X
Następny artykuł dla Ciebie
Wyświetl >>

Rynek outsourcingu przeżywa w Polsce złoty okres, odnotowując w kolejnych latach znaczące wzrosty. Kilka lat temu na zewnątrz zlecano głównie zadania z obszaru finansów i księgowości. Obecnie jest ich coraz więcej, włącznie z archiwizacją dokumentów czy zarządzaniem drukiem, czemu sprzyja nie tylko potrzeba oszczędności, ale również cyfryzacja procesów biznesowych.

Partnerem materiału są:

Prawo do bezpiecznego drukowania

Firmy specjalizujące się w zarządzaniu drukiem muszą nie tylko spełniać oczekiwania wynikające z umów, ale również wcielić się w rolę doradcy. Pomagają w wyborze kolejnych rozwiązań z korzyścią dla klientów. Przykładem jest współpraca między jedną z najbardziej renomowanych w Polsce kancelarii prawnych Domański Zakrzewski Palinka (DZP) a Grupą Arcus. Wszystko zaczęło się w 2009 roku. Kancelaria DZP uznała, że przyszedł czas na kompleksowe uporządkowanie zadań związanych z drukiem dokumentów i korespondencji. Profil prowadzonej przez nią działalności wymagał drukowania dużej ich ilości. Firma zdecydowała się oddać ten obszar firmie zewnętrznej, dlatego dział IT stanął przed wyborem najlepszego dostawcy rozwiązania, który miał również zapewnić profesjonalny serwis. Po serii rozmów i testach urządzeń zdecydowano o współpracy z firmą Arcus.

Działający przez trzy dekady na polskim rynku Arcus jest przedstawicielem znanej japońskiej marki drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera Document Solutions oraz integratorem systemów zarządzania dokumentem. Przez ten czas firma konsekwentnie rozbudowywała i nadal rozwija sieć oddziałów, co jest szczególnie ważne dla organizacji mających przedstawicielstwa w różnych miejscach Polski.

Arcus równie konsekwentnie budował zespół handlowców, ekspertów i techników. Dzięki nim możliwe jest sprawne i szybkie realizowanie zgłoszeń od klientów, ale również coś o wiele ważniejszego – eksperci Arcusa służą radą i pomagają w podejmowaniu kierunkowych decyzji. W efekcie spółka zaczęła pełnić rolę doradcy i partnera biznesowego. Pomocna była w tym kilkuletnia, a czasem kilkunastoletnia, współpraca z klientami. Wiedza na temat specyfiki funkcjonowania każdej z firm lub instytucji przekłada się na przygotowanie odpowiednich rozwiązań. To oznacza szereg korzyści, w tym mniejsze koszty i wzrost efektywności organizacji.

Lepsze i tańsze rozwiązanie

W warszawskiej siedzibie naszej kancelarii oraz w biurach we Wrocławiu i w Poznaniu pracownicy korzystali z wielu modeli drukarek nabiurkowych, w dodatku kilku producentów. Czasochłonne i kosztowne było zarówno zapewnianie różnych materiałów eksploatacyjnych, jak i ściąganie do każdej z drukarek kolejnych ekip serwisowych. Uznaliśmy, że zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie powierzenie firmie zewnętrznej całego obszaru druku, czyli parku maszynowego wraz z kosztami eksploatacji, serwisu i zarządzania.

*Marek Laskowski, dyrektor IT w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka*

Wiedzą, radą i doświadczeniem Arcus zapewnia klientom korzystanie z odpowiedniego dla nich sprzętu drukującego oraz innych rozwiązań wspierających bieżące działania w obszarze druku. Tak było w przypadku kancelarii DZP. Od podpisania pierwszej umowy w 2010 roku na kolejnych piętrach warszawskiej siedziby kancelarii, a także w biurze we Wrocławiu, pojawiały się urządzenia wielofunkcyjne. Obecnie pracuje ich kilkanaście. Są to głównie wydajne i niezawodne, opracowane z myślą o oszczędności energii, modele z serii TASKalfa: 4052ci oraz 5052ci. Dzięki nim prawnicy, stażyści, asystenci i inni pracownicy kancelarii mogą błyskawiczne kopiować, skanować i drukować dokumenty. I to tysiące stron każdego dnia.

Jednocześnie z uwagi na charakter prowadzonej działalności niezwykle ważne dla tego klienta Arcusa zawsze pozostawały kwestie związane z kontrolą i bezpieczeństwem. Troska o dane wrażliwe partnerów kancelarii współgrała ze zmianami prawnymi wymuszonymi wejściem w życie nowych przepisów o ochronie danych osobowych. Jak się okazało, decyzja o outsourcingu obszaru druku pomogła lepiej zadbać o bezpieczeństwo danych. Wszystko dlatego, że Arcus – tak jak inne firmy informatyczne – posiada gotowe narzędzia pozwalające kontrolować, kto, kiedy i w jakim celu korzystał z urządzeń drukujących. Jednym z takich rozwiązań jest aplikacja MyQ.

Powierzenie firmie zewnętrznej całego obszaru druku, czyli parku maszynowego wraz z kosztami eksploatacji, serwisu i zarządzania, jest lepszym rozwiązaniem niż korzystanie z własnych zasobów.

„Jest to nasza specjalna propozycja, która zwiększa kontrolę i bezpieczeństwo druku. Dzięki MyQ wiadomo, kto skanował lub drukował materiał zawierający np. niezwykle ważne dane wrażliwe. Jeśli to konieczne, można bez problemu ustalić, z jakiego urządzenia wydano polecenie drukowania” – tłumaczy Michał Czeredys, prezes Arcusa. „Co istotne, dzięki MyQ odebranie dokumentu lub jego kopiowanie nastąpi wyłącznie po autoryzacji za pomocą loginu, hasła lub karty zbliżeniowej. Aplikacja pozwala również na rozliczanie wytworzonych dokumentów na każdego z użytkowników lub działy, co minimalizuje potrzebę nadmiernego drukowania” – dodaje prezes Czeredys.

Kancelaria DZP, kontynuując wieloletnią współpracę z Arcusem, powierzyła właśnie tej firmie instalację aplikacji MyQ we wszystkich biurach, co nastąpiło w maju tego roku. Przed wdrożeniem przeprowadzono serię testów, które pozwoliły jeszcze lepiej zdefiniować potrzeby i określić opcje korzystania z różnych funkcji.

„W trakcie rozmów z przedstawicielami Arcusa poznaliśmy możliwości oprogramowania wspierającego, cenne były dla nas także rady i podpowiedzi, jakie płynęły z ich strony. Po serii testów przyszedł czas na implementację nowego rozwiązania. Zostało ono zainstalowane na wszystkich wykorzystywanych w naszej kancelarii urządzeniach drukujących marki Kyocera. Wdrożenie zostało przeprowadzone zgodnie z harmonogramem” – wyjaśnia Marek Laskowski, dyrektor IT w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka.

Obecnie dzięki aplikacji dostępny jest m.in. tzw. wydruk podążający (polecenie wydruku jest realizowane dopiero wtedy, kiedy użytkownik podejdzie do wybranego urządzenia drukującego i dokona autoryzacji) oraz opracowanie raportów ilościowych i kosztowych. Jednocześnie aplikacja wzmocniła bezpieczeństwo całego obszaru druku. Jej wybór i wdrożenie mogłyby zająć kancelarii DZP dużo więcej czasu, gdyby nie dobre doświadczenia z powierzenia specjalistom zewnętrznym całego obszaru drukowania.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Kiedy skorzystać z zewnętrznego dostawcy? »

Kiedy outsourcing ma sens? 

Katarzyna Banach PL

Skąd wiemy, czy nie strzelamy sobie w stopę, decydując się na outsourcing?

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy