X
Zdobądź pewne komepetencje w niepewnych czasach
30 szkoleń tematycznych online.
Nawet 5 szkoleń w cenie 1!
87,6% zadowolonych klientów
Kup >>
300 od 59

Polska jest postrzegana obecnie jako jedno z najbardziej atrakcyjnych miejsc do lokowania centrów usług wspólnych, które świadczą zaawansowane usługi dla biznesu, obsługując skomplikowane zadania na przykład w IT czy R&D.

Partnerem materiału jest Grant Thornton.

Wspieramy SSC

Shared Services Centers (SSC), przejmując procesy organizacji, jednocześnie zlecają firmom zewnętrznym część własnych zadań. Wbrez pozorom taki układ jest sensowny.

Grant Thornton na start

Nowo powstające centrum usług wspólnych bardzo często na początku przypomina typową nowo złożoną spółkę. Grant Thornton oferuje takim centrom cały pakiet usług, obejmujący między innymi obsługę księgową, kadrowo‑placową, a także wsparcie podatkowe czy też prawne. Dzięki temu nowo powstający podmiot może się skupić na najważniejszych celach i zadaniach, jakie zostały przed nim postawione. Osoby zarządzające koncentrują się na procesach, które mają przejąć, budują niezbędne zasoby kadrowe itp. Dlatego w tym momencie wewnętrzne kwestie nie są priorytetem. Ważna są tylko: gwarancja przestrzegania przepisów, łatwy dostęp do ekspertów z różnych dziedzin, kompetencje językowe i szybka reakcja na potrzeby klienta. W miarę dojrzewania organizacji, kiedy klienci zbudują własne zasoby, przejmują na siebie te obowiązki, zostawiając Grant Thornton np. tylko płace i kadry. W takim przypadku cenią sobie poufność informacji czy też kompetencje merytoryczne. „Jesteśmy dla nich dobrym dostawcą takiej usługi, bo tworzenie zespołu wyłącznie do wewnętrznej obsługi płac i kadr jest po prostu nieopłacalne – wyjaśnia Edward Nieboj, partner zarządzający Departamentem Outsourcingu w Grant Thornton. – Poza tym gwarantujemy poufność wynagrodzeń, a z tym bywa w firmach różnie. Tak właśnie pracujemy dla jednego z liderów w branży budowlanej, który ma własne centrum usług wspólnych. W tej chwili wspieramy go w obsłudze księgowości oraz kadrowo‑płacowej, później zostaniemy prawdopodobnie tylko przy płacach i kadrach. Klient tej funkcji w ogóle nie będzie u siebie budować”.

Przeczytaj tekst główny »

Outsourcing pod presją algorytmów 

Weronika Podhorecka PL, Maja Trojanowska PL, Anna Bogumił PL, Michał Andrejczuk PL

Firmy outsourcingowe rosną jak na drożdżach dzięki skłonności przedsiębiorstw do powierzania zewnętrznym partnerom obsługi coraz szerszego zakresu funkcji biznesowych.

Koordynacja, czyli zarządzanie projektem plus outsourcing

Ciekawą usługą, którą może zaproponować tylko firma sieciowa, a taką jest Grant Thornton, jest usługa koordynacji. „W Polsce dopiero zaczynamy wprowadzać ją na rynek. Tymczasem w krajach takich jak Irlandia, gdzie wbrew pozorom jest sporo SSC, jest obecna od dawna. Równie popularna jest też w Wielkiej Brytanii, gdzie wiele międzynarodowych koncernów posiada ośrodki decyzyjne. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorstw, które prowadzą działalność co najmniej w kliku, kilkunastu krajach, bo kluczowe w tym przypadku są skala działalności oraz rozpiętość geograficzna – wyjaśnia Edward Nieboj. – SSC z definicji jest nastawione na optymalizację procesów i generowanie jak największej wartości. Patrząc z perspektywy np. procesów księgowych, najlepsze efekty uzyskuje się, kiedy gromadzi się masowe, powtarzalne transakcje w jednym miejscu, optymalizuje je, a na lokalizację wybiera się kraj o relatywnie niskich kosztach (jak Polska). Pytanie: co zrobić, kiedy klient jest obecny także w państwach, w których zatrudnia relatywnie mało osób lub skala działalności jest niewielka i nie opłaca się inwestować w SSC, aby obsługiwać dany kraj (w grę wchodzi np. kwestia zastępowalności osób nieobecnych, zapewnienie transferu aktualnej wiedzy, kompetencji językowych itp.)? Odpowiedź brzmi: że warto wtedy rozważyć skorzystanie z usługi łączącej w sobie koordynację i outsourcing.

Grant Thornton, który ma biura na całym świecie, może zapewnić wykonywanie usługi nawet w najdalszych zakątkach globu. „Nie budujemy jednak u siebie potrzebnych zasobów, tylko zwracamy się bezpośrednio do naszych biur w danym kraju i to one wykonują daną usługę w naszym imieniu. Do nas należy dopilnowanie, żeby nie było problemów z jakością, żeby wszystko było na czas. W razie wystąpienia problemów relacyjnych jesteśmy punktem eskalacyjnym, starając się rozwiązać problemy” – wyjaśnia Nieboj.

Centrum usług wspólnych zawiera ze specjalistycznym poddostawcą umowę, np. z Grant Thornton, w ramach której ten realizuje określone zadania. Może to być na przykład obsługa płacowa, kadrowa albo usługi tax compliance w zakresie podatku VAT czy też CIT lub prowadzenie księgowości. Podstawowym obowiązkiem poddostawcy jest zapewnienie, aby wszystkie usługi były wykonane w poszczególnych krajach na czas i spełniały zdefiniowane kryteria jakościowe. Wcześniej oczywiście strony uzgadniają: szczegółowy zakres prac, harmonogram działań, przebieg i zasady komunikacji, zasady rozliczeń itd. „Myślę, że usługa koordynacji ma szansę na szybki rozwój także w naszym kraju ze względu na dużą liczbę SSC i bardzo praktyczne korzyści – wyjaśnia Edward Nieboj. – SSC nie muszą budować zasobów zdolnych do obsługi takich procesów, które nie są dla nich opłacalne. Mają alternatywę w postaci jednego dostawcy działającego według podobnych standardów na całym świecie, który daje pewność, że w każdym kraju usługa jest wykonywana zgodnie z lokalnym prawem co do zakresu i terminów”.

Dla klientów ważna jest nie tylko obsługa merytoryczna, ale także komfort i sprawna obsługa organizacyjna.

Jakie korzyści mają strony kontraktu? Okazuje się, że to relatywnie jest tańsze rozwiązanie niż budowanie własnych zasobów. Koordynator pełni rolę pojedynczego punktu kontaktowego dla zleceniodawcy, który wie, że w razie problemów nie musi dzwonić do ekspertów rozlokowanych w różnych krajach, tylko kontaktuje się ze specjalnie wydelegowaną do tego osobą. Tak więc jeśli na przykład zmieniły się przepisy, biuro Grant Thornton w Polsce jest właściwym adresem, pod który kierowane są wszelkie pytania. Natomiast sam Grant Thornton drogami wewnętrznymi kieruje konkretne tematy do swoich specjalistów i czuwa, aby wszystko działało prawidłowo i zgodnie z oczekiwaniami klienta. Kolejnym plusem usługi koordynacji jest przeniesienie ryzyka na partnera biznesowego. „Nasi partnerzy z centrów usług wspólnych są pewni, że na czas rozliczymy CIT, VAT, że na bieżąco śledzimy przepisy podatkowe i uaktualniamy systemy informatyczne pod kątem zmian regulacyjnych” – uważa Nieboj.

Usługa koordynacji jest dostępna nie tylko dla organizacji, które mają własne centra usług wspólnych, ale też takich, które działają w różnych krajach. Na przykład przedsiębiorstwo z centralą w Polsce ma sześć spółek zależnych w różnych państwach Europy. Jednak skala działalności w poszczególnych krajach nie jest na tyle duża, żeby opłacało mu się inwestować w budowanie zasobów w tych krajach. W tej sytuacji może zlecić usługę księgową i płacową zewnętrznemu dostawcy, na przykład Grant Thornton, który uruchamia partnerów sieciowych w miejscach prowadzenia działalności polskiego klienta. Model współpracy jest podobny jak w przypadku SSC. Przedsiębiorstwo podpisuje umowę z dostawcą, a on zapewnia profesjonalne wsparcie.

Typowa usługa składa się z dwóch części: z usługi bazowej, czyli na przykład naliczania VAT, CIT czy wynagrodzeń, oraz z koordynacji, czyli zarządzania projektem, gdzie nie tyle ważna jest wiedza merytoryczna, ile know‑how z obszaru zarządczego. Dla klientów ważna jest nie tylko obsługa merytoryczna, ale także komfort i sprawna obsługa organizacyjna. Cenią sobie między innymi takie elementy, jak:

  1. monitoring kluczowych terminów projektu;

  2. udostępnienie repozytorium dokumentów, w którym jest gromadzona dokumentacja oraz weryfikacja kompletności dokumentów w repozytorium, zgodnie z ustalonym harmonogramem;

  3. regularne spotkania/rozmowy telefoniczne o postępie prac, organizacji projektu, ewentualnych kwestiach problemowych;

  4. łatwość rozszerzenia i modyfikacji współpracy w przypadku dodawania kolejnych państw, podmiotów czy też zmiany zakresu;

  5. koordynacja obszarów administracyjnych związanych z projektem, np. fakturowania, wyjaśnianie kwestii wynagrodzenia w przypadku rozbieżności, kwestie umów.

Oferta Grant Thornton w Irlandii i Wielkiej Brytanii spotkała się z dużym zainteresowaniem rynku. Polska spółka dopiero zaczęła promowanie tej usługi, ale sygnały płynące od potencjalnych klientów są optymistyczne. „Jestem dobrej myśli z dwóch powodów: mamy sporo centrów usług wspólnych i wielu polskich przedsiębiorców decyduje się na zagraniczną ekspansję. Zakładam, że będą potrzebowali wsparcia procesów finansowo‑księgowych i płacowych, a my możemy im je zapewnić na bardzo wysokim poziomie” – uważa Nieboj.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy