Jak nadążyć z własnymi zadaniami, zastępując innych w pracy?

Choć sezon wakacyjny już za nami, za pasem święta. Wkrótce współpracownicy, chcąc wziąć wolne, mogą poprosić nas o zastępstwo. Co powinniśmy zrobić w tej sytuacji?

Wzięcie na siebie obowiązków kolegi podczas jego nieobecności w pracy to obciążenie, z którym nie każdy da sobie radę, nie wpadając w panikę. Balansowanie pomiędzy swoimi codziennymi obowiązkami i pracą innych każdorazowo oznacza więcej e‑maili, zadań, spotkań, a także konieczności udzielania odpowiedzi na pytania dotyczące spraw niezwiązanych z naszym normalnym dniem pracy. Z drugiej strony chcemy pomóc innym, zależy nam bowiem, aby być istotną częścią zespołu. W efekcie jednak jesteśmy przytłoczeni nadmiarem zadań, nie nadążamy ze wszystkim, wpadamy to w panikę, to w frustrację. Zależy nam na tym, żeby nie zawieść innych, ale jednocześnie nie chcemy robić sobie zaległości w pracy.

Poczucie przeciążenia może się spotęgować, kiedy więcej osób przebywa poza biurem, jest na zwolnieniu lub na urlopie. Co robić, gdy musimy wziąć na siebie obowiązki dwóch lub więcej osób? Czy będziemy pracować w szaleńczym tempie po godzinach, starając się zrobić wszystko dla wszystkich? Czy po prostu się poddamy, mając nadzieję na uniknięcie nieprzyjemnych konsekwencji po ich powrocie? A może istnieje jakieś rozwiązanie pośrednie?

Jako trenerka zarządzania uważam, że najlepsza jest ostatnia opcja – znalezienie złotego środka, który umożliwi nam zadbanie o podstawy i pozwoli uniknąć brania na siebie pełnej odpowiedzialności za wszystkie zadania. Sześć przedstawionych poniżej strategii może pomóc nam w osiągnięciu tej równowagi.

Zaakceptuj rzeczywistość

Kiedy ktoś prosi nas o zajęcie się swoimi projektami podczas nieobecności, musimy sobie uświadomić, co realnie jesteśmy w stanie zrobić. Nie uda nam się zrealizować wszystkiego i nie ma w tym nic złego. Jeśli sami musimy spędzać trochę czasu poza biurem (np. odbywając podróż służbową), możemy nie mieć możliwości podjęcia się dodatkowych obowiązków. To samo dotyczy osób, u których prośba o zastępstwo zbiega się z koniecznością dotrzymania istotnych terminów. W takich przypadkach będziemy zmuszeni poprosić współpracownika o znalezienie kogoś innego. Jeśli jednak weźmiemy na siebie dodatkowe obciążenia, możemy uniknąć ataku paniki, kiedy zaczną się piętrzyć nasze własne zadania. Musimy tylko zaakceptować, że nie uda nam się wykonać pracy kolegów w takim samym zakresie, jak gdyby byli oni obecni. Podobnie jak fakt, że prawdopodobnie wolniej będziemy realizować swoje obowiązki. Biorąc pod uwagę, że takie sytuacje cyklicznie się powtarzają w określonych miesiącach roku, warto wziąć to pod uwagę i uwzględnić tę zmienną, planując swoją pracę.

Przejmij kontrolę nad swoim mózgiem i wyzwól swój potencjał »

Umysł Lidera 

Upominki, Książki

Umysł lidera (The Leading Brain)
Wykorzystaj przełomowe odkrycia neuronauk, które zmieniają podejście do zarządzania sobą i innymi
Przeczytaj najlepszą książkę biznesową 2017 roku w kategorii Zarządzanie wg startegy+business. To lektura obowiązkowa dla osób, które chcą pokonać swoje ograniczenia i poznać szczyt swoich możliwości!

Poproś o plan

Na współpracownikach, którzy biorą urlop, ciąży obowiązek dokładnego przekazania obowiązków, które muszą być wykonane podczas ich nieobecności. Może to oznaczać przesłanie e‑maila, w którym określają status projektów, kolejne działania, terminy i kluczowe kontakty. Odpowiadając za czyjąś pracę, musimy mieć pełną wiedzę na temat tego, co należy zrobić, a nie zastanawiać się nad tym, tracąc kolejne cenne godziny. Standardowo współpracownik powinien zamieścić w swoim autoresponderze nasz adres e‑mailowy.

Skoncentruj się na terminach

Kiedy musimy wykonać wiele zadań naraz, warto przejść na tryb awaryjny. Oznacza to radykalne skupienie się na dotrzymaniu terminów i tym, co jest konieczne do zrobienia w danym dniu lub tygodniu. O ile to możliwe, powinniśmy przygotować jedną skonsolidowaną listę terminów oraz zadań do zrobienia dla innych i precyzyjnie zaplanować swój tydzień pracy. Konieczność realizacji zadań dla różnych osób może wymagać bardziej skrupulatnych planów, niż to zwykle robimy z powodu większego prawdopodobieństwa wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń lub nałożenia na siebie wielu terminów. Przede wszystkim musimy skoncentrować się na terminach, których trzeba dotrzymać. Inne, mniej pilne sprawy będą musiały poczekać.

Odłóż na później mniej pilne sprawy

Znaczne nagromadzenie się pilnych zadań będzie spowoduje, że mniej pilne obowiązki trzeba będzie odłożyć na bok. Realizacja projektu bez wyraźnie pokreślonego terminu, działania usprawniające procesy lub networking – to wszystko może, a nawet musi poczekać. Warto też zawiesić lub przekazać innym udział w spotkaniach, które ich dotyczą.

Ogranicz czas dodatkowej pracy

Mając więcej obowiązków, automatycznie rodzi się w nas poczucie, że powinniśmy zostać dłużej w pracy. Jeśli już musimy tak postąpić, wybierzmy kilka dni, w których przyjdziemy wcześniej lub zostaniemy po godzinach. Pod żadnym jednak pozorem nie powinniśmy codziennie siedzieć do późna w biurze lub pracować przez cały weekend. Nie tylko spowoduje to wypalenie i zniechęcenie, ale również ograniczy naszą wydajność. Nadmiar pracy i brak przerw zmniejsza zarówno motywację, jak i koncentrację.

Poproś o pomoc

Czasami udzielając pomocy, sami możemy o nią poprosić. Warto sprawdzić, czy części obowiązków nie może przejąć szef, a w spotkaniach uczestniczyć kolega, który zrobi dla nas notatki. Rozwiązaniem jest też powierzenie swoich zadań osobom ze swojego zespołu lub tymczasowe zatrudnienie dodatkowego pracownika. Ta ostatnia opcja jest wręcz niezbędna podczas dłuższych nieobecności. W tym przypadku należy też odpowiednio wcześniej ustalić z szefem, które z obowiązków możemy wziąć na siebie, a których nie damy rady. Pomaganie współpracownikom podczas ich nieobecności zawsze jest dodatkowym obciążeniem. Jednak dzięki zastosowaniu odpowiednich strategii możemy poradzić sobie ze swoimi podstawowymi obowiązkami, realizując jednocześnie najważniejsze zadania osób, którym chcemy pomóc.

PRZECZYTAJ TAKŻE »

Jak uniknąć wypalenia udzielaniem pomocy 

Zarządzanie i przywództwo | Rozwój przywództwa, Coaching Adam M. Grant, Reb Rebele

Nadmierna uczynność w pracy prowadzi do wyczerpania i często szkodzi właśnie tym ludziom, którym chcesz pomagać. Oto jak skuteczniej dzielić się swoim czasem i specjalistyczną wiedzą.