W celu świadczenia Państwu jak najlepszych usług, wykorzystujemy pliki cookies (tzw. ciasteczka). Korzystanie z naszej strony bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w urządzeniu końcowym użytkownika. Zawsze mogą Państwo określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Waszych przeglądarkach lub konfiguracjach usługi.
Rozumiem Więcej
MagazynPrenumerataSzkoleniaKonferencjeWideoSklepKsiążkiPromocje
0

Powiadomienia

Newsletter
Harvard Business Review Polska MagazynPrenumerataSzkoleniaKonferencjeWideoSklepKsiążkiPromocje
0

Powiadomienia

Strategia

Zarządzanie i przywództwo

Marketing i sprzedaż

Technologie

Efektywność i finanse

Zarządzanie sobą

Wszystkie tematy

MagazynPrenumerataSzkoleniaKonferencjeWideoSklepKsiążkiPromocje
Newsletter
Newsletter
Harvard Business Review Polska
Strategia
Zarządzanie i przywództwo
Marketing i sprzedaż
Technologie
Efektywność i finanse
Zarządzanie sobą
Wszystkie tematy
Harvard Business Review Polska
0

Powiadomienia

Menu Ukryj

Strategia

Zarządzanie i przywództwo

Marketing i sprzedaż

Technologie

Efektywność i finanse

Zarządzanie sobą

Wszystkie tematy

MagazynPrenumerataSzkoleniaKonferencjeWideoSklepKsiążkiPromocje
Newsletter
Powiększ tekst Pomniejsz tekst
Usuń
Ulubione
Drukuj
Podziel się
Technologie | Technologia, Innowacje

Sprawniej dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów

Marcin Kowalski
Artykuł z HBRP Nr 188 (październik 2018) Materiał partnera
Powiększ tekstPomniejsz tekst
Usuń
Ulubione
Drukuj
Podziel się
Sprawniej dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów

Jednym z najważniejszych codziennych wyzwań stojących przed nastawionymi na rozwój firmami jest odpowiednie zarządzanie dokumentami. Dobrym sposobem na usprawnienie tego obszaru działalności jest skorzystanie z narzędzia informatycznego, które pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.

Partnerem materiału jest Archman.

Procesy biznesowe są w centrum uwagi wszystkich firm, choć wyzwania stojące przed firmami – małą, średnią i dużą – są trochę inne. Duże i średnie przedsiębiorstwa mają procesy uporządkowane i niejednokrotnie dobrze udokumentowane. Problemem jest natomiast utrzymanie dyscypliny wśród dużej liczby pracowników, aby tych procedur przestrzegali. Często spotykaną bolączką jest też brak przepływu informacji w ramach procesu i długi czas oczekiwania na poszczególne akceptacje. W małych firmach natomiast procesy nie są aż tak sformalizowane, a pracownicy w wielu sytuacjach działają intuicyjnie. W tych organizacjach główne wyzwanie polega na utrzymaniu odpowiednich standardów postępowania i, podobnie jak w dużych firmach, usprawnieniu przepływu informacji.

Kluczowym celem wdrożenia narzędzi EOD (często zwanych również Workflow, DMS lub ECM) jest udrożnienie procesu wymiany informacji (repozytorium dokumentów), przyspieszenie realizacji procesów (działania równoległe i automatyzacja) oraz przypilnowanie, aby procesy zawsze były realizowane w określony sposób (system nie pozwoli na inny przebieg procesu, niż przewidział projektant). Warto zaznaczyć, że proces to nie tylko poszczególne szczeble akceptacji poszczególnych wniosków i powiadomienia dla zainteresowanych osób. Dobrze zaprojektowany proces uwzględnia rozmaite scenariusze w zależności od zawartych w nim danych oraz decyzji podejmowanych na poprzednich etapach.

Elastyczna platforma

Krakowska firma Archman jest producentem systemów informatycznych usprawniających codzienną działalność przedsiębiorstw różnej wielkości w tak kluczowych obszarach, jak: obieg pracy i dokumentów (workflow), budżetowanie i analiza danych oraz zarządzanie personelem. Flagowym produktem firmy jest Business Navigator, zbudowany na platformie Microsoft.NET, który działa w środowisku dowolnej przeglądarki internetowej. System można zainstalować w chmurze lub na serwerze klienta i rozbudowywać, nie dysponując fachową wiedzą informatyczną. Służą do tego kreatory procesów, powiadomień, formularzy i raportów.

Wzrost popularności ECM na świecie

Systemy z segmentu ECM (Enterprise Content Management) zyskują na znaczeniu; przewiduje się, że w najbliższych latach ten trend jeszcze się wzmocni. Według niektórych analiz, w latach 2018–2022 segment ECM będzie rosnąć w tempie 18% rocznie, co jest wielkością robiącą wrażenie nawet na rynku IT. Jednym z podstawowych zadań oprogramowania ECM jest usprawnienie elektronicznego obiegu dokumentów. Obecnie biznes wykorzystuje tego typu oprogramowanie do obsługi procesów w takich obszarach, jak: administracja, serwis lub zakupy. Nie wyczerpuje to jednak listy możliwości systemów ECM, które mogą również usprawnić działanie firmy w takich aspektach, jak: zarządzanie zasobami ludzkimi, transport czy produkcja. Oznacza to zatem przejęcie niektórych zadań tradycyjnie przypisywanych systemom ERP przez oprogramowanie ECM. Radzi sobie ono lepiej z wysoką zmiennością procesów, a co więcej – jego wdrożenie jest też zauważalnie tańsze od wdrożenia ERP.

Jeszcze innym obszarem, w którym możliwe jest wykorzystanie systemów do elektronicznego obiegu dokumentów, jest analityka zarządcza. Systemy te są w stanie dostarczyć użytkownikowi najważniejszych danych potrzebnych do zarządzania firmą, a więc np. zaawansowane raporty kosztowe lub też stopień wykorzystania (lub przekroczenia) budżetu. Ponadto systemy ECM mają możliwość analizy zawartości przetwarzanego dokumentu. Jeśli znajdująca się na nim kwota będzie wyższa niż zwykle, system ma możliwość automatycznego wstrzymania akceptacji lub skierowania dokumentu do dodatkowej weryfikacji. Systemy klasy ECM są więc wyposażone także w funkcje zwiększające bezpieczeństwo prowadzonej działalności.

Jednym z najważniejszych codziennych wyzwań stojących przed nastawionymi na rozwój firmami jest odpowiednie zarządzanie dokumentami.

Tweetnij

Oczami klienta

Jednym z przedsiębiorstw, które mierzyły się z wyzwaniami w obszarze obiegu dokumentów, jest Intar. Firma ta zatrudnia przeszło 350 osób w ośmiu miastach Polski. Składając w spółce Archman zamówienie na system do obsługi obiegu dokumentów, przedstawiciele firmy Intar podkreślili potrzebę usprawnienia obsługi i opisywania faktur kosztowych. Było to szczególnie ważne ze względu na potrzeby działu kontrolingu. Ponadto klientowi Archmana zależało na skuteczniejszej komunikacji między poszczególnymi działami firmy, a także na uporządkowaniu dokumentacji i oszczędności papieru. Celem było zatem ułatwienie prowadzenia codziennej działalności oraz ograniczenie kosztów.

Archman zaproponował klientowi dwa obszary z platformy Business Navigator – Workflow usprawniający elektroniczny obieg dokumentów oraz zarządzanie projektami i zadaniami.

Obszarem, w którym możliwe jest wykorzystanie systemów do elektronicznego obiegu dokumentów, jest analityka zarządcza. Narzędzia klasy ECM są też wyposażone w funkcje zwiększające bezpieczeństwo prowadzonej działalności.

Firma Intar, usprawniając obieg dokumentów, zrezygnowała z papierowych faktur na rzecz ich elektronicznych odpowiedników. Ta z pozoru drobna zmiana w praktyce nie tylko zmniejszyła oddziaływanie firmy na środowisko naturalne, ale również przyczyniła się do znaczących oszczędności czasu i pieniędzy. Przed wdrożeniem rozwiązań usprawniających obieg dokumentów, faktury napływały do firmy Intar ze znacznym opóźnieniem, co oznaczało późniejsze płatności dla dostawców. Ponadto poszczególne działy przekazywały sobie papierowe wersje dokumentów, dodatkowo angażując firmowe zasoby.

Uwolnij moc innowacji w swojej firmie»

HBRP Masters „Przełomowe innowacje” – ebook 

Książki, Multimedia

Zdobywaj wiedzę od najlepszych.
Sięgnij po porady profesora Harvard Business School Claytona Christensena - twórcy koncepcji przełomowych innowacji i naucz się zmieniać branżowe reguły gry!

Obecnie faktury w formie elektronicznej są rozsyłane do kilku osób w firmie jednocześnie, co znacząco przyspiesza akceptację płatności. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów usprawniono również komunikację między księgowością a innymi działami w organizacji. Jeszcze innym rezultatem zastosowania oprogramowania Archmana było usprawnienie weryfikacji wniosków klientów o uruchomienie linii kredytowej. Przed wdrożeniem Business Navigator do tego celu służyła poczta e‑mail, jednak nowe narzędzie nie tylko znacząco przyspieszyło komunikację między odpowiednimi działami firmy, ale również w dużym stopniu zautomatyzowało proces. Wreszcie firma zyskała bazę przechowywanych w jednym miejscu wzorów dokumentów, instrukcji oraz procedur. W ten sposób uporządkowano dokumentację firmową, a dla ułatwienia dostępu podzielono ją na obszary. Osobno utworzono również archiwum umów, łatwo dostępne dla uprawnionych pracowników.

Przedstawiciele firmy Intar oceniają, że wdrożenie Business Navigatora uporządkowało ich firmę organizacyjnie, a uwzględnione w dostarczonym oprogramowaniu moduły pozwoliły na realizację zamierzonych celów. Usprawnienie komunikacji i przepływu kluczowych dla działania firmy dokumentów nie tylko przyspieszyło procesy decyzyjne, ale również zaobserwowano wzrost efektywności poszczególnych działów. Automatyzacja wybranych procesów umożliwiła natomiast precyzyjniejszą kontrolę nad kosztami oraz podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Rola IT w małej i średniej firmie »

Jak IT może pomóc małym i średnim przedsiębiorstwom produkcyjnym? 

Technologie | IT, Technologia Wojciech Obst

Przemysł 4.0 staje się faktem. Coraz więcej firm inwestuje w nowoczesne rozwiązania informatyczne i produkcyjne w celu optymalizacji działalności, przyspieszenia operacji i usprawnienia jakości.

Polecamy również:
Co każdy z nas powinien wiedzieć o polityce biurowej?
Zarządzanie sobą | Kooperacja, Kultura organizacyjna
Dana Rousmaniere
Jak zminimalizować stres przed i po urlopie
Zarządzanie sobą | Work life balance, Stres
Tristan Elizabeth Gribbin
Kiedy jednostka nie ma znaczenia
Zarządzanie i przywództwo | Przywództwo i zarządzanie ludźmi, Kierowanie zespołami
Michael J. Mauboussin
Jak najlepiej zakończyć spotkanie?
Zarządzanie sobą | Spotkania, Zarządzanie czasem
Paul Axtell
Jak poprawić koncentrację i być bardziej efektywnym? Poznaj cztery strategie
Zarządzanie sobą | Zarządzanie czasem, Mierzenie wydajności
Chris Bailey
Zarządzanie to nie przywództwo
Zarządzanie i przywództwo | Kierowanie zespołami, Przywództwo i zarządzanie ludźmi
John P. Kotter

Marcin Kowalski Prezes zarządu w firmie Archman

To artykuł z kategorii: Technologie
Polecamy również:
Co każdy z nas powinien wiedzieć o polityce biurowej?
Zarządzanie sobą | Kooperacja, Kultura organizacyjna
Dana Rousmaniere
Jak zminimalizować stres przed i po urlopie
Zarządzanie sobą | Work life balance, Stres
Tristan Elizabeth Gribbin
Kiedy jednostka nie ma znaczenia
Zarządzanie i przywództwo | Przywództwo i zarządzanie ludźmi, Kierowanie zespołami
Michael J. Mauboussin
Jak najlepiej zakończyć spotkanie?
Zarządzanie sobą | Spotkania, Zarządzanie czasem
Paul Axtell
Jak poprawić koncentrację i być bardziej efektywnym? Poznaj cztery strategie
Zarządzanie sobą | Zarządzanie czasem, Mierzenie wydajności
Chris Bailey
Zarządzanie to nie przywództwo
Zarządzanie i przywództwo | Kierowanie zespołami, Przywództwo i zarządzanie ludźmi
John P. Kotter
Harvard Business Review Polska
Poznaj HBRP
PrenumerataAplikacjaRedakcjaInformacje dla autorówSklep biznesowyNewsletterCzęsto zadawane pytaniaPolityka prywatności
Współpraca
KontaktDla prasyPatronatyReklamaKariera
Dołącz do nas
FacebookLinkedInTwitterYoutubeInstagram
wydawca „Harvard Business Review Polska”

ICAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp.k.
al. Niepodległości 18,
02-653 Warszawa

Dział obsługi klienta:
tel. 22 11 33 444
tel. 22 250 11 44
fax. 22 250 20 99
infolinia@hbrp.pl

© 2019 ICAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp.k. Wszelkie prawa zastrzeżone
Polityka prywatności
  • Logowanie
  • Rejestracja