X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Co tak naprawdę robią ludzie podczas telekonferencji?

Gretchen Gavett  · 5 min

Co tak naprawdę robią ludzie podczas telekonferencji?

Jeżeli czytasz ten artykuł, uczestnicząc jednocześnie w telekonferencji - być może nawet siedząc w toalecie - nie jesteś jedyny. Okazuje się, że wielu amerykańskich pracowników będzie zajmowało się czymkolwiek, zamiast słuchać w skupieniu tego, co mają do powiedzenia ich koledzy z jakiegoś odległego miejsca.

Według InterCall, największej na świecie firmy świadczącej usługi telekonferencyjne - z jej usług korzysta 85% firm z listy Fortune 100 - w ostatnich trzech latach coraz więcej osób loguje się do rozmów konferencyjnych przy pomocy telefonu komórkowego, w roku 2011 było to już 19,4% ogółu połączeń, a w roku 2013 liczba ta wzrosła do 21,2%.

Odkrywaj jeszcze więcej i częściej. Kupując prenumeratę, gwarantujesz sobie dostęp do solidnej dawki harvardzkiej wiedzy. Miej pewność, że nic cię nie ominie.

Z prenumeratą możesz więcej!

O ile może to nas aż tak bardzo nie dziwi - ostatecznie większość naszych kolegów posiada prawdopodobnie iPhone'a albo jakieś inne urządzenie - o tyle lista rzeczy, jakimi ludzie zajmują się w trakcie telekonferencji, jest naprawdę, no cóż, oszałamiająca. Aby dowiedzieć się, jakie to są dokładnie czynności, InterCall poprosiło 530 Amerykanów, by przytoczyli kilka przykładów, i 64% z nich przyznało, że wolą używać smartfona zamiast wcześniejszych urządzeń.

I w sumie nic w tym dziwnego. Pomijając wygodę, prowadząc rozmowy konferencyjne przez telefon, można wykonywać bardzo wiele innych czynności.

Obok tych stosunkowo banalnych czynności (choć mogłabym chodzenie do toalety przypisać do osobnej, nieprzyjemnej kategorii), istnieją jeszcze inne, nawet gorsze sytuacje. Na przykład prawie 40% respondentów przyznało, że przerywało rozmowę, nie powiadamiając o tym współrozmówców, i udawało, że wciąż jest obecne; 27% przyznało się, że przynajmniej raz zdarzyło im się zasnąć; 13% powiedziało, że zostało wyautowane za to, że łączyło się z uczestnikami konferencji gdzieś indziej, niż twierdziło, że się znajduje.

I tu można łagodnie przejść do wyników z obowiązkowej rubryki na naszej liście pytań: nietypowe miejsca, w których prowadziliście rozmowę konferencyjną ze współpracownikami?

  • W środku lasu podczas pieszej wędrówki.

  • Na zewnątrz, grillując i opalając się.

  • W tunelu prowadzącym do Nowego Jorku.

  • W łazience na przystanku dla tirów.

  • Plac zabaw w McDonaldzie.

  • Za kościołem w trakcie próby do ceremonii ślubu.

  • Na torze wyścigowym.

  • W Disneylandzie.

  • Na basenie w Las Vegas.

  • W przymierzalni, przymierzając ubrania.

  • Szafa w domu przyjaciół, podczas przyjęcia.

  • Na plaży... była to rozmowa wideo, więc trzymałam tablet na takiej wysokości, żeby nie było widać bikini.

  • W szpitalu na OIOM‑ie.

  • Goniąc ulicami za psem, który mi zwiał z domu.

To wszystko jest możliwe, częściowo dlatego, że - już poza faktem istnienia technologii mobilnych -- mamy jeszcze do dyspozycji magiczny przycisk mute, wycisz - InterCall dowiedział się, że 80% osób poddanych badaniu częściej wycisza swój mikrofon, rozmawiając przez komórkę, aniżeli używając zwykłego telefonu stacjonarnego. 

Z tych wszystkich danych wynika, że sposób, w jaki prowadzimy rozmowy konferencyjne, nienajlepiej się sprawdza.

W czym tkwi problem?

Rob Bellmar, wiceprezes ds. konferencji i współpracy InterCall, stwierdził, że problem ten w większości wynika z tego, jak technologia zmieniła sposób komunikowania się, a co za tym idzie, również wartości, jakie się z tym wiążą. Częściowo jest to wina tego, że organizuje się zbyt wiele spotkań. Sprawia to, że ludzie mylą aktywność z produktywnością.

Nuda to nie jedyny powód, dlaczego tak chętnie sprawdzamy e‑maile, uczestnicząc w rozmowie konferencyjnej. Bellmar mówi, że na przykład skrócił się czas oczekiwania na odpowiedź, co przyszło z postępem technologii, która sprawia, że wszystko dzieje się natychmiast. Teraz panuje przekonanie, że »kto pierwszy, ten lepszy«... Natychmiastowość ta ujawnia się jeszcze jaskrawiej w przypadku osób, które pracują w odosobnieniu.

Informacja jest dziś droższa niż złoto. »

Czują konieczność udzielenia odpowiedzi, kiedy otrzymują e‑maila albo SMS‑a - nieważne, gdzie są, przy biurku czy w samochodzie. Zachowanie, które 15 lat temu w ogóle nie istniało, dziś jest powszechne. Nic więc dziwnego, że uczestnicząc w wirtualnych spotkaniach - czy poprzez internet czy telefonicznie - ludzie działają wielozadaniowo. Są wyraźne korzyści wynikające z szybszego odpisywania na e‑maile.

Profesor Paul Argenti z Tuck Business School powiedział mi kiedyś, że miejsce też tak naprawdę nie jest problemem. Choć łatwo ganić albo żartować sobie z kolegi, który uczestniczy w konferencji, będąc na plaży, to nie jest to do końca poprawne myślenie. Rozmawiając na plaży, można być w pełni zaangażowanym w rozmowę, tak samo w samochodzie czy w samolocie. Nie jest to zmienna, która odgrywa tu większą rolę. Jeżeli ktoś jest zdekoncentrowany, jest to problem wynikający z wyboru kanału komunikacji, powodu, dla którego dana osoba uczestniczy w rozmowie, albo z umiejętności prowadzenia takich konferencji.

Wideo zamiast audio

Jeżeli chodzi o kanał komunikacji, zarówno Bellmar, jak i Aregenti polecają przejście z audio na tryb wideo.Korzystanie z narzędzi pobudzających wiele ośrodków naszej uwagi, jak np. internet czy format audio i wideo pobudza nasze zaangażowanie i podnosi chęć do interakcji, mówi Bellmar. Aspekt wideo zmusza ludzi, by byli bardziej skupieni, bo jest to bardziej widoczne.

Jeżeli jednak pracujesz dla jednej z tych organizacji, które wciąż lubią gadać do słuchawki, jest kilka praktycznych rzeczy, które można zrobić, by poprawić jakość spotkań, niezależnie czy się jest organizatorem, czy też uczestnikiem.

W przypadku organizatora, diabeł tkwi w szczegółach. Upewnij się, że wszystkie szczegóły zostały potwierdzone, podkreśla Argenti, np. ustawienia mostka albo sprawdzenie, czy wszyscy uczestnicy mają właściwy numer.

Keith Ferrazzi, prezes firmy konsultingowej Ferrazzi Greenlight, radzi, by organizatorzy zastosowali metodę pięciominutowego luzu na początku każdego spotkania, gdzie przez pierwsze pięć minutwszyscy na zmianę mówią o czymś, co się dzieje w ich życiu prywatnym albo zawodowym. Pomoże to przełamać pierwsze lody i nastroi ludzi do słuchania się nawzajem.

Zaleca także przydzielanie różnych zadań uczestnikom - np. wyznaczenie protokolanta czy osoby odpowiedzialnej za poprowadzenie sesji pytań i odpowiedzi - by wszyscy mieli jakiś powód do słuchania. Jeżeli w otoczeniu nie jest zbyt głośno, jestem zwolennikiem całkowitego zakazu korzystania z przycisku mute: Pewnym sposobem na zabicie jakiegokolwiek ducha rozmowy jest głucha cisza po drugiej stronie, kiedy dopiero co został opowiedziany dowcip, ponieważ uczestnicy wyłączyli mikrofony. Jeszcze ważniejszy jest chyba również fakt, że cisza zniechęca do spontaniczności w trakcie rozmowy.

Można też skorzystać z najlepszych praktyk spotkań, które są bardzo proste: co jest celem? Czy masz plan spotkania? Jakie przesyłamy materiały? Wszystkie te czynności są w jakimś stopniu zaniedbane, narzeka Argenti. Niedawno uczestniczyłem w spotkaniu prowadzonym przez telefon i moi rozmówcy wiedzieli, że będę w podróży. Mimo to wysłali mi coś do przeczytania, kiedy właśnie prowadziłem samochód. To po prostu błędne planowanie.

Najważniejsze to mieć dobry plan

Nick Morgan, autor Power Cues, radzi, by planując takie spotkania, dzielić je na dziesięciominutowe segmenty, gdyż po tym czasie nasze skupienie zaczyna maleć. Ponadto mówi, że prowadzący spotkanie powinni regularnie przerywać jego główny wątek i prosić uczestników o opinię.

Należy też wiedzieć, kogo zapraszać do rozmowy, a kogo nie. Uczestniczenie w nieważnej dla nas rozmowie jest bezproduktywne i możemy nawet w nim nie zabierać głosu, ale za to dobrze wygląda na mapie naszej aktywności, mówi Bellmar. Ludzie zwykle wykonują jakieś prawdziwe zadania, pasywnie uczestnicząc w spotkaniu, i wydaje im się, że efektywnie wykonują swoje działania.

Z tą opinią zgadza się Argenti. To przypomina dołączanie ludzi do listy osób, które mają otrzymać kopię wysyłanego e‑maila, mówi. Prowadzący muszą się dobrze zastanowić, kogo trzeba zaprosić do rozmowy.

Jeżeli zaś chodzi o uczestników spotkań na odległość, Paul Argenti zaleca stosowanie zestawu słuchawkowego zamiast komórki czy nawet telefonu stacjonarnego w trybie głośnomówiącym. Jeżeli telefon jest gdzieś dalej, a komputer jest bliżej, łatwiej skupić się na tym drugim, mówi Argenti.

Proponuje również, by przypominać innym o swojej obecności.** Po 20‑25 minutach spotkania najlepiej zadać jakieś pytanie albo powiedzieć coś w komentarzu, by zaznaczyć, że wciąż uczestniczymy w rozmowie.**

Nick Morgan podkreśla również znaczenie przekazywania emocji, co jest akurat nieco trudniejsze do wykonania, rozmawiając przez telefon, gdyż brak nam bodźców wizualnych. Należy więc dokonywać świadomego doboru słów w naszych wypowiedziach, mówiąc: Cieszę się z tej informacji, bo oznacza ona, że... albo Jim, jestem naprawdę rozczarowany tym, że wyniki z trzeciego kwartału nie uległy poprawie. Rozczarowany i zaniepokojony, żeby być precyzyjnym. Jakie są twoje odczucia na ten temat?

W trakcie spotkania musimy dodać do rozmowy te elementy, których pozbawia ją fakt, że toczy się ona przez telefon. Nawet jeżeli akurat jesteśmy na plaży.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Kiedy należy zakończyć spotkanie »

Jak najlepiej zakończyć spotkanie? 

Paul Axtell

W jaki sposób najlepiej zakończyć spotkanie? Dlaczego warto miło zakończyć rozmowę? Jak to zrobić?

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco

Odblokuj wszystko!

Trzy tytuły – trzy perspektywy HBRP.pl, ICAN.pl, MITSMR.pl
31 szkoleń z certyfikatem online ICAN Business Advisor
Webinaria kryzysowe Wideo i LIVE

Najpopularniejsze tematy