Pracodawca ma prawo wydania polecenia wyjazdu służbowego pracownikowi. Najbezpieczniej jest wystosować takie polecenie na piśmie, tak aby delegacja od samego początku została udokumentowana. Pracownik może oczywiście odmówić wykonania polecenia, aczkolwiek pracodawcy przysługuje wówczas prawo do wyciągnięcia wobec pracownika konsekwencji. Nie dotyczy to jednak kobiet w ciąży oraz rodziców wychowujących dziecko do 4 roku życia.
W sytuacji kiedy pracownik uda się w podróż służbową, pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia podwładnemu diety oraz do dokonania zwrotu poniesionych przez danego pracownika udokumentowanych kosztów. Kwestia ta regulowana jest przez Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku. Jak zatem prawidłowo rozliczyć diety krajowe i zagraniczne oraz pozostałe koszty? Zapraszamy do lektury poniższego artykułu, gdzie będzie możliwość zapoznania się z tym jak wygląda kalkulator delegacji krajowej i zagranicznej.
Rozliczenie delegacji krajowej
Poniżej znajdują się wszystkie koszty, jakie pracownik może ponieść w trakcie podróży służbowej, za które przysługuje mu zwrot.
Dieta
Dieta to nic innego jak zwrot kosztów związanych z wyżywieniem w trakcie podróży, która na ten moment (2019 rok) wynosi 30 zł za pełny dzień delegacji. Jeśli pracownik został wysłany w delegację, która trwa mniej niż dobę, stosuje się następujący przelicznik: od 8 do 12 godzin - 15 zł, ponad 12 godzin - 30 zł. Jeśli podróż trwa dłużej niż dobę, ale kończy się po upływie niepełnej doby, w takim przypadku stosuje się następujący przelicznik: do 8 godzin - 15 zł, ponad 8 godzin - 30 zł.
Przykład:
Pracownik wyjeżdża 7 października o godzinie 08.00 i wraca 11 października o godzinie 18.00. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot w postaci diety w wysokości 150 zł (4 pełne dni + piąty dzień powyżej 8 godzin).
Należy tutaj podkreślić, że jeśli pracodawca zapewni podczas wyjazdu pracownikowi wyżywienie, wówczas obowiązuje następujący przelicznik: śniadanie - minus 25%, obiad - minus 50%, kolacja - minus 25%. Reasumując, jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi pełne wyżywienie (trzy posiłki) wówczas dieta pracownikowi nie przysługuje.
Nocleg
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za nocleg, jeśli pracodawca sam nie zorganizuje tej kwestii. Zwrot odbywa się na podstawie przedstawionego rachunku lub faktury. Jeśli pracownik z jakiegoś powodu nie posiada dokumentu potwierdzającego poniesione koszty, wówczas przysługuje mu zwrot w wysokości 150% wartości dziennej diety, co daje kwotę 45 zł za dobę.
Transport
W kwestii transportu to pracodawca ustala środek jakim pracownik uda się w podróż służbową. Pracownik musi bezwzględnie dostosować się do tego polecenia. Pracownikowi przysługuje oczywiście zwrot poniesionych kosztów. Zwrot ponownie następuje na podstawie przedstawionych rachunków lub faktur. Jeśli nie ma możliwości przedstawienia takiej dokumentacji, wówczas rozliczenie odbywa się na podstawie ryczałtu, który wynosi 20% diety, a zatem 6 zł za każdy dzień podróży. Jeśli strony podejmą decyzję o wykorzystaniu w celach służbowych prywatnego środka transportu pracownika, wówczas obowiązuje następujący przelicznik: samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 - 0,5214 zł, samochód osobowy o pojemności powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł, motocykl - 0,2302 zł, motorower - 0,1382 zł.
Pozostałe koszty
Pozostałe koszty za jakie pracownik może domagać się zwrotu to koszty związane z parkingiem, koszty związane z przejazdem autostradami, koszty związane z wejściem na targi, koszty poniesione podczas spotkania z klientem (kawa lub obiad) itp. Wszystkie koszty pracownik musi udokumentować na podstawie rachunków lub faktur.
Rozliczenie delegacji zagranicznej
Poniżej znajdują się wszystkie koszty jakie pracownik może ponieść w trakcie podróży służbowej, za które przysługuje mu zwrot.
Dieta
Wysokość diet zagranicznych określa Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 roku i różni się ona w zależności od kraju, do którego oddelegowany jest pracownik. Dla przykładu dieta zagraniczna do Niemiec wynosi 49 Euro, do Francji 50 Euro, a do Chorwacji 42 Euro. Jeśli podróż trwa niepełną dobę, stosuje się następujący przelicznik: do 8 godzin - 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin - 1/2 diety, ponad 12 godzin - pełna wartość diety.
Należy tutaj podkreślić, że jeśli pracodawca zapewni podczas wyjazdu pracownikowi wyżywienie, wówczas obowiązuje następujący przelicznik: śniadanie - minus 15%, obiad - minus 30%, kolacja - minus 30%. Reasumując, jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi pełne wyżywienie (trzy posiłki) wówczas dieta pracownika wynosi 25%.
Dodatkowa kwestia, to fakt iż pracodawca może sam w wewnętrznym regulaminie określić wysokość diety zagranicznej. Nie może być ona jednak niższa niż dieta krajowa, a zatem nie może wynosić mniej niż 30 zł. W przypadku gdy delegowany jest kurierem dyplomatycznym przysługuje mu dodatkowe 25% diety. W przypadku gdy delegowany przebywał w trakcie trwania delegacji w szpitalu, przysługuje mu zwiększenie diety o 25% za każdy dzień spędzony w szpitalu.
W tym przypadku pomocny może okazać się kalkulator diet zagranicznych.
Nocleg
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za nocleg, jeśli pracodawca sam nie zorganizuje tej kwestii. Zwrot odbywa się na podstawie przedstawionego rachunku lub faktury, podobnie jak w przypadku delegacji krajowej. Jeśli pracownik z jakiegoś powodu nie posiada dokumentu potwierdzającego poniesione koszty, wówczas przysługuje mu zwrot w wysokości 25% limitu ryczałtu za nocleg. Limit ustalany jest indywidualnie dla każdego kraju. Dla przykładu w przypadku delegacji do Niemiec jest to 150 Euro, do Francji 180 Euro, a co Chorwacji 125 Euro.
Transport
Kwestia transportu wygląda bardzo podobnie do rozliczania transportu w przypadku delegacji krajowych.
Pozostałe koszty
Pracownikowi przysługuje zwrot wszystkich poniesionych i udokumentowanych kosztów podczas podróży, w tym opłatę za bagaż powyżej 30 kg (tylko jeśli podróż trwa powyżej 30 dni lub dotyczy wyjazdu poza kraje europejskie). W przypadku śmierci pracownika na terenie innego kraju, transportem zwłok zajmuje się pracodawca, który pokrywa też wszystkie koszty z tym związane.
Podsumowanie
Wszystkie poniesione przez pracownika koszty powinny zostać udokumentowane, a po przeanalizowaniu ich przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje zwrot należności. Istnieje wiele narzędzi, które wspomogą rozliczenie delegacji zagranicznej. Kalkulator powinien pomóc zarówno w przypadku podróży służbowej krajowej jak i zagranicznej.
Dziękujemy hotel‑pracowniczy.pl za wsparcie merytoryczne podczas pisania artykułu.