X
Następny artykuł dla ciebie

Dwie rzeczy, które niszczą twoją umiejętność koncentracji

William Treseder

Kiedyś budziłem się rano, zaspany sięgałem po telefon i natychmiast się pogrążałem w potoku bezcelowych powiadomień. Cyfrowy szum utrzymywał się w ciągu dnia, odciągając mnie od realizacji istotnych zadań. Byłem rozproszony, podenerwowany i nieskuteczny jako lider. Wiedziałem, że muszę się zmienić, ale nie potrafiłem się jakoś uwolnić od zachowań, które zamykały mnie w tym samym zaklętym kręgu.

To nie jest niezwykły problem. Borykają się z nim mniej więcej w ten sam sposób szefowie na całym świecie. Naszą umiejętność koncentracji niszczą dwa główne wyzwania.

Harvard Business Review Polska to prestiżowy magazyn dla tych, którzy są głodni sukcesu. Inwestując w wiedzę harvardzką, robisz krok w dobrym kierunku. Sprawdź teraz!

Po pierwsze coraz bardziej ulegamy zakłóceniom uwagi wywołanym przez rozmaite powiązane ze sobą urządzenia. Intensywność korzystania ze smartfonów i tabletów gwałtownie wzrasta i obecnie posługujemy się mediami cyfrowymi przeciętnie ponad 12 godzin dziennie. Ten stan hiperłączności nie pozwala nam przetwarzać informacji, odzyskiwać energii ani uwagi.

Po drugie nadmiernie polegamy na spotkaniach jako podstawowej formie interakcji z innymi osobami w pracy. Badania wskazują, że spotkania wypełniają od 35 do 55% naszego czasu, a zdarza się, że nawet znacznie więcej. Jeśli mamy utrzymać koncentrację na naprawdę istotnych działaniach, coś musi się zmienić.

Zdolność poradzenia sobie z tymi kwestiami przyniesie ogromne korzyści zarówno tobie, jak i twojej firmie. I ty, i pozostałe osoby w zespole będziecie czerpać większą satysfakcję z pracy oraz osiągać lepsze z niej jej efekty. Dane odzwierciedlają to, co podpowiada nam zdrowy rozsądek: jeśli chcemy utrzymać koncentrację oraz skuteczność w pracy, musimy wykroić dla siebie więcej czasu. Pomoże w tym pięć następujących wskazówek.

1. Ćwicz uważność

Największym błędem, który wszyscy popełniamy, jest sposób, w jaki zaczynamy nasz dzień. Czy natychmiast przewracasz się na bok i zaczynasz sprawdzać e‑maile w telefonie?

Zdaniem psycholog z Uniwersytetu Stanforda, Emmy Seppäli, to zły pomysł. Przekonuje, że ciągle pobudzając naszą reakcję na stres [kiedy sprawdzamy telefon], paradoksalnie osłabiamy wszystkie te zdolności kognitywne – takie jak pamięć i uwaga – których nam tak desperacko potrzeba.

Co zatem powinniśmy robić? Zacząć od prostych ćwiczeń uważności. Może to być kilka głębokich oddechów po przebudzeniu czy krótka medytacja. Dr Seppälä wyjaśnia, dlaczego to takie ważne: Medytacja to sposób ćwiczenia systemu nerwowego, aby się uspokoił, mimo stresu związanego z codziennym życiem. Kiedy jesteśmy spokojniejsi, zwiększamy swoją inteligencję emocjonalną i podejmujemy lepsze decyzje. To nie najgorszy sposób na rozpoczęcie dnia.

2. Organizuj zadania

Kolejnym powszechnym błędem jest pozwolenie, aby inne osoby wypełniały nasz kalendarz, szczególnie rano. Należy zapewnić sobie wystarczająco dużo czasu na realizację złożonych, kreatywnych zadań.

Paul Graham, przedsiębiorca, inwestor i współzałożyciel firmy Y Combinator, ujął to świetnie w słynnym już tekście z 2009 r., zatytułowanym „Maker’s Schedule, Manager’s Schedule”: jedno spotkanie może rozwalić [cały dzień], dzieląc go na dwa fragmenty, zbyt małe, aby zrobić coś trudnego.

Kreatywne zadania wymagają poświęcenia czasu, kiedy mamy świeżość umysłu, a nie tylko kilku rozproszonych minut, wciśniętych między spotkania. Wszyscy uwielbiamy myśleć, jak to świetnie radzimy sobie z robieniem wielu rzeczy naraz, ale badania konsekwentnie wykazują, że zupełnie to nam nie wychodzi.

Zamiast męczyć się z realizacją istotnych rzeczy, możemy skorzystać z naturalnego rytmu naszego ciała. Skoncentrować się na złożonych, kreatywnych zdaniach rano; rzeczach, które zazwyczaj wykonujemy samodzielnie lub wspólnie z dwiema, trzema osobami. Przesunąć wszystkie inne spotkania na popołudnie. Łatwiej wtedy pokierować takimi prostszymi, zorientowanymi na realizację spotkaniami z większą liczbą uczestników.

3. Posprzątaj

Czy na twoim biurku jest bałagan? A jak wygląda pulpit twojego komputera? Ekran powitalny smartfona? Obszary te mogą się wydawać w ogólnym rozrachunku nieistotne, ale nasze środowisko wpływa na naszą produktywność i jakość pracy w sposób, z którego dopiero zaczynamy sobie zdawać sprawę.

W tym kontekście nie dziwi, że najważniejszą radą, jakiej podczas ceremonii wręczania dyplomów na Uniwersytecie Teksańskim w Austin udzielił studentom (emerytowany obecnie) admirał oddziałów Navy SEALs William McRaven, dotyczyła… słania łóżka.

Utrzymywanie w czystości środowiska pracy – zarówno tego fizycznego, jak i cyfrowego – ma istotne znaczenie dla zdolności zachowania koncentracji. W pracy wkładaj wszystko do szuflady. Twórz foldery na pulpicie, aby pozbyć się wszystkich przypadkowych plików, i pozostaw tylko najważniejszych 8–12 aplikacji na ekranie powitalnym. Wyłącz wszystkie niepotrzebne powiadomienia. Jeśli nie pozwolisz, aby rozpraszał cię bałagan, znacznie dłużej utrzymasz koncentrację.

4. Odchudź spotkania

Ile osób uczestniczyło w twoim ostatnim spotkaniu? Ile spośród nich było faktycznie zaangażowanych w tworzenie lub przygotowanie jego wyników?

Pytania te mogą wydawać się dziwnym sposobem na osiągnięcie koncentracji, niezliczone badania jednak wykazały korzyści, jakie wiążą się z mniejszymi zespołami. Kiedy jest za dużo osób, znacznie trudniej o koncentrację i odpowiedzialność – to dlatego dochodzi do sytuacji, w której ludzie siedzą w milczeniu przez całe spotkania, wpatrując się tylko w ekrany laptopów.

Aby utrzymać własną koncentrację, utrzymuj koncentrację zespołu. Ogranicz liczbę uczestników do ośmiu lub mniej, jeśli nie jest to spotkanie poświęcone wyłącznie celom informacyjnym. Zadbaj, aby każde spotkanie kończyło się ustaleniem działań, harmonogramem ich realizacji oraz wyznaczeniem osób, które odpowiadają za ich wykonanie. Taka osoba bezpośrednio odpowiada za zadanie, co stanowi niezwykle skuteczną metodę stosowaną przez Apple do zarządzania licznymi kadrami pracowników.

5. Wyznacz bufory

Jednym z powodów, dla których wiele osób ma kłopot z utrzymaniem koncentracji, jest brak marginesu oddzielającego poszczególne działania.

Nie można utrzymać szczytowej formy, goniąc ze spotkania na spotkanie. Ludzki mózg ma trudność z przełączaniem się między zadaniami i kontekstami, a zdolność ta ulega osłabieniu w ciągu dnia. W przypadku niezwykle zajętych członków kierownictwa oznacza to marnowanie do 70% ich czasu w pracy.

Jeśli chcesz uniknąć marnowania czasu i wypalenia, wstaw bufory między poszczególnymi spotkaniami. Na każde 45–60 minut, które spędzasz na spotkaniu, pozostaw 15 lub więcej minut na przetworzenie informacji, refleksję oraz określenie priorytetów. Unikniesz w ten sposób poczucia wypalenia, które towarzyszy wielu z nas pod koniec długiego dnia. I raczej nie będziesz mieć trudności z przekonaniem do tego innych menedżerów: jedynie skorzystają, również przyjmując taką taktykę planowania spotkań.

Utrzymanie koncentracji w pracy nie jest łatwe, ale jest wykonalne. Tych pięć praktycznych technik pomoże ci w skupieniu na zadaniu, osiągnięciu tego, co istotne, i czerpaniu większej satysfakcji z pracy przez cały dzień.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Praca zdalna z domu wydaje się spełnieniem marzeń »

Jak utrzymać koncentrację, kiedy pracujesz w domu 

Elizabeth Grace Saunders

Praca zdalna z domu może się wydawać spełnieniem marzeń – do czasu, kiedy w drogę nie zaczną ci wchodzić osobiste zobowiązania. Jak sobie z tym radzić?

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy