X
Następny artykuł dla ciebie

Nietrudno czuć się przytłoczonym zalewem e‑maili. Jak pokazało jedno z badań, przeciętny specjalista poświęca 4,1 godziny dziennie wiadomościom związanym z pracą. Monitorując ostatnio swój czas, odkryłam, że znajduję się na dolnym poziomie tego spektrum, zajmując się pisaniem i odpisywaniem na e‑maile przez ok. 1,35 godziny każdego dnia. Ale z psychologicznego punktu widzenia e‑maile niosły ze sobą nieproporcjonalny ciężar: niezależnie od tego, ile czasu mi zabierały, zawsze miałam poczucie, że stresowały mnie wiadomości pozostawione bez odpowiedzi w skrzynce odbiorczej.

Aby lepiej zrozumieć, dlaczego e‑mail stał się tak uciążliwy, przeprowadziłam eksperyment. Aby usprawnić zarządzanie pocztą przez dwa tygodnie śledziłam, rejestrowałam i grupowałam wszystkie otrzymane e‑maile, dzieląc je na kategorie, takie jak „wiadomości od mojej asystentki”, „komunikacja z klientami” czy „zaproszenia na spotkania networkingowe lub imprezę”.

Starałam się już zoptymalizować moją skrzynkę odbiorczą, korzystając m.in. z bezpłatnej usługi o nazwie Unroll.me, która umożliwia wypisanie się z wielu newsletterów i połączenie tych, które otrzymuję, w jedną codzienną wiadomość, więc tych nie wzięłam pod uwagę w zestawieniu. Ale podliczyłam wszystko, co trafiło bezpośrednio do mojej skrzynki odbiorczej – 1161 wiadomości w ciągu dwóch tygodni. Oto trzy ważne wnioski, które wyciągnęłam z tego procesu. Mogą być one tym bardziej cenne, jeśli zastanawiasz się, jak wydajniej wykorzystać czas poświęcany poczcie elektronicznej.

Każda odpowiedź „tak” pociąga za sobą więcej pracy

Powiedzenie „nie” jest wyzwaniem dla każdego profesjonalisty: nie chcesz rozczarować innych, a każda okazja może przynieść ci pozytywne efekty. Ale dzięki analizie otrzymanych e‑maili zrozumiałam, dlaczego niezmiernie ważne jest stosowanie rozważnej oceny: każda odpowiedź „tak” uruchamia kaskadę (zwykle nieprzewidzianej) pracy. W ciągu dwóch tygodni otrzymałam 64 wiadomości dotyczących wywiadów w mediach, podcastów i webinariów, na które się zgodziłam. Niewielka ich część stanowiła wstępne zaproszenie – w większości były to przypomnienia, prośby o moje fotografie lub zdjęcia mojej najnowszej książki, a czasami linki do rozbudowanych formularzy (jeden zawierał 24 pytania!) do wypełnienia przed wywiadem.

STRES - TWÓJ PRZYJACIEL CZY WRÓG? »

HBRP Excellence „Zarządzanie stresem” – ebook 

Skąd się bierze stres? Jak z nim sobie radzić?
Czy z największego wroga może stać się Twoim przyjacielem?
Poznaj odpowiedzi na te i wiele innych pytań i osiągnij przewagę nad stresem – jednym z największych współczesnych zagrożeń.

W tym okresie zgodziłam się również pomóc w promocji internetowych kursów dwójki kolegów i otrzymałam od nich zadziwiającą liczbę 46 e‑maili z linkami odsyłającymi mnie do próbki książki, z „zestawieniami liderów”, którzy zapewnili najwięcej rekomendacji itd. Zgoda na wywiad do podcastu nigdy nie oznacza zaledwie godziny, podobnie jak zaakceptowanie prośby, żeby promować kolegę nie oznacza tylko jednego e‑maila. Zastanawiając się nad decyzją, musisz uświadomić sobie jej późniejsze konsekwencje i czas, który trzeba na to poświęcić.

Łatwiej powiedzieć „nie”, gdy wiesz, ile osób prosi

Zadziwiające było dla mnie to, ile spośród otrzymanych wiadomości – aż 12% wszystkich e‑maili – pochodziło od osób, które prosiły mnie o zrobienie czegoś. W niektórych przypadkach łatwo było powiedzieć „nie”. Otrzymałam 34 prośby od nieznajomych o publikację na moim blogu, napisanie czegoś o ich szefie lub kliencie lub wypróbowanie nowej aplikacji. Kolejnych 26 nieznajomych lub „prawie nieznajomych” prosiło mnie o wzięcie udziału w wydarzeniach lub „umówienie się na rozmowę dotyczącą możliwości współpracy”. Ale z wieloma prośbami trudniej było sobie poradzić, w tym z 75 wiadomościami od kolegów proszących o przysługi – czy to o polecenie ich książki, przedstawienie jakiejś osobie lub zgodę na kontakt z ich znajomymi. Trzy osoby poprosiły mnie nawet o wpłaty na różne cele charytatywne.

W sumie otrzymałam 69 próśb tygodniowo, czyli prawie 10 dziennie. Potrzeba ekstremalnej siły woli, aby odpowiadać „nie”, ale stało się to dla mnie łatwiejsze, gdy zdałam sobie sprawę z tych liczb. Mówi się, że „twoja skrzynka odbiorcza to lista rzeczy do zrobienia za kogoś innego”. Kiedy pomyślałam, ile energii będzie mnie kosztować realizacja 69 próśb tygodniowo, łatwiej mi było przekierować uwagę i uznać, że mogę mieć wpływ tylko wtedy, gdy skupię się na własnych priorytetach.

Skoncentruj się na kilku e‑mailach, które faktycznie mają wysoki priorytet

Jak rozpoznać, który e‑mail jest ważny? Na czym polega odpowiednie zarządzanie e‑mailami? Moim zdaniem naprawdę istotna jest komunikacja z klientem i zapytania dotyczące potencjalnych nowych zleceń. Kryterium to spełniło jedynie 10,5% wiadomości, które otrzymałam w ciągu dwóch tygodni.

A zatem sposobem na uniknięcie zagubienia się w tym niekończącym się strumieniu wiadomości jest skupienie się na niewielkim odsetku spośród nich, które są najważniejsze i pochodzą od klientów – obecnych i potencjalnych. Nawet w dniach, kiedy najbardziej przytłacza cię zalew e‑maili, jeśli zmusisz się do zaznaczenia gwiazdką wiadomości o wysokim priorytecie, skutecznie się z nimi uporasz.

Pomimo rozwoju technologii takich jak Slack, w dającej się przewidzieć przyszłości e‑mail będzie zawsze nam towarzyszyć, a w istocie, zgodnie z niektórymi przewidywaniami, liczba wiadomości będzie nadal rosnąć w tempie 15% rocznie. Poświęcenie więcej czasu na odpowiadanie na wiadomości – czasu odebranego własnym priorytetom – nie jest rozsądnym rozwiązaniem problemu. A zwracanie się do innych, aby cię wypisali z list mailingowych lub nie uwzględniali cię w wątkach „odpowiedz wszystkim” jest przegraną walką (po prostu oszczędzaj czas i nie odpowiadaj).

Zamiast tego, jeśli zrozumiesz, w jakiej części twoją skrzynkę odbiorczą zapełnia sygnał, a w jakiej szum, i uświadomisz sobie, jak łatwo innym przychodzi zabiegać (często w uciążliwy sposób) o twój czas, będziesz mógł mądrzej wybrać to, na czym chcesz skupić swoją uwagę.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Gra na zwłokę »

Odczekaj, zanim odpowiesz na ten e-mail 

Anthony K. Tjan

Jak długo zastanawiasz się, zanim odpowiesz na e-mail? Jak długo powinieneś?

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy