X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Co zrobić, aby e-maile nie zabierały nam tyle czasu?

Matt Plummer  · 5 min

Co zrobić, aby e-maile nie zabierały nam tyle czasu?

Z analizy firmy McKinsey wynika, że przeciętny specjalista poświęca 28% swojego czasu, czytając i odpowiadając na e‑maile. W przypadku przeciętnego amerykańskiego pracownika zatrudnionego na pełny etat oznacza to poświęcenie 2,6 godziny oraz otrzymanie codziennie 120 e‑maili.

Większość profesjonalistów korzysta z jednego z dwóch skrajnych mechanizmów przystosowawczych, aby poradzić sobie z nieustannym zalewem wiadomości: po jednej stronie są zwolennicy pustej skrzynki odbiorczej, którzy kompulsywnie czyszczą otrzymane e‑maile, po drugiej osoby, które działanie to sobie odpuściły. Przychodzące do nich e‑maile pozostają w skrzynkach odbiorczych.

Mając do wyboru dwie skrajne postawy, niektórzy zalecają bardziej umiarkowane podejście, czyli rzadsze sprawdzanie poczty.

Zostań mistrzem zarządzania sobą »

HBRP Masters „Zarządzanie sobą” – ebook 

Zdobywaj wiedzę od najlepszych.
Sprawdź, jakie wskazówki na temat skutecznego zarządzania sobą i stawania się lepszym przywódcą ma dla Ciebie Peter Drucker, jeden z najwybitniejszych umysłów XX wieku.

Nasz zespół w Zarvana – firmie, która uczy zarządzania czasem – postanowił się przekonać, czy istnieje jakieś sprawdzony sposób, który umożliwiłby skrócenie 2,6 godzin spędzanych codziennie na obsługę e‑maili bez utraty efektywności. Sami byliśmy zdziwieni naszymi ustaleniami: uświadomiliśmy sobie, że można skrócić o połowę – do 1,21 godziny dziennie – czas, jaki obecnie poświęcamy poczcie elektronicznej.

Oto pięć powodów, dla których niepotrzebnie tracimy ten czas, a także sposobów, dzięki którym go odzyskamy.

Ciągle sprawdzając e‑maile, tracimy 21 minut dziennie

Przeciętnie pracownicy sprawdzają pocztę 15 razy dziennie, czyli co 37 minut. Czy większość odbiorców oczekuje odpowiedzi w takim czasie? Nie. W istocie jedynie 11% klientów i 8% współpracowników liczy na odpowiedź w czasie krótszym niż godzina. Ale około 40% osób ma nadzieję, że otrzyma ją w ciągu mniej więcej godziny. Sprawdzając pocztę co godzinę, a nie co 37 minut, można zrezygnować z sześciu takich operacji w ciągu dnia.

Co by to zmieniło? Niektóre badania sugerują, że odzyskanie pełnego spokoju po zakłóceniu, np. spowodowanym sprawdzeniem poczty, może zająć nawet 23 minuty i 15 sekund. Choć nie wątpimy w prawdziwość tych ustaleń, obliczając oszczędzony czas, posługujemy się znacznie bardziej konserwatywnymi wynikami badania przeprowadzonego przez Loughborough University. Wynika z niego, że na przywrócenie wcześniejszego tempa pracy potrzeba 64 sekund.

Zaglądanie do skrzynki odbiorczej to nie jedyny sposób, w jaki ludzie „sprawdzają” pocztę. Wiele osób czyta też powiadomienia, które pojawiają się w rogu ekranu komputera wraz z nadejściem każdego e‑maila i tym samym tracą każdorazowo kilka sekund.

Tego typu zakłócenia pociągają za sobą dodatkowe koszty. Sophie Leroy, badaczka z University of Washington, opisuje, jak to wygląda: „Kiedy nadal myślę o zadaniu A, jednocześnie starając się wykonać zadanie B, brakuje mi możliwości poznawczej, aby przetworzyć te dwa zadania jednocześnie i doskonale wykonać jedno oraz drugie”.

Dlatego też tracimy 21 minut dziennie, sprawdzając pocztę sześć razy częściej, niż potrzeba, pozwalając, aby przeszkadzały nam powiadomienia, oraz poświęcając czas na powrót do wcześniejszych działań.

Istnieje jednak proste rozwiązanie. Wyłącz powiadomienia i zarezerwuj czas (ok. 5‑8 minut) co godzinę na sprawdzanie poczty. W przypadku niektórych zawodów i pełnionych funkcji będzie to niemożliwe. Podobnie jak dla osób, które przyzwyczaiły się do pełnej kontroli przychodzącej poczty i odpowiadania w ciągu kilku minut. W większości jednak przypadków natychmiastowy czas reakcji nie jest do niczego potrzebny.

Przepełniona skrzynka odbiorcza oznacza stratę 27 minut dziennie

Wiele osób uważa, że opróżnianie skrzynki odbiorczej z wiadomości nie ma sensu, ponieważ mechanizmy wyszukiwania, w które wyposażone są aplikacje pocztowe, są wystarczająco sprawne, aby umożliwić łatwe znalezienie jednej wiadomości wśród setek innych. To prawda, ale tylko częściowo. Wyszukiwanie jest najłatwiejszym sposobem znajdowania starych e‑maili, ale przepełniona skrzynka odbiorcza oznacza stratę czasu z innego powodu.

Sprawdzając ją, wielokrotnie czytamy te same wiadomości. Nie możemy nic na to poradzić: czytamy je, ponieważ tam są. Przeciętnie profesjonaliści mają ponad 200 wiadomości w skrzynkach odbiorczych, otrzymują ok. 120 nowych e‑maili dziennie, ale odpowiadają jedynie na 25% spośród nich. Brak przemyślanego planu czyszczenia powoduje narastanie zaległości. Ale sprawdzanie skrzynki 15 razy dziennie i poświęcenie zaledwie 4 sekund na przejrzenie każdego e‑maila (czas potrzebny na przeczytanie przeciętnego podglądu wiadomości) oraz ponowne przeczytanie 10% wiadomości (szacunkowa ocena na podstawie liczby wiadomości, które mieszczą się na ekranie przeciętnego komputera) oznacza utratę 27 minut dziennie. W przypadku niewielkiej grupy osób, które nie archiwizują e‑maili, oszczędności te będą skromniejsze (rzędu 22 minut), ponieważ muszą one poświęcić 5 minut dziennie na archiwizowanie wiadomości, aby oczyścić swoją skrzynkę odbiorczą.

W obydwu przypadkach receptą jest zasada jednego kontaktu. Oznacza ona archiwizację lub usunięcie e‑maila każdorazowo po jego pierwszej lekturze. Podejście to może się wydawać bezsensowne w przypadku części wiadomości, które wymagają późniejszej odpowiedzi. Niemniej taki e‑mail nie wymaga ponownej lektury, tylko odpowiedniego działania. Należy go przenieść ze skrzynki odbiorczej do listy zadań do wykonania.

Używanie folderów w celu organizowania e‑maili to strata 14 minut dziennie

Ponieważ w 37% przypadków profesjonaliści odkładają odpowiedź na później, znajdowanie przeczytanych już wiadomości zabiera znaczą część czasu związanego z obsługą poczty.

Większość osób radzi sobie z tym, tworząc foldery poświęcone określonym tematom, osobom lub rodzajom wiadomości, w których je archiwizują. Profesjonaliści średnio posiadają 37 folderów, a nowy tworzą co 5 dni. Ale to podejście – klikanie na „teczki”, aby znaleźć potrzebną wiadomość – jest o 9% wolniejsze niż wyszukiwanie za pomocą słów kluczowych oraz o 50% wolniejsze w porównaniu z wyszukiwaniem za pomocą typowych operatorów (np. „od: connect@zarvana.com”).

Alternatywą dla wyszukiwania jest integracja e‑maili/list zadań do wykonania. Polega to na udostępnieniu użytkownikom niepowtarzalnego adresu e‑mailowego, na który będą przesyłać wiadomości w celu automatycznej konwersji ich na zadania lub umożliwieniu im dodawania e‑maili do aplikacji zarządzającej listą zadań do wykonania w skrzynce pocztowej. Każda z tych metod pozwala oszczędzić użytkownikom do 14 minut dziennie.

Archiwizacja e‑maili w folderach za pomocą myszy oznacza stratę 11 minut dziennie

37 folderów znajdujących się po lewej stronie skrzynki pocztowej wpływa nie tylko na czas potrzebny na ponowne znalezienie wiadomości. Umieszczanie wiadomości w wybranych folderach zabiera 10% czasu, jaki poświęca się poczcie elektronicznej. Proces ten składa się z dwóch faz: ustalenia, gdzie umieścić e‑maila, a następnie przeniesienia go do wybranego folderu. Im więcej mamy możliwości wyboru, tym dłużej trwa podjęcie decyzji.

Jak wspominałem, foldery nie są niezbędne do ponownego znalezienia wiadomości. Ile więc ich potrzebujemy? Okazuje się, że większość osób potrzebuje zaledwie dwóch: jednego na e‑maile przeczytane po otworzeniu skrzynki odbiorczej, które wymagają dalszych działań (nazwijmy go „Archiwum”), oraz drugiego, w którym gromadzi się wiadomości do późniejszego przeczytania (nazwijmy go „Do przeczytania”). A może w ogóle ich nie potrzebujemy, korzystając jedynie z opcji „Kosza”?

Aby obliczyć czas oszczędzony dzięki zmniejszeniu liczby folderów z 37 do dwóch, posłużymy się prawem Hicka – zasadą psychologiczną, która opisuje stosunek pomiędzy liczbą wyborów a czasem podejmowania decyzji. Wynika z niej, że wybór spośród 37 opcji jest o 5 razy wolniejszy niż w przypadku dwóch możliwości.

Istnieją również sposoby bardziej efektywnego i precyzyjnego archiwizowania e‑maili dzięki zastosowaniu zautomatyzowanych reguł lub filtrów (przez co unikamy ryzyka przenoszenia wiadomości w niewłaściwe miejsce), a także skrótów klawiaturowych, które są o ponad 50% szybsze niż korzystanie z myszy. Na przykład użytkownicy programu Outlook mogą archiwizować e‑maile, korzystając z kombinacji klawiszy ctrl + shift + v, a następnie wybierając folder z listy (w systemie G Suite wystarczy naciśnięcie „v” i wybranie odpowiedniego foldera). Użytkownicy Outlooka mogą też tworzyć „szybkie kroki”, które umożliwiają im przenoszenie e‑maili do konkretnego folderu za pomocą kombinacji klawiszy, co jeszcze bardziej oszczędza czas.

Czytanie i obsługa nieistotnych e‑maili oznacza stratę 8 minut dziennie

Z danych Sanebox wynika, że 62% wszystkich e‑maili nie ma znaczenia i można je obsłużyć masowo. Jednak i ta czynność zabiera czas. Przeciętny użytkownik otwiera 20% wiadomości wymagających zgody (np. newsletterów) i spędza 15‑20 sekund, czytając każdą z nich, co zabiera ponad 4 minuty dziennie. Samo usunięcie e‑maila trwa przeciętnie 3,2 sekundy, co razem oznacza ponad 3 minuty dziennie. To niewielki, choć istotny powód do wypisania się z części list oraz blokowania niechcianych e‑maili zamiast ich kasowania.

Aby zerwać z nawykiem indywidualnej obsługi nieistotnych e‑maili, warto zastosować podejście składające się z trzech elementów: automatycznego filtrowania newsletterów, z których faktycznie się korzysta, wypisania się z tych, które są niepotrzebne, i blokowania spamu oraz innych wiadomości, które nadal przychodzą mimo wcześniejszych prób ich wyeliminowania.

Poczta elektroniczna stała się zmorą dręczącą pracowników w XXI w., ale zastosowanie tych pięciu praktyk może sprawić, że e‑mail stanie się ponownie narzędziem efektywnej pracy.

Pamiętaj:

  • Wyłącz powiadomienia i zamiast tego sprawdzaj pocztę raz na godzinę.

  • Przenoś wszystkie wiadomości ze skrzynki odbiorczej po jednokrotnym ich przeczytaniu.

  • Korzystaj z wyszukiwania za pomocą operatorów, aby ponownie odnaleźć e‑maile.

  • Stwórz tylko dwa foldery z wiadomościami i korzystaj ze skrótów, aby archiwizować e‑maile.

  • Unikaj indywidualnej obsługi nieistotnych lub mniej ważnych wiadomości.

Czas najwyższy zerwać z wcześniejszymi nawykami oraz intuicyjnymi działaniami i wyciągnąć wnioski z wyników badań. Dzięki temu zdobędzie się wiele dodatkowych godzin tygodniowo i odzyska kontrolę nad pocztą elektroniczną.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Jak zarządzać czasem tak, aby go nie marnować? »

Nie pozwól, aby e-mail przejmował kontrolę nad twoim dniem pracy 

Paul Argenti

Jak sprawić, by poczta elektroniczna przestała być głównym czynnikiem powodującym stres lub poczucie przeciążenia?

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy