X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Jak pisać e-maile z wojskową precyzją

Kabir Sehgal  · 4 min

Jak pisać e-maile z wojskową precyzją

W wojsku źle sformatowany e‑mail może zadecydować o różnicy między sukcesem a porażką misji.

Podczas mojej służby wojskowej nauczyłem się, jak organizować wiadomości, aby zmaksymalizować szanse na sukces. Po przejściu do cywila stosowałem te zasady w e‑mailach, które piszę w pracy w biznesie. Dzięki temu moje wiadomości stały się bardziej zwięzłe i rzeczowe, spotykają się z szybszymi odpowiedziami współpracowników i klientów oraz zapewniają wyższą ich jakość. Oto trzy główne wskazówki, dzięki którym nauczyłem się organizować moje e‑maile z wojskową precyzją:

Harvard Business Review Polska to prestiżowy magazyn dla tych, którzy są głodni sukcesu. Inwestując w wiedzę harvardzką, robisz krok w dobrym kierunku. Sprawdź teraz!

1. Tematy zawierające słowa kluczowe

Pierwszą rzeczą, jaką widzi odbiorca e‑maila, jest twoje imię i nazwisko oraz temat wiadomości, dlatego też istotne jest jasne określenie w nim celu, a w szczególności działania, jakie chcesz spowodować. Wojskowi posługują się słowami kluczowymi, które określają charakter e‑maila w temacie. Oto przykłady słów kluczowych:

  • DZIAŁANIE – odbiorca ma podjąć jakieś działanie.

  • PODPIS – wymaga podpisu odbiorcy.

  • INFO – wiadomość ma charakter wyłącznie informacyjny i nie wymaga odpowiedzi ani działania.

  • DECYZJA – wymaga podjęcia decyzji przez odbiorcę.

  • PROŚBA – zabiega o zgodę lub zatwierdzenie przez odbiorcę.

  • KOORD – wymaga koordynacji ze strony lub z udziałem odbiorcy.

Następnym razem, kiedy wyślesz wiadomość podwładnym z informacją o zmianie statusu, postaraj się skorzystać z tego tytułu: INFO – Zmiana statusu. A jeśli chcesz, żeby twój menedżer zatwierdził prośbę o urlop, możesz napisać: PROŚBA – Urlop. Jeśli jesteś menedżerem projektu, który wymaga od kilku ludzi odpowiedzi na przesyłane przez ciebie cotygodniowe raporty z wdrożenia, wpisz DZIAŁANIE – Cotygodniowy raport z wdrożenia.

Tego typu oznakowanie może się wydawać oczywiste lub niepotrzebnie krzykliwe, ponieważ korzysta z wielkich liter. Ale dzięki temu twoje e‑maile będą bez wątpienia wyróżniać się w skrzynce pocztowej odbiorców, a oni sami nie będą musieli zgadywać, w jakim celu do nich piszesz. (Zmusza cię to również do pomyślenia, co w istocie chcesz od drugiej osoby, zanim dorzucisz im kolejną wiadomość do skrzynki).

2. Najpierw myśl przewodnia (BLUF)

Wojskowi zaczynają e‑maile od krótkiego, zwięzłego zdania, które po angielsku określa się skrótem BLUF (Bottom Line Up Front – tak, w wojsku mają skróty na wszystko.) Opisuje ono cel e‑maila oraz wymagane działania. BLUF powinien szybko udzielić odpowiedzi na pięć podstawowych pytań: kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego. Skuteczny BLUF przedstawia czytelnikowi syntezę najważniejszych informacji. Oto przykład takiego zdania z podręcznika lotnictwa wojskowego.

BLUF: Z dniem 29 Paź 13 wszystkie Dokumenty Doktryny Powietrznych Sił Zbrojnych (AFDD) zostały anulowane i zastąpione przez zestaw podstawowych doktryn oraz aneksów do doktryn.

BLUF pomaga odbiorcom szybko zorientować się w treści komunikatu, decyzji oraz dniu wejścia w życie nowych procedur. Czytelnik może nie mieć potrzeby poznania wszystkich informacji, stanowiących tło tej decyzji. Chce się zapewne zorientować, „czy ten e‑mail dotyczy mnie?” i BLUF powinien za każdym razem odpowiadać na to pytanie.

Nowoczesne przywództwo to nie tylko umiejętność motywowania pracowników do działania. »

Program Rozwoju Osobistego - Zarządzanie i przywództwo 

Chcesz wyposażyć się w kluczowe umiejętności współczesnego lidera, a przy okazji zdobyć prestiżowy certyfikat? Sięgnij po program rozwoju osobistego online ICAN Business Advisor® i zgłębiaj tajniki skutecznych działań w tym obszarze!

Liczba modułów w ramach programu: 11

W mojej pracy w biznesie nie korzystam ze skrótu „BLUF”, ponieważ byłby on niejasny dla odbiorców, ale na początku moich wiadomości zacząłem stosować wytłuszczone hasło „Myśl przewodnia”. Czasami nawet wyróżniam myśl przewodnią na żółto, żeby ją dodatkowo zaakcentować. Oto przykład BLUF zaadaptowany do realiów biznesowych:

Temat: INFO – Praca z domu

Shannon,

Myśl przewodnia: Od 1 grudnia ograniczymy – z trzech do jednego – liczbę dni, w których pracownicy mogą pracować z domu.

Tło:

Celem jest poprawa morale zespołu i wzmocnienie współpracy zespołowej.

Decyzję tę wsparli wszyscy członkowie zarządu.

Shannon wie, że nie musi odpowiadać na wiadomość, ponieważ została ona oznaczona jako INFO. Dzięki myśli przewodniej szybko rozumie informację zawartą w e‑mailu. Ponieważ wiąże się z tym poważna zmiana polityki firmy, podane są dodatkowe informacje przedstawiające tło decyzji i pokazujące, że ma ona charakter ostateczny, cieszy się wsparciem kierownictwa oraz ma przynieść firmie pozytywne efekty.

3. Zwięzłość wypowiedzi

Wojskowi wiedzą, że krótkie e‑maile są skuteczniejsze od długich, dlatego starają się zmieścić całą wiadomość w jednym oknie ekranu, aby odbiorca nie musiał przewijać jej treści. Unikają też strony biernej, która sprawia, że zdania stają się dłuższe, co podręcznik lotnictwa wojskowego opisuje w następujący sposób: „Poza wydłużeniem i zmianą szyku zdania strona bierna częstokroć gmatwa jego treść”. Zamiast tego należy korzystać ze strony czynnej, która stawia rzeczowniki przed czasownikami, dzięki czemu wiadomo, kto wykonuje dane działanie. Używając strony czynnej, sprawiamy, że „czasowniki wykonują za nas całą pracę”. Zamiast pisać „Fabryka została zbombardowana przez myśliwiec F18” wojskowi napisaliby „Myśliwiec F18 zbombardował fabrykę”.

Choć krótkie e‑maile są zwykle bardziej efektywne, nawet w wojsku można spotkać się z licznymi przykładami długich wiadomości elektronicznych. Jeśli e‑mail wymaga dodatkowych informacji, należy umieścić je za myślą przewodnią w postaci wypunktowanej listy, dzięki czemu odbiorca może szybko się zorientować, o co chodzi.

I wreszcie, żeby nie zapychać skrzynek pocztowych, wojskowi zamieszczają link do załącznika, zamiast przesyłać sam plik. Zmusza to odbiorcę do odwiedzenia strony, na której zamieszczony jest załącznik, co umożliwia uzyskanie najnowszej wersji danego pliku. Poza tym strona sprawdza, czy odbiorca posiada uprawnienia bezpieczeństwa, aby uzyskać dostęp do pliku, dzięki czemu nie prześlemy go niechcący komuś, kto nie powinien go oglądać.

Oto przykład e‑maila dostosowanego do użytku biznesowego, który zwiera słowa kluczowe w temacie, myśl przewodnią, wypunktowane dodatkowe informacje oraz posługuje się stroną czynną.

Temat: INFO – Zmiana spotkania

Shannon,

Myśl przewodnia: Wyznaczyliśmy cotygodniowe spotkanie kontrolne na czwartek o 14:00, aby dostosować się do kalendarza dyrektora finansowego.

Tło:

  • Szukaliśmy innych możliwych terminów, ale tylko ten był dostępny i ważne jest, abyś uczestniczyła w tym spotkaniu, dzięki czemu będziesz mogła omówić swój wynik finansowy.

  • Dyrektor przyjeżdża do Bostonu w czwartek na spotkanie z zarządem poza biurem.

  • Przed spotkaniem chce zapoznać się z raportem finansowym, który możesz znaleźć tutaj (wstaw link).

Przyjmując wojskowy styl pisania e‑maili, zapewnisz czytelny układ i treść korespondencji między tobą i twoimi współpracownikami oraz klientami.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Cztery kroki, które pomogą ci poprawić pisanie »

Myślisz, że świetnie piszesz? Prawdopodobnie się mylisz 

Josh Bernoff

Nie zdajemy sobie sprawy, jak bardzo nasze „wypociny” frustrują wszystkich dookoła. Jak to zmienić?

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy