X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Dlaczego warto organizować wideokonferencje?

Scott K. Edinger  · 3 min

Dlaczego warto organizować wideokonferencje?

Gdybyście znali technologię, która pomogłaby wam usprawnić współpracę w organizacji, skrócić czas spotkań oraz zwiększyć zaangażowanie podczas dyskusji, z pewnością byście z niej korzystali, prawda? Być może zaskoczy was fakt, że macie już do dyspozycji to niezwykle skuteczne narzędzie.

Technologia wideokonferencji, która istnieje od lat, jest dostępna w wielu postaciach – od systemów korporacyjnych, takich jak teleobecność, po kamery wbudowane w komputery czy telefony komórkowe. Dzięki darmowym serwisom, takim jak Skype czy Zoom, dostęp do wideokonferencji ma każdy posiadacz komputera czy smartfona. A jednak ciągle w komunikacji posługujemy się e‑mailem lub telefonem.

Z wideokonferencji zacząłem regularnie korzystać mniej więcej rok temu w sytuacjach, w których osobiste spotkanie było albo niemożliwe, albo niepraktyczne, a uzyskane wyniki naprawdę mnie zaskoczyły. Nawet jeśli nie lubicie oglądać się na ekranie, pomyślcie tylko, jak to potężne narzędzie może zwiększyć wydajność i efektywność waszej pracy.

O połowę krótsze spotkania

Prowadząc rozmowy konferencyjne, doskonale znacie te sygnały. Coś mówicie lub zadajecie pytanie, a po sekundzie lub dwóch milczenia słyszycie dźwięki typu „ehe”, „aha”, którym w tle towarzyszy klikanie klawiatury. W końcu otrzymujecie odpowiedź, która tylko częściowo wiąże się z zadanym pytaniem lub przekazaną przez was informacją.

Wiecie, że osoba po drugiej stronie linii robi kilka rzeczy na raz. Wszyscy byliśmy w takiej sytuacji, czując, jak nieubłaganie przyciąga nas ekran komputera podczas rozmowy telefonicznej. Czasami znajdujemy się pod presją czasu, a innym razem po prostu łatwiej pozwolić, aby umykała nam uwaga zamiast zebrać wszystkie dostępne zasoby i skupić się na jednym zadaniu. Pełna koncentracja sprawia, że dzieje się coś niezwykłego. Widać różnicę pomiędzy jakością pomysłów, które są wynikiem rozmowy, wnikliwością komentarzy a poziomem zaangażowania w dyskusję.

Co najważniejsze, zajmuje to nam mniej czasu. Z doświadczenia wiem, że jedną trzecią do połowy czasu spędzonego na rozmowach konferencyjnych marnuje się, próbując ukierunkować rozlewającą się bez ładu dyskusję, wyjaśniając nieporozumienia wynikające z czyjejś nieuwagi i omawiając tematy, które zostały już omówione. Z czymś takim nie mamy do czynienia podczas wideokonferencji. Wolałbym spędzić 45 minut, prowadząc wideokonferencję z prezesem lub dyrektorem naczelnym firmy niż dwie godziny na tradycyjnej rozmowie konferencyjnej.

Wideokonferencje są znacznie skuteczniejsze dla wszystkich zaangażowanych, zapewniając skupienie, które umożliwia opracowanie strategii lub omówienie szczególnie trudnej kwestii.

Informacja jest dziś droższa niż złoto»

Lepsze zaangażowanie i zrozumienie

Z dziesiątek badań oraz z własnego doświadczenia wiemy, że bezpośrednie interakcje są znacznie bardziej efektywne niż rozmowy telefoniczne i e‑maile, ponieważ tylko w tym pierwszym przypadku mamy możliwość odczytywać sygnały niewerbalne. A te mają ogromne znaczenie dla naszej zdolności budowania relacji i zrozumienia innych. Pomagają we wszystkich związanych z tym aspektach – od tworzenia zaufania po sposób rozumienia informacji.

