X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

W kierunku zautomatyzowanych procesów zakupowych

(Nr 189, listopad 2018)

8 min

W kierunku zautomatyzowanych procesów zakupowych

O skuteczności większości firm świadczy to, jak efektywnie są w stanie pozyskać surowce potrzebne do prowadzenia działalności – tworząc wartość dodaną dla klienta. Wydaje się, że najlepszym sposobem na usprawnienie czynności związanych z zakupami w firmie jest ich cyfryzacja i automatyzacja. Najnowsze badania pokazują jednak, że wiele firm nie korzysta z tych możliwości.

Partnerem materiału jest itelligence.

W kierunku zautomatyzowanych procesów zakupowych

Zakupy firmowe są osią działania zdecydowanej większości przedsiębiorstw. Żeby wyprodukować, a potem sprzedać towary, trzeba najpierw kupić materiały, surowce do produkcji, usługi, materiały pośrednie. Z badania Zakupy firmowe w Polsce w 2018 roku – przeprowadzonego przez Ipsos na zlecenie firm itelligence i Blue Business Media, we współpracy merytorycznej z SAP Polska – wynika, że działy zakupów odgrywają istotną rolę dla 96% badanych firm. Niemal połowa z nich wydaje na zakupy ponad 250 milionów złotych rocznie, natomiast 26% deklaruje wydatki w przedziale od 100 milionów do 250 milionów złotych. Przy tak dużych wydatkach efektywność oraz wydajność pracowników działów zakupów powinna być przedmiotem nieustannej optymalizacji.

Początek drogi

Jednym z ciągłych wyzwań, przed jakimi stają takie działy, jest znalezienie dostawcy oferującego korzystną cenę. Badanie pokazuje, że najczęściej wykorzystywanym kanałem poszukiwania dostawców jest wyszukiwarka internetowa. Jednakże równie popularne są strony internetowe firm czy targi branżowe. Firmy bardzo często sugerują się również rekomendacjami. Ponad połowa respondentów przyznała, że korzysta z forów specjalistycznych lub branżowych. Media społecznościowe, statyczne katalogi dostawców czy inteligenta sieć dostawców były rzadziej wskazywane. Izba Handlowa plasuje się na ostatnim miejscu. Wymieniają ją częściej firmy, które więcej wydają na zakupy – powyżej 250 milionów złotych (13%) – niż te, które mają mniejsze wydatki (4%). To pokazuje, że przedsiębiorstwa dobrze radzą sobie z wykorzystywaniem nowoczesnych narzędzi już na pierwszym etapie procesu zakupowego. Jednak oprócz znalezienia oferty niezwykle istotne jest także sprawdzenie wiarygodności dostawców. Z badania wynika, że ten aspekt jest traktowany bardzo poważnie przez przedsiębiorstwa, niezależnie od ich wydatków. Nic w tym dziwnego, bowiem od nawiązania relacji z godnym zaufania partnerem zależy drożność ich własnych procesów.

Najczęstszym sposobem weryfikacji dostawcy jest ocena dotychczasowej współpracy (81% wskazań). Można to tłumaczyć tym, że nad chłodną kalkulację przedkładają doświadczenie i relacje. To jednak oznacza, że mogą nie dostrzegać najbardziej optymalnych szans na maksymalizację korzyści dla ich firmy. Przedsiębiorstwa, które mogą nie mieć wcześniejszych relacji, lub te, które z jakiegoś powodu nie odnowiły dotychczasowej współpracy, muszą w inny sposób się upewniać, że ich potencjalni partnerzy przestrzegają wysokich standardów.

Badanie pokazuje, że większość firm uznaje za wartościowe referencje (68%) oraz wiarygodne opinie zewnętrzne pochodzące z audytów czy wywiadowni gospodarczych – wskazane spontanicznie przez blisko 30% osób. Okazuje się, że firmy poszukują obiektywnych źródeł informacji o dostawcach, bazując na cenie i kompetencjach. Co ciekawe, jedynie co dziesiąty respondent odpowiedział spontanicznie, że firma posiada odgórnie ustalone kryteria rekrutacji dostawców. Powstaje pytanie, czy brak takich kryteriów pozwala na dokonanie wyboru najlepszego partnera.

Dokonując wyboru zaufanego dostawcy, firmy kierują się przede wszystkim weryfikowalną wiedzą pochodzącą z zaufanych źródeł. Takie możliwości obiektywnego wyboru dawałaby platforma, która pozwala nie tylko na dotarcie, ale także na porównanie i ostateczne wskazanie odpowiednich dostawców odpowiadających wstępnie zdefiniowanym kryteriom.

Odpowiedni kandydat to nie wszystko

Wytypowanie najbardziej odpowiednich partnerów to jednak dopiero początek wyzwań dla wielu firm – przychodzi bowiem czas na negocjowanie ceny, co dotyczy nie tylko początków współpracy, ale również przedłużenia kontraktu. To właśnie nieustanne negocjacje cenowe stanowią główną trudność dla 36% respondentów badania. Ponadto jedna trzecia osób wskazała konieczność ciągłego monitorowania statusów zamówień, a podobny odsetek – wielokrotne zatwierdzanie tego samego zakupu, na etapie wyboru dostawcy, zamówienia i faktury. Dla co czwartej firmy biorącej udział w badaniu oznacza to generowanie dużej ilości dokumentów papierowych, co jest uznawane za kluczową trudność w procesie.

Działy zakupów odpowiadają przede wszystkim za realizację potrzeb zakupowych w firmach. Oznacza to, że zajmują się kwestiami związanymi z analizą wydatków, wyborem dostawców, zawieraniem kontraktów czy zarządzaniem dostawcami. W większości firm ich rola obejmuje również zakupy operacyjne, w skład których wchodzą: zapotrzebowanie, zamówienia, katalogi, łańcuch dostaw. W mniej więcej połowie firm odpowiadają za obsługę pozakupową, czyli kwestie związane ze składaniem reklamacji, zwracaniem towaru, koniecznymi korektami zamówienia czy serwisem. Blisko 1⁄3 firm powierza im realizację płatności. Wielkość wydatków zakupowych nie różnicuje zakresu obowiązków nakładanych na działy zakupów. To pokazuje, że problemem wielu zespołów jest mnogość czasochłonnych czynności i obowiązków. To wymaga czasu, który mógłby być spożytkowany na kluczowe działania, takie jak rozwijanie i realizacja strategii zakupowej. Sytuację pogarsza konieczność ciągłego negocjowania cen i związane z tym czynności administracyjne. Firmy, którym zależy na optymalizacji tych procesów, mogłyby wdrożyć platformę, która umożliwia łatwy kontakt z kontrahentami – również w obszarze negocjacji – a także automatyczne wykonywanie wielu czynności, przez które działy zakupów tracą cenny czas.

Przetrwają najzwinniejsi

Żyjemy w czasach cyfrowej rewolucji, która wypiera z firm przestarzałe rozwiązania, zastępując je innowacyjnymi narzędziami. Jej wpływ można również zaobserwować w obszarze zakupów korporacyjnych. Realizując raport Zakupy firmowe w Polsce w 2018 roku, postanowiliśmy przyjrzeć się obszarowi zakupów na polskim rynku. Przeprowadziliśmy badanie ankietowe na znaczącej populacji polskich przedsiębiorstw z sektora prywatnego. Celem badania była analiza stanu obecnego oraz wskazanie trendów w zakupach w 2018 roku. Okazuje się, że konserwatywny z pozoru obszar zakupów jest źródłem innowacji w firmach. Rola zakupów w polskich przedsiębiorstwach stale rośnie, przybywa też zatrudnionych w nich specjalistów. Jednocześnie obserwujemy trend cyfryzacji procesu zakupowego. Tradycyjne metody komunikacji kupiec‑dostawca są wypierane przez inteligentne sieci biznesowe, takie jak SAP Ariba, które są w stanie połączyć każdego dostawcę z dowolnym klientem na świecie.

*Bogdan Zborowski, prezes zarządu itelligence*

Działy zakupów w ekosystemie przedsiębiorstwa

Działy zakupów nie są odizolowane od innych działów w firmie – większość z nich ściśle współpracuje z działem finansów lub księgowości. Około ¾ działów zakupów badanych firm komunikuje się także z działem sprzedaży lub produkcji. Blisko 70% wskazań otrzymał dział marketingu. Nieco rzadziej wskazywano dział badań i rozwoju. Dodatkowo co dziesiąta osoba wymieniła spontanicznie działy związane z IT/techniczne lub też funkcje związane z obszarem logistyki.

Powiązanie z tak wieloma działami (różniącymi się w kwestii obowiązków i zadań) wiąże się z koniecznością stosowania różnych metod w komunikacji oraz korzystania z różnych systemów przy realizacji zamówień. Warto starać się, aby komunikacja przebiegała w sposób zrozumiały dla obu stron, aby przepływ informacji oraz dokumentacji firmowej odbywał się sprawnie. Najpopularniejszą metodą komunikacji między działami jest e‑mail – wskazało ją 96% osób, co oznacza, że dział zakupów komunikuje się w taki sposób z co najmniej jednym działem w firmie. Równie popularna jest komunikacja bezpośrednia i telefoniczna (około 85% wskazań). Podobnie istotną rolę odgrywają systemy IT.

W przypadku współpracy działu zakupów z działem księgowości komunikacja bezpośrednia była rzadziej wskazywana niż dla innych działów, tu wiodące były systemy IT i dokumentacja papierowa. Choć komunikacja za pomocą dokumentów papierowych była wskazywana rzadziej, to korzysta z niej niemal połowa firm. Odgrywa ona większą rolę w firmach o niższych wydatkach zakupowych, do 250 milionów złotych – wskazało tak 55% badanych. W firmach ponoszących większe wydatki wzrasta znaczenie elektronicznego obiegu dokumentów, tu korzystanie z papieru deklaruje 37% badanych.

Okazuje się, że w wielu firmach istnieje gęsta sieć zależności, w której centrum znajdują się właśnie działy zakupów. Oznacza to, że skuteczność ich komunikacji z pozostałymi działami firmy istotnie wpływa na skuteczność całego przedsiębiorstwa w realizowaniu jego celów. Spośród trudności, jakie wskazywali respondenci badania, 40% firm zwróciło uwagę na konieczność zaangażowania wielu pracowników w proces zakupowy. Jeżeli zaś jego realizacja wymaga większych nakładów pracy, to znaczy, że obecne kanały komunikacyjne, jak również obieg dokumentów, są nieskuteczne. Firmy dużo by zyskały, gdyby posiadały platformę, która umożliwia sprawne przesyłanie potrzeb zakupowych, a tym samym automatyzuje i usprawnia komunikację pomiędzy wszystkimi osobami zaangażowanymi w proces zakupowy.

Realne zmiany to realne korzyści

Działy zakupów od dawna są gotowe na innowacje i często bywają ich katalizatorem. Jednak we wprowadzaniu innowacji bardzo dużą barierą jest zachowanie status quo przez ogół organizacji. Wygląda to tak, że z pozoru wszyscy chcą innowacji w obszarze zakupów, ale pod warunkiem że nic się nie zmieni. Bez wymiany procesu na w pełni elektroniczny od zamówienia do faktury nie można mówić o realnych korzyściach. Słaby proces obsłużony drogimi wyspowymi rozwiązaniami informatycznymi będzie tylko drogim, słabym procesem. Tymczasem ekosystem usług SAP Ariba umożliwia kompleksową digitalizację wszystkich aspektów procesu zakupowego. Dzięki niemu firmy mogą osiągać korzyści płynące z zastosowanych innowacji procesowych. Korzystają także dostawcy, bo będą mieli mniej pracy przy odpowiadaniu na zapytania ofertowe i obsłudze zamówień.

*Paweł Mamcarz, National Account Executive, SAP Ariba*

Cyfryzacja w procesach zakupowych

Największym motywatorem do inwestycji w system zakupowy jest możliwość realizacji całych zakupów firmowych w ramach jednego systemu, od realizacji potrzeby zakupowej do wystawienia faktury – tak odpowiedziała ponad połowa respondentów. Biorąc pod uwagę zakres funkcji innych działów, z którymi współpracuje dział zakupów, oraz konieczność współpracy z dostawcami, jest to naturalny czynnik, ułatwiający zarówno komunikację w firmie, jak i obieg informacji i dokumentów. Na dalszym miejscu znalazła się elektronizacja procesu obiegu faktury. Blisko 30% respondentów byłoby zainteresowanych opcją oceny dostawców, elektronicznego podpisywania dokumentów lub połączeniem planowania rzeczowego z zakupami.

Ranking czynników zachęcających do inwestycji w system zakupowy pokazuje, że firmy dążą do zwiększania roli cyfrowego obiegu dokumentów oraz poszukują jednolitego systemu, który będzie pozwalał na przeprowadzenie całego procesu związanego z realizacją zamówień firmowych tak, aby móc ten proces uprościć oraz przyspieszyć. Firmy o mniejszych wydatkach zakupowych wykazują większe zainteresowanie rozwiązaniem usprawniającym ostatni etap zakupu, pozwalającym na elektronizację procesu obiegu faktury (51%). Natomiast firmy o większych wydatkach zakupowych, przekraczających 250 milionów złotych, częściej byłyby zainteresowane możliwością elektronicznego podpisywania dokumentów (43%) oraz e‑aukcjami (37%), które pozwalają przyspieszyć proces składania zamówienia. Powyższe wyniki badań pokazują, że wiele firm mogłoby działać bardziej efektywnie, gdyby korzystały z platformy, która umożliwia sprawną realizację procesów zakupowych od A do Z.

Najważniejsze odkrycia

W kierunku zautomatyzowanych procesów zakupowych

Innowacyjne rozwiązania

Ogółem 66% respondentów odpowiedziało, że zamierza wprowadzić innowacje w obszarze procurementu. Aż ¾ firm o dużych wydatkach w 2017 roku (powyżej 250 milionów złotych) oraz połowa firm o mniejszym budżecie zakupowym planuje lub rozważa wprowadzenie innowacyjnych rozwiązań w przyszłości. Innowacje typu Guided Buying i Agile Procurement są rozważane przez podobny odsetek respondentów, około 30%. Zainteresowanie rozwiązaniami AI jest mniejsze – taką odpowiedź wskazała jedynie co dziesiąta osoba. Około 4% respondentów, odpowiadając na pytanie o planowanie wprowadzenia innowacji w firmie, zaznaczyło, że planuje wdrożenie własnych rozwiązań, podobny odsetek zamierza wprowadzić lub zmodyfikować istniejące systemy SAP.

Znaczenie technologii w usprawnianiu pracy działów zakupów jest ważne dla niemal wszystkich firm. Blisko 60% respondentów odpowiada, że w obszarze procurementu jest ono zdecydowanie ważne. Wynik ten jest niezależny od wielkości wydatków zakupowych firmy. Ponownie przemawia to za koniecznością udoskonalania posiadanych systemów i rozwiązań w firmie, poszukiwania nowych technologii. Jeśli spojrzymy na trudności pojawiające się w procesie z perspektywy planowania innowacji, okazuje się, że 18% zainteresowanych Guided Buying wskazało jako najczęściej pojawiającą się trudność w procesie zakupu to, że obieg faktur nie jest powiązany systemowo z zawieranymi kontraktami. Podczas gdy zainteresowani Agile Procurement za najczęściej występującą trudność uznawali nieustanne negocjacje cenowe (21%).

Zarówno Guided Buing, jak i Agile Procurement stanowią odpowiedź na pewne trudności pojawiające się w procesie. Jednak nie są remedium na wszystkie problemy działów zakupów, które oczekują kompleksowego rozwiązania – czyli systemu pozwalającego na kontrolę wszystkich obszarów procesu zakupowego we wszystkich kategoriach wydatków.

Wyższy poziom zakupów

Jedna platforma integrująca każdy aspekt procesów zakupowych w firmie byłaby w stanie odpowiedzieć na największe wyzwania wskazywane przez respondentów badania. Rozwiązaniem tego typu jest SAP Ariba – platforma umożliwiająca kompleksową digitalizację całego procesu zakupowego. Została stworzona po to, by minimalizować wszelkie obciążenia wynikające z nieefektywnego zarządzania zakupami, takie jak brak jasno przypisanych ról w procesie zakupowym, nieskuteczne negocjacje cenowe z dostawcami, obieg papierowych dokumentów, zawyżone koszty operacyjne czy też opóźnienia w płatnościach.

SAP Ariba wspiera działy zakupowe nie tylko w obsłudze procesu, ale także w inicjowaniu kontaktu z dostawcami. Wszystko dzięki Ariba Network. Możliwości tego społecznościowego komponentu są jednak o wiele większe. Jest to największa sieć łącząca biznes na kuli ziemskiej. Są do niej podłączone aż trzy miliony dostawców, zaś łączna wartość ich transakcji handlowych ponad dwukrotnie przewyższa wartość osiąganą wspólnie przez eBaya, Amazona i Alibabę. To właśnie dostęp do tej globalnej sieci umożliwia firmom odnajdywanie, komunikację i współpracę z partnerami handlowymi z dowolnego urządzenia w dowolnym czasie.

SAP Ariba upłynnia pracę związaną z dokonywaniem zakupów, przez co proces nie wymaga angażowania dużego zespołu, a także ułatwia negocjowanie ceny i renegocjowanie zawartych kontraktów. Dzięki łatwemu w obsłudze interfejsowi system SAP Ariba jednocześnie znacząco ogranicza marnotrawstwo czasu i zasobów, które wynika z ograniczonej przejrzystości całego procesu i kosztów oraz nieefektywnej współpracy z dostawcami.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Pokolenie wychowane w czasach internetu »

Jak cyfrowi tubylcy zmieniają oblicze zakupów B2B 

Eric Almquist

Cyfrowi tubylcy przenieśli swoje nawyki konsumenckie do świata sprzedaży B2B. Swoje nawyki dostosowują też starsi nabywcy.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco

Odblokuj wszystko!

Trzy tytuły – trzy perspektywy HBRP.pl, ICAN.pl, MITSMR.pl
31 szkoleń z certyfikatem online ICAN Business Advisor
Webinaria kryzysowe Wideo i LIVE

Najpopularniejsze tematy