Jako menedżer musisz dbać o swoich podwładnych, wspierając ich w codziennych zadaniach. Szczególnie potrzebne jest to w okresach intensywnej pracy, tak aby nie padli oni ofiarą wypalenia zawodowego. Jeśli jednak sam żyjesz w stresie, zadanie to może okazać się bardzo trudne do wykonania. Jak więc zadbać o siebie, aby znaleźć jeszcze czas i energię na wspieranie zespołu? Jakie kroki podjąć, aby zminimalizować swój stres i poprawić samopoczucie grupy?
Trudno znaleźć energię, której potrzeba, aby pomagać innym, kiedy samemu jest się u kresu swoich możliwości. Wypalenie zawodowe – w przeciwieństwie do zwykłego stresu – może spowodować „poczucie całkowitego wyczerpania”, tłumaczy Susan David, założycielka Harvard/McLean Institute of Coaching i autorka książki Sprawność emocjonalna. Stan ten „może przenikać wszystkie aspekty twojego życia. Odczuwasz przemęczenie i masz za mało aktywności fizycznej; nie zwracasz uwagi na to, co jesz; nie masz kontaktu z bliskimi”. Ale nie tylko ty na tym cierpisz. „Twój zespół zbiera twój stres, co tylko pogarsza sprawę”, zauważa Whitney Johnson, autorka książki Build an A‑Team: Play to Their Strengths and Lead Them Up the Learning Curve. W trosce zarówno o własne zdrowie, jak i o swoich podwładnych musisz wykorzystać wszystkie dostępne zasoby, aby zaradzić tej sytuacji. Oto sposób, jak to zrobić.
Harvard Business Review Polska to prestiżowy magazyn dla tych, którzy są głodni sukcesu. Inwestując w wiedzę harvardzką, robisz krok w dobrym kierunku. Sprawdź teraz!
Zanim będziesz w stanie pomóc walczyć ze stresem członkom swojego zespołu, musisz sam się z nim uporać. „Zamiast liczyć, że problem rozwiąże się sam, i skupiać się na pracy musisz się zatrzymać, rozejrzeć i zorientować, jak możesz zapewnić pracownikom to, czego potrzebują”, wyjaśnia Johnson. Dobrym punktem wyjścia jest zadbanie o własne zdrowie fizyczne i psychiczne. Odżywiaj się zdrowo; regularnie ćwicz; wysypiaj się w nocy; „spróbuj medytacji i znajdź kogoś, komu możesz się zwierzyć” – najlepiej, jeśli „nie będzie to twój szef”. Dbanie o siebie to nie egoistyczny luksus, a kwestia instynktu samozachowawczego. Johnson sugeruje dzielenie się z zespołem technikami i rytuałami służącymi rozładowaniu napięcia. „Powiedz: to mój sposób zarządzania stresem”.
Nawet jeśli nie udało ci się w pełni zapanować nad stresem, warto pokazać, że poważnie traktujesz ten problem. Możesz nawet zasugerować, że powinniście dbać o siebie jako zespół – ucząc się grupowej medytacji lub dzieląc się wskazówkami na temat praktyk, które pomagają złagodzić stres. Możesz postawić przed zespołem cel ograniczenia stresu, sugeruje David. „Zapytaj po prostu: jak możemy sobie razem poradzić z tym problemem, nawet w kontekście nadchodzącej zmiany?”. W ten sposób pomożesz grupie, lecz również weźmiesz odpowiedzialność za dbanie o siebie. Nie zmuszaj jednak nikogo do takich działań. Poczucie autonomii pomaga przeciwdziałać objawom wypalenia zawodowego, dlatego też zadbaj, aby pracownicy czuli, że dokonują własnych wyborów.
Nie podchodź tak surowo do siebie i swojego zespołu. „Wypalenie jest często źródłem poczucia osobistej porażki”, zauważa David. Ale to oczywiście nieprawda: wszyscy jesteśmy na to narażeni – tak naprawdę „wymusza to nasze środowisko”. „Żyjemy w niedoskonałym świecie, a mimo to oczekujemy doskonałości”. Wiele organizacji potęguje stres. Niejednoznaczność, złożoność, a także całodobowy kontakt, jaki zapewnia technologia, sprawiają, że większość ludzi odczuwa ogromne napięcie. Okazuj współczucie. Przyznaj zarówno przed sobą, jak i publicznie, „że ludzie dają z siebie wszystko, korzystając z dostępnych im zasobów”. Nie oznacza to, że jesteś leniwy lub sobie odpuszczasz. Raczej tworzysz przestrzeń bezpieczną psychicznie dla siebie i innych. Johnson zaleca, aby w okresach stresu rozmawiać o tym z zespołem w szczery, ale optymistyczny sposób. To prawda, jesteśmy bardzo obciążeni pracą. I to prawda, że duże, newralgiczne projekty budzą obawy. Zakomunikuj zespołowi: „będziemy to robić razem i wiem, że się nam uda”.
Musisz również „zastanowić się nad zachowaniami, które modelujesz”, zaznacza David. Jaki komunikat wysyłasz innym, „biegając ze spotkania na spotkanie i nie mając chwili czasu, żeby odetchnąć w ciągu dnia”? Świeć dobrym przykładem, zwracając uwagę na znaczenie przestojów. Pokaż zespołowi, że nie zawsze pracujesz pełną parą. „Przywróć ludzkie podejście w pracy”, apeluje David. Johnson zgadza się z tym podejściem. „Kiedy twoi pracownicy są zawaleni pracą, musisz zachęcać ich do robienia regularnych przerw” – radzi. „Potrzebują czasu na odpoczynek, regenerację i oderwanie się od pracy”. Ważne jest również, aby wyznaczyć granice, na ile praca może przeciągnąć się na wieczór lub weekend. Cokolwiek robisz, nie wysyłaj do członków zespołu e‑maili o północy”, sugeruje Johnson. „Chcesz sam mieć z głowy dany temat, a tymczasem zakłócasz spokój pracowników”. Zamiast tego Johnson zaleca korzystanie z programów umożliwiających planowanie wysyłek e‑maili.
Powszechnym objawem (i przyczyną) wypalenia zawodowego jest „rozziew pomiędzy wartościami wyznawanymi przez pracownika” a wykonywaną pracą, zauważa David. „Odczuwasz stres i zmęczenie, a mimo to nie przestajesz pracować”, zapominając jednocześnie o tym, co kiedyś pociągało cię w tej karierze i organizacji. „Może to mieć toksyczny efekt”. Jako lider musisz „dbać, aby wszyscy rozumieli powody”, dla których wspólnie realizujecie swoją misję. Twoim zadaniem jest pobudzanie zespołu do działania. Przypomnij pracownikom o celu oraz jego znaczeniu dla organizacji i klientów. Kiedy ludzi łączą wspólne wartości i mają ze sobą kontakt, łatwiej im pozytywnie spojrzeć na swoją pracę.
Jeśli wspólnie z zespołem cierpisz z powodu nadmiernych obciążeń pracą, być może nadszedł moment, aby poprosić szefa o ich zmniejszenie. Twoim obowiązkiem jest „obrona zespołu w kontekście celów realizowanych przez organizację”, zauważa Johnson. Zaleca rozmowę z przełożonym o wpływie stresu na morale i wyniki. „Powiedz: mój zespół z zaangażowaniem pracuje nad tym projektem, ale ludzie są zmęczeni. Nie zapominajmy o prawie malejących przychodów”. Powiedz o konsekwencjach wypalenia i opisz obrazowo, jak podjęcie odpowiednich działań leży w interesie firmy. „Nie unikniemy błędów i opóźnień. A będzie nas to drogo kosztować”. Wyjaśnij, że obawiasz się utraty osób cennych dla organizacji. Następnie zapytaj: „czy możliwe jest przesunięcie terminu? Albo ograniczenie zakresu działania?”. Pomyśl też o działaniach, jakie „możesz wdrożyć w zespole, które by w tym pomogły”, radzi David. Być może da się zrezygnować z części spotkań lub przynajmniej je skrócić? Ważne jest, aby liderzy wstawiali się za swoimi pracownikami.
W okresach szaleńczej pracy podejmujcie wspólne wysiłki, aby promować pozytywne nastawienie, podkreśla Johnson. Trudno to zrobić, gdy odczuwa się stres, ale „szukaj pozytywów”, sugeruje. Uśmiechaj się do ludzi. Okazuj im uprzejmość. Pamiętaj, aby regularnie zauważać starania pracowników, doceniać je i dziękować im za nie. „Powiedz: widzę, że zrobiłeś X. Dziękuję. Doceniam to”. Pielęgnuj poczucie wspólnoty i wzajemnego wspierania się. Świętuj osiągnięcie znaczących etapów pracy przez zespół lub przejście przez szczególnie trudny okres. Doceniaj głośno osiągnięcia – własne i zespołu.
Wypalenie zawodowe – w przeciwieństwie do zwykłego stresu – może spowodować „poczucie całkowitego wyczerpania”.
TAK
Zachęcaj zespół do robienia regularnych przerw i do korzystania z okazji, aby się zregenerować.
Wspieraj zespół, posługując się inspirującym językiem. Twoje przesłanie powinno brzmieć: „razem płyniemy tą łodzią!”.
Wstawiaj się za swoim zespołem. Jeśli obciążenie pracą jest zbyt duże, zapytaj szefa, czy nie da się przesunąć terminów lub inaczej przydzielić zadań.
NIE
Nie lekceważ własnego zdrowia i samopoczucia. Dbaj o siebie i dziel się z zespołem strategiami niwelowania stresu, które preferujesz.
Nie traktuj wypalenia zawodowego jako osobistej porażki. Przyznaj zarówno przed sobą, jak i publicznie, że ludzie dają z siebie wszystko, korzystając z dostępnych im zasobów.
Nie pogrążaj się w negatywnych myślach. Bądź dla pracowników źródłem optymizmu i staraj się pielęgnować pozytywne podejście w zespole.
Kilka lat temu Peter Sena, dyrektor generalny i kreatywny Digital Surgeons, firmy marketingowej i projektowej, przechodził kryzys.
„Szybko się rozwijaliśmy we wszystkich aspektach”, wspomina. „Zyskaliśmy nowych klientów, otworzyliśmy nowe biura, podwoiliśmy zespół. Wszyscy pracowaliśmy bez wytchnienia. Zespół kierowniczy był bliski stanu wypalenia”.
Stres odbijał się również na pracownikach. „Widziałem ich zmęczenie”, mówi. „Odczuwali niepokój i byli nadmiernie pobudzeni”.
Kolejną istotną oznaką wypalenia były popełniane przez pracowników błędy. „Ludzie zawalali swoje obowiązki”.
Peter zdawał sobie sprawę, że musi coś z tym zrobić. Zaczął od zmiany własnych nawyków. „Chciałem dać dobry przykład zespołowi”, wspomina. „Kiedy odczuwasz stres, jesteś zwykle przepracowany, niewyspany i nie odżywiasz się we właściwy sposób”. To musiało się zmienić. Nie licząc częstszych treningów fizycznych i regularnej drzemki regeneracyjnej, Peter zaczął praktykować medytację. „Dzięki temu stałem się bardziej uważny i obecny”, mówi.
Medytacja okazała się tak skuteczna, że nawet wprowadził ją do praktyki zespołowej. „Zaprosiliśmy eksperta od medytacji, aby nauczył pracowników wykonywania 10–15‑minutowych ćwiczeń z uważności”, opowiada. „Zmusiło to wszystkich do robienia sobie przerwy w ciągu dnia”.
Peter zadbał również o to, aby jego zespół nie odczuwał ciągłej presji pozostawania w kontakcie elektronicznym. „Korzystamy z aplikacji Slack, a ja zachęcam pracowników, żeby wieczorem włączali funkcję „nie przeszkadzać. Pomogło nam to zwiększyć efektywność korzystania z e‑maili”.
Wreszcie Peter zachęcił podwładnych do robienia regularnych przerw, kiedy mają poczucie, że jest im to potrzebne. Na przykład jednemu z członków zespołu zależało na wcześniejszym wychodzeniu z pracy raz w tygodniu, żeby uczestniczyć w zajęciach jogi. Peter w pełni go poparł. Kiedy ludzie odczuwają stres, ważne jest, aby „dać im pewne poczucie kontroli”, tłumaczy. „Im więcej zapewniasz pracownikom swobody i elastyczności w kształtowaniu własnej drogi, tym większe będzie ich zaangażowanie w realizację celów firmy”.
Peter jest zadowolony z tego, jak wspólnie z zespołem poradził sobie – i nadal sobie radzi! – ze stresem i z wypaleniem. „W naszej branży nierzadko zdarza się, że ludzie pracują do późna w nocy i w każdy weekend”, mówi. „Chciałem stworzyć w firmie kulturę mniejszego stresu”.
Ostatnio firma Digital Surgeons przeszła przez kolejny kwartał gorączkowego, gwałtownego wzrostu. Aby to uczcić, jeden z zespołów wybrał się w piątkowe popołudnie na rozgrywkę laserowego paintballa. „Przekaz był taki: Ciężko pracowaliśmy w zeszłym miesiącu. Teraz zrobimy sobie chwilę przerwy i będziemy to świętować”, mówi. „Takie drobne rzeczy robią wielką różnicę”.
Magdalena Mook, dyrektor generalna International Coach Federation (ICF), organizacji non profit, która jest największą na świecie federacją skupiającą profesjonalnych coachów, opowiada, że kiedy zaczyna odczuwać wyraźne oznaki wypalenia zawodowego, przypomina sobie, że uważnie obserwują ją pracownicy.
„Zespół idzie za liderem”, tłumaczy. „Ludzie odczuwają nerwowość, którą wprowadzam, a to odbija się na zdolności zespołu do działania”.
Mówi, że nauczyła się „rozwijać samoświadomość”, dzięki czemu nie okazuje napięcia i niepokoju. „Liderzy są wzorcem do naśladowania”, dodaje.
Mimo to w pracy zdarzają się sytuacje ogromnego stresu, kiedy nie jest to łatwe. Na przykład ICF organizuje doroczną konferencję dla liderów lokalnych organizacji. Impreza, która odbyła się w Vancouver w zeszłym roku, wymagała skomplikowanych przygotowań logistycznych.
„Wiązało się to z długimi godzinami pracy, ponieważ współpracujemy z ludźmi na całym świecie”, wyjaśnia Magdalena. „Przed imprezą mamy spotkanie zarządu z naszą radą dyrektorów, co dodatkowo zwiększa stres”. Nie trzeba dodawać, że przed konferencją emocje w zespole sięgają zenitu.
Aby sobie z tym poradzić, Magdalena postanowiła codziennie uprawiać sport. Pomogło jej to w złagodzeniu stresu. „Ćwiczenia oczyszczają mój umysł i zapewniają czas na refleksję”.
Magdalena zadbała też, aby jej podwładni koncentrowali się na nadrzędnych celach organizacji, a nie jedynie na odhaczaniu punktów na liście zadań do wykonania. „Wszyscy byliśmy przeciążeni, ponieważ wszyscy odczuwaliśmy ogromny ciężar odpowiedzialności”, wspomina. „Zgromadziliśmy na uroczystości naszych liderów i chcieliśmy, żeby spędzony tam czas uznali za wartościowy”.
Magdalena przypomniała zespołowi o misji organizacji. Zależało jej na tym, aby zespół odczuwał, że stanowi część większej całości.
„Naszą wizją jest to, że coaching integralnie wiąże się ze społeczeństwem”, wyjaśnia. „Musimy o tym pamiętać w tych trudnych czasach. Dzięki temu ciężar obowiązków, długie godziny pracy i odczuwana od czasu do czasu frustracja stają się warte zachodu”.
Po zakończeniu konferencji Magdalena poświęciła czas na świętowanie osiągnięć zespołu. Doceniła pracowników i podziękowała im za ich ciężką pracę. „Była to okazja, aby się zrelaksować i wypić lampkę szampana za dobrze wykonane zadanie”, mówi. „Okazywanie uznania przynosi niezwykłe efekty”.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Najlepsi pracownicy mają ogromną wartość dla firmy »
W jaki sposób postępować z najlepszymi pracownikami aby chronić ich przez wypaleniem zawodowym? HBRP
Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.
Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.
Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.
Rebecca Knight
Niezależna dziennikarka z Bostonu i wykładowczyni w Wesleyan University.