I choć wideokonferencje nie są równie dobre jak komunikacja twarzą w twarz, to umożliwiają bezpośrednią interakcję. Dzięki temu możemy nie tylko zastanawiać się nad wypowiedzianymi słowami, ale również widzimy wyraz twarzy, postawę oraz ogólną mowę ciała, co pozwala nam intuicyjnie rozumieć to, co się do nas mówi.

Towarzyszyłem klientom w ich biurach, kiedy brali udział w rozmowach konferencyjnych i obserwowałem całkowity brak zaangażowania w rozmowę, jak gdyby słuchali melodyjki w telefonie, czekając na połączenie. Nie mówię tu o pracownikach obsługi klienta czy menedżerach średniego szczebla, którzy muszą nieustannie uczestniczyć w rozmowach informacyjnych – mówię o przedstawicielach kierownictwa rozmawiających z innymi przedstawicielami kierownictwa.

Podczas rozmów konferencyjnych można sobie pozwolić na większe rozluźnienie, mniejsze zaangażowanie i mniejszą uwagę. Wideokonferencje zwiększają zdolność do angażowania ludzi, na których opiniach zależy nam podczas dyskusji. Osoby te mogą się nie wypowiadać, ponieważ trudno się im przebić w rozmowie lub mogą być czymś zajęte. Tak czy inaczej kontakt wizualny podczas wideokonferencji łagodzi obydwa te czynniki. Zapewnia też liderom nowe narzędzie umożliwiające pełne zaangażowanie uczestników dyskusji.

Wraz z lepszą współpracą poprawia się podejmowanie decyzji

W świecie pracy opartej na wiedzy efektywność zależy od jakości wymiany informacji i podejmowania decyzji. Wideokonferencje są wspaniałym czynnikiem przyśpieszającym obydwa te procesy.

Badania pokazują, że zespołom, które korzystają z technologii wideokonferencji, lepiej się współpracuje przy podejmowaniu decyzji, niż kiedy podejmują one decyzję drogą telefoniczną czy e‑mailową.

W tym samym badaniu 60% uczestników wskazało, że kontakt wizualny z rozmówcami oraz możliwość dzielenia się dokumentami na żywo zwiększały otwartość dyskusji. Dzięki temu firmy unikają niebezpieczeństwa związanego z ograniczoną szczerością pracowników oraz z brakiem wymiany opinii na temat najlepszych sposobów rozwiązywania problemów. Otwartość i koncentracja uwagi wśród członków zespołu, którym sprzyjają wideokonferencje, zachęcają do pojawienia się innowacji i kreatywnych rozwiązań.

Oto dobry sprawdzian: zastanówcie się, czy rozmowa konferencyjna, którą organizujecie, jest wystarczająco ważna, aby zasłużyć na niepodzielną uwagę i energię skoncentrowaną na rozwiązywaniu problemu, zajęciu się trudną sprawą, opracowaniu planu naprawczego, stworzeniu strategii lub sprawdzeniu statusu. Jeśli sprawa nie wymaga waszej pełnej uwagi i koncentracji, oznacza to, że możecie przeprowadzić rozmowę telefonicznie. Jeśli to temat priorytetowy lub decydujący o sukcesie, a uważacie, że liczy się indywidualny wkład uczestników, spróbujcie przeprowadzić wideokonferencję.

Korzystajcie z wideokonferencji, aby ograniczyć zajmowanie się innymi sprawami podczas rozmowy i pomóc w skupieniu się zespołowi oraz współpracownikom. Pomyślcie o wideokonferencji jako narzędziu, dzięki któremu wasi pracownicy będą mogli osiągnąć najlepsze wyniki. Zrezygnujcie z telefonowania, spójrzcie ludziom prosto w oczy i prowadźcie rozmowy, które będą bardziej ukierunkowane, wydajne oraz mniej czasochłonne.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Skupienie podczas telekonferencji »

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy