistka ds. HR w dużej sieci szpitali. Organizacja z siedzibą na Long Island w Nowym Jorku z roku na rok dynamicznie zwiększała zatrudnienie, a dział HR ledwo dotrzymywał tempa.

„Zajmowałam się wszystkim: od obsługi pracowników na najniższych szczeblach po stanowiska kierownicze w dziesięciu placówkach”, wspomina Janine. „Moja szefowa kazała mi też zajmować się specjalnymi projektami oraz planowaniem zatrudnienia w nowych placówkach”.

Mając za sobą niemalże 10 lat pracy w służbie zdrowia, Janine znalazła się na granicy załamania. Zanim poszła do szefowej, porozmawiała o swoich obowiązkach z najbliższymi współpracownikami. „Zależało mi w większym stopniu na wsparciu moralnym niż przyznaniu, że mam rzeczywiście za dużo na głowie”, mówi. „Wszyscy moi współpracownicy mieli znacznie mniej do zrobienia i okazali mi zrozumienie”.

Janine poprosiła o spotkanie z dyrektor, aby omówić sprawę, i jasno i otwarcie ją przedstawiła. „Powiedziałam jej nie da się dłużej utrzymać takiego obciążenia pracą”, wspomina. „Nie bałam się konsekwencji jasnego postawienia sprawy, zależało mi jedynie na tym, żeby nie zawieść moich współpracowników, a ostatecznie pacjentów”.

Janine zasugerowała kilka możliwych sposobów rozwiązania sytuacji. Na przykład zaproponowała, aby młodszy stażem pracownik zajął się obsługą stanowisk na niższych szczeblach, przez co sama mogłaby skoncentrować się na bardziej strategicznych pozycjach. Poprosiła też, żeby angażować ją w dyskusje na temat ekspansji we wcześniejszej fazie procesu. „Dzięki temu mogłabym zawczasu zorientować się w potrzebach i lepiej zaplanować zatrudnienie na przyszłość”.

Niestety szefowa nie była otwarta na żaden z jej pomysłów. Janine była sfrustrowana i ponownie poradziła się współpracowników: „Udało się nam jedynie dzielić pracą, kiedy mieliśmy do obsadzenia podobne stanowiska w jednej placówce. Zmniejszyło to nieznacznie obciążenia”.

Mimo to, do dnia, w którym złożyła wymówienie, Janine miała zbyt wiele obowiązków do wykonania. Dziś jest dyrektor ds. innowacji w Talent Think Innovations, firmie konsultingowej działającej w dziedzinie strategii biznesowej i zarządzania.

Nie wspomina ciepło swojej starej pracy, ale otrzymała dzięki niej cenną lekcję. „Planowanie zatrudnienia jest jedną z najważniejszych rzeczy, którą należy uwzględnić, prowadząc efektywną działalność biznesową”, uważa. „Jeśli chce się uzyskać wysoki poziom retencji klientów i pracowników oraz małą rotację, należy zadbać, aby pracownicy nie byli ciągle wykorzystywani ponad granice możliwości”.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Nową normą jest przeciążenie pracą »

Przestań wykonywać zadania o wątpliwej wartości 

Priscilla Claman

Przeprojektuj swoją pracę. To ty ją przecież wykonujesz.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy