X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Dwie trzecie menedżerów czuje się niekomfortowo w komunikacji z pracownikami

Lou Solomon  · 3 min

Dwie trzecie menedżerów czuje się niekomfortowo w komunikacji z pracownikami

Kiedyś zawsze i wszędzie spóźniałam się pięć minut, żyjąc w przeświadczeniu, że generalnie ten kilkuminutowy poślizg jest dopuszczalny. Pewnego dnia Nancy, moja klientka i mentorka, spojrzała mi w oczy i grzecznie, acz stanowczo powiedziała: „Jednym z elementów twojego wizerunku jest to, że zawsze się spóźniasz. Nie pozwól, by to ci zaszkodziło”.

Od tamtej pory na każde spotkanie przychodzę jakieś 5–10 minut wcześniej.

Po części zostałam ukształtowana przez takie właśnie niezręczne chwile prawdy. Gdy szczerej opinii, nawet krytycznej, towarzyszy szacunek, może mieć duży wpływ na twoją karierę lub życie osobiste.

Skoro tak wiele można zyskać, to dlaczego przywódcy częściej nie komunikują pracownikom swoich uwag? Nie wszyscy czują się komfortowo z tą odpowiedzialnością. Powstrzymuje ich obawa przed zranieniem czyichś uczuć i ewentualnymi konsekwencjami w postaci reakcji emocjonalnych lub odwetu.

Siła informacji zwrotnej

Jaka jest realna skala tego problemu? Instytut Harris Poll na zlecenie Interact przeprowadził internetową ankietę, w której udział wzięło 2058 dorosłych Amerykanów – wśród nich 1120 osób miało zatrudnienie, a 616 osób spośród zatrudnionych zajmowało stanowiska menedżerskie. Okazało się, że szokująco wysoki odsetek badanych menedżerów (69%) często odczuwa dyskomfort w komunikacji z pracownikami. Ponad jedna trzecia z nich (37%) czuje się nieswojo, udzielając podwładnym informacji zwrotnej na temat pracy, gdy istnieją podejrzenia, że pracownik może negatywnie zareagować na te komentarze.

Wyniki ankiety pokazują też, że wielu menedżerów odczuwa dyskomfort w sytuacjach związanych z okazywaniem słabości, wyrażaniem uznania dla podwładnych, komunikowaniem „firmowej polityki”, dawaniem jednoznacznych poleceń, chwaleniem innych za dobre pomysły, a także podczas rozmów w cztery oczy i w trakcie przekazywania trudnych informacji zwrotnych.

Oto paradoks – dzięki informacji zwrotnej ludzie rozwijają się i wprost kwitną. W mojej pracy konsultanta w dziedzinie komunikacji międzyludzkiej miałam okazję obserwować bardzo wielu menedżerów najwyższego szczebla, dobrze zapowiadających się przyszłych liderów, kierowników zespołów i menedżerów pierwszej linii, którzy jakby ożywali – nawet czuli się wyróżnieni – po uzyskaniu informacji zwrotnej od przełożonych, niezależnie od tego, czy była pozytywna, czy krytyczna.

Wyobraź sobie trening do maratonu bez stopera, kiedy nie masz pojęcia, z jaką prędkością biegniesz, i tylko raz na jakiś czas słyszysz od trenera: „Dobra robota!”. W takiej sytuacji nie wiedziałbyś, czy w ogóle masz odpowiednie przygotowanie, by wystartować.

5 zasad prowadzenia trudnych rozmów

Niepożądanym skutkiem „osładzania” złych wieści i unikania szczerej rozmowy jest złe funkcjonowanie zespołu i osłabienie więzi między ludźmi. Dlatego tak ważne jest udzielanie informacji zwrotnej często i na jak najwcześniejszym etapie. Następnym razem, kiedy przyjdzie ci przeprowadzić trudną rozmowę z pracownikiem, zastosuj kilka następujących zasad:

  • Mów otwarcie, ale zachowaj wrażliwość. Zanim zaczniesz rozmowę, zastanów się, co tobą kieruje. Jeżeli chcesz kogoś zawstydzić albo pokazać swoją przewagę, jesteś na złej drodze. Jeżeli jednak widzisz u podwładnego szansę na poprawę i rozwój, mów szczerze, co myślisz. Nie owijaj w bawełnę. Podaj konkretne przykłady pożądanych zachowań, by lepiej zilustrować, o co ci chodzi.

  • Słuchaj. Słuchanie tworzy przestrzeń, w której obie osoby czują się szanowane. Najlepiej byłoby, gdyby przekazywanie informacji zwrotnej zaowocowało obopólną nauką, bo przecież zmiana na lepsze może dokonać się jedynie wówczas, gdy obie strony zrozumieją sytuację. Polecam niedawno opublikowany na łamach HBR.org artykuł Jacka Zengera i Josepha Folkmana, przytaczający wyniki ogólnoświatowej ankiety, w której poproszono respondentów o ocenienie szefów pod kątem tego, czy potrafią „uważnie wysłuchać zdania drugiej osoby, zanim przejdą do przekazywania swoich opinii i uwag”. Respondenci, którzy ocenili swoich menedżerów jako ludzi umiejących słuchać, częściej mieli poczucie, że potrafią oni także udzielać informacji zwrotnej. Tymczasem badani, którzy ocenili swoich menedżerów negatywnie w aspekcie słuchania, przyznawali im znacznie niższe oceny za umiejętność regularnego komunikowania szczerych i bezpośrednich opinii.

  • Bez osobistych wycieczek. Urojone afronty i złośliwości są toksyczne. Podczas rozmowy oceniającej czyjąś pracę nietrudno o nadmiernie personalne odniesienia. Ale jeżeli masz świadomość silnych emocji towarzyszących spotkaniu, możesz dać rozmówcy szansę na rozładowanie stresu.

  • Bądź obecny całym sobą. Przyjdź na tę rozmowę w pełni skoncentrowany i nie zabieraj się do kolejnego zadania zaraz po jej zakończeniu. Miej odwagę posiedzieć chwilę w milczeniu, jeżeli będzie taka potrzeba. Po jakimś czasie wróć do tematu, żeby przemyślenia po tym spotkaniu nie wytworzyły sztucznego dystansu między tobą a podwładnym.

  • Inspiruj do wielkich osiągnięć. Nie zapominaj powiedzieć osobie, z którą rozmawiasz, jak widzisz jej przyszłość i jakie nadzieje z nią wiążesz.

Przekazana z szacunkiem i w bezpośredni sposób informacja zwrotna nic cię nie kosztuje, a może czynić cuda z punktu widzenia produktywności zarówno jednostek, jak i całego zespołu. Natomiast jej brak prowadzi do całkowitej bezradności. Załamuje się komunikacja w zespole. Liderzy odrywają się od reszty grupy. Ale gdy rozegramy sprawę właściwie, informacja zwrotna zaowocuje skuteczniejszą współpracą, poczuciem wspólnego celu i trwałą zmianą na lepsze.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Czy potrafisz się dobrze komunikować? »

Jak zostać mistrzem komunikacji? 

Joanna Koprowska PL

Sposób, w jakim komunikujesz się z innymi, może być źródłem twojej przewagi – w firmie, w zespole, na rynku pracy. Jak usprawnić swoją komunikację? Skorzystaj z czterech podpowiedzi.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy