X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Przepisy prawne są po to, by chronić udziałowców, pracowników i konsumentów przed ryzykiem. Jak pokazuje historia, ich nieprzestrzeganie dla niejednej korporacji źle się skończyło. Wyciek ropy z platformy BP Deepwater Horizon, skandal rachunkowy w banku Wells Fargo czy epidemia zatruć w sieci restauracji Chipotle – to tylko kilka przykładów zdarzeń, których źródłem było niedostosowanie się do przepisów.

Większość badań poświęconych łamaniu przepisów koncentruje się na próbie znalezienia odpowiedzi na pytanie: w których organizacjach zachodzi największe niebezpieczeństwo naruszenia zasad? Dotychczasowe analizy wykazały, że częściej naruszają prawo firmy, które osiągają słabe wyniki finansowe, w których kultura odbiega od powszechnie przyjętych norm i które stosują niewłaściwe procesy organizacyjne.

My z kolei chcieliśmy dowiedzieć się, które przepisy łamane są najczęściej. W tym celu przygotowaliśmy szczegółowy zestaw danych obejmujący 80 tys. obserwacji stosowania przepisów zebranych podczas 1011 inspekcji sanitarnych w 289 restauracjach w Santa Monica w Kalifornii w latach 2007–2010. Z naszych ustaleń wynika, że już sama konstrukcja przepisów może tworzyć istotne wyzwania dla organizacji, które działają skądinąd w jak najlepszej wierze.

Im bardziej złożone przepisy, tym częściej są łamane

System przepisów sanitarnych obowiązujący w okręgu Los Angeles w okresie naszego badania obejmował 86 różnych norm odnoszących się do takich kwestii, jak odpowiednia temperatura żywności, mycie rąk przez pracowników oraz zwalczanie szkodników. Inspektorzy sanitarni odwiedzali każdą restaurację mniej więcej raz na cztery miesiące, aby sprawdzić respektowanie ustalonych reguł. Właściciele restauracji byli niezwykle zmotywowani do przestrzegania zasad, ponieważ efektem inspekcji było wywieszenie na drzwiach wejściowych odpowiedniej punktacji. Nasze badania wykazały również, że im więcej punktów otrzymywała restauracja, tym lepiej była oceniana w internecie i miała większe przychody.

Czy znasz tajemniczy składnik sukcesu firmy? »

Kultura firmy 

Nowy kluczowy zasób strategiczny, którym jak najszybciej musisz zacząć zarządzać.
Poznaj tajemniczy składnik sukcesu firm: wykorzystaj go w swojej organizacji, by zwiększyć jej atrakcyjność wśród klientów i pracowników. W czasach, gdy wszystko można skopiować, to dobrze zarządzana kultura organizacyjna staje się wyróżnikiem gwarantującym sukcesy.

Aby zbadać, czy niektóre przepisy są bardziej podatne na łamanie niż inne, skupiliśmy się na tym, na ile złożone są poszczególne zasady. Określiliśmy każdy przepis wg dwóch rodzajów złożoności. Najpierw oznaczyliśmy liczbę elementów wchodzących w skład każdego przepisu, czyli jego „wielkość”. Następnie określiliśmy liczbę powiązań każdego przepisu z innymi przepisami. Niektóre z nich były niezależne, jednak część miała nawet 5 powiązań, co powodowało, że nie przestrzegając jednego z nich, łamało się też inne. Intuicja podpowiadała nam, że trudniej jest przestrzegać złożonych przepisów. Te bowiem wymagają złożonych procedur, które trudniej skutecznie stosować.

Okazało się, że oba typy złożoności zwiększały stopień nieprzestrzegania przepisów. Jednocześnie wzajemnie się wzmacniały – im miały więcej elementów i powiązań, tym bardziej rosło prawdopodobieństwo złamania przepisu. W porównaniu z przepisami niezależnymi obejmującymi tylko jeden element przepis mający trzy elementy powiązany z jeszcze jednym przepisem w systemie wykazywał o 78% większe prawdopodobieństwo złamania, kiedy wszystkie inne czynniki były identyczne.

Co dzieje się, kiedy restauracja zostanie ukarana za złamanie przepisów? Spodziewaliśmy się, że menedżerom będzie trudniej wyciągnąć wnioski z błędów i naprawić sytuację, jeśli naruszyli oni przepis złożony. Co zaskakujące, okazało się, że dwa rodzaje złożoności różniły się wpływem na powtarzające się naruszenia przepisów. Choć większa liczba powiązań faktycznie łączyła się z częstszymi naruszeniami, to jeśli przepisy miały więcej elementów, rzadziej dochodziło do ponownych wykroczeń. Innymi słowy, im bardziej rozbudowane były przepisy, to choć istniało większe prawdopodobieństwo ich naruszenia, tym bardziej prawdopodobne było również, że naruszenia te zostaną naprawione przed pojawieniem się kolejnej inspekcji. Choć ze względu na ograniczoną liczbę danych nie mogliśmy ustalić mechanizmu, który to powodował, przypuszczaliśmy, że menedżerowie wykazywali się ograniczoną uwagą, a przez to koncentrowali działania na najbardziej rozbudowanych przepisach (tzn. mających największą liczbę składników), a jednocześnie mieli trudności z określeniem leżących głębiej przyczyn naruszeń powiązanych z innymi przepisami (tzn. przy dużej liczbie powiązań).

Nasze ustalenia pokazały też, że naruszenia przepisów utrzymują się w czasie. Szanse, że restauracja złamie prawo, były ponaddwukrotnie większe, jeśli doszło do naruszenia przepisów w przeszłości, w sytuacji, gdy inne czynniki były takie same. Utrzymujący się charakter naruszeń był widoczny bez względu na typ złożoności przepisów.

Wszystkie nasze analizy uwzględniały czynniki, takie jak różnice między restauracjami (np. długość istnienia na rynku, wielkość, rodzaj kuchni, poziom cenowy itp.), różnorodność przepisów (np. kary, treść itp.) oraz wcześniejsze przypadki naruszeń. Nasze wyniki nie pozostają w sprzeczności z wcześniejszymi badaniami, lecz oferują pełniejszy obraz, podkreślając krytyczną rolę samych przepisów.

Kilka zasad dotyczących przepisów

Organizacje toną w morzu przepisów o rosnącym poziomie złożoności. Często są one rozbudowywane po to, aby zapewnić większą kompleksowość uregulowań lub w odpowiedzi na sytuacje kryzysowe. Nasze badania sugerują, że obydwa trendy mogą mieć niezamierzone konsekwencje.

Naturalnie menedżerowie nie tylko odpowiadają za przestrzeganie przepisów prawnych, lecz także rutynowo opracowują przepisy wewnętrzne. Choć nasze badanie koncentrowało się na tej pierwszej sytuacji, inne badania pokazują, że również przepisy organizacyjne potrafią się mnożyć i z czasem poziom ich złożoności rośnie. Menedżerowie powinni przeprowadzać okresowe audyty przepisów obowiązujących w miejscu pracy, dążąc do jak największego ich uproszczenia, tak aby ograniczyć poziom ich nieprzestrzegania.

Naszym zdaniem menedżerowie mogą lepiej funkcjonować we własnym otoczeniu regulacyjnym i egzekwować przestrzeganie przepisów wewnętrznych, stosując się do kilku sugestii:

  • Celowe opracowanie

Łamanie przepisów jest zjawiskiem nagminnym, a kiedy do niego dojdzie, trudno je wykorzenić. Zachęcaj menedżerów średniego szczebla do określania niezawodnych procedur wczesnego przestrzegania przepisów, aby uniknąć poważniejszych problemów w późniejszym czasie. Najlepiej zaangażuj w ten proces pracowników.

  • Szukanie powiązań

Naruszenia szczególnie często się pojawiają, kiedy istnieją wzajemne powiązania między przepisami. Kiedy jednak dochodzi do naruszenia przepisu, patrz szerzej, aby odnaleźć źródło tego stanu rzeczy. Nie znając go, możesz przeoczyć faktyczny problem, co zwiększa prawdopodobieństwo pojawienia się kolejnych naruszeń.

  • Uważne zarządzanie

Nie wszystkie przepisy są sobie równe. Skoncentruj więc działania na przestrzeganiu bardziej złożonych przepisów, ponieważ to one są najbardziej podatne na naruszenie. Zamiast traktować przestrzeganie przepisów jako zbiór działań prawnych, lepszym rozwiązaniem jest prowadzenie szkoleń, wprowadzenie kodeksów postępowania czy innych systemów, które umożliwią poznanie najskuteczniejszych sposobów zapobiegania naruszeniom.

Przepisy odzwierciedlają istotne wartości społeczne i organizacyjne firmy. Mają też chronić organizację przed ewentualnym ryzykiem. Pamiętaj jednak, że to od stopnia ich złożoności zależy, czy będą przestrzegane, czy też łamane.

David W. Lehman

Profesor handlu w McIntire School of Commerce przy Uniwersytecie Virginia.

Bruce Cooil

Profesor zarządzania w Owen Graduate School of Management przy Uniwersytecie Vanderbilt.

Rangaraj Ramanujam

Profesor zarządzania w Owen Graduate School of Management przy Uniwersytecie Vanderbilt. 

Bądź na bieżąco

Odblokuj wszystko!

Trzy tytuły – trzy perspektywy HBRP.pl, ICAN.pl, MITSMR.pl
31 szkoleń z certyfikatem online ICAN Business Advisor
Webinaria kryzysowe Wideo i LIVE

Powiązane artykuły

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco

Odblokuj wszystko!

Trzy tytuły – trzy perspektywy HBRP.pl, ICAN.pl, MITSMR.pl
31 szkoleń z certyfikatem online ICAN Business Advisor
Webinaria kryzysowe Wideo i LIVE

Najpopularniejsze tematy