X
Zdobądź pewne komepetencje w niepewnych czasach
30 szkoleń tematycznych online.
Nawet 5 szkoleń w cenie 1!
87,6% zadowolonych klientów
Kup >>
300 od 59

Złożone usługi doradcze dla centrów SSC i BPO w postaci projektowania i doskonalenia procesów, wzrostu efektywności i konkurencyjności w obszarach operacyjnych w firmie klienta to „wyższa szkoła jazdy”. Oferujące je, organizacje muszą mieć odpowiednie know‑how, aby odbiorcy zaufali radom zewnętrznych konsultantów.

Partnerem materiału jest 4 Synchronicity.

Modelowanie procesów w centrach usług wspólnych

4 Synchronicity to firma, która sprzedaje wiedzę ekspercką. Tworzy ją zespół profesjonalnych doradców biznesowych z długoletnią praktyką w modelowaniu procesów biznesowych (finansowo‑księgowych, HR i IT) w obszarach centrów usług wspólnych. Doświadczenie zawodowe zdobywali, pracując dla topowych amerykańskich oraz europejskich firm z listy Fortune 500, angażując się w transformację struktur organizacyjnych różnej wielkości firm w skali globalnej i regionalnej. Ich ekspertyzy obejmowały projektowanie procesowe, wdrażanie i przekształcanie modeli operacyjnych.

Studium przypadku 1

Międzynarodowa grupa z sektora sprzedaży detalicznej lub wiodąca marka sieci sklepów sprzedaży wielkopowierzchniowej. Dla spółek grupy zlokalizowanych w Polsce zespół 4 Synchronicity pracował nad zwiększeniem efektywności kosztowej i standaryzacji procesów w obszarze zamówień. Stan wyjściowy wyglądał następująco: spółka ma cztery centra zamówień – dwa duże i dwa mniejsze. Centra działają niezależnie, choć zamawiają produkty z podobnych grup towarowych. Analiza wykazała, że nie wykorzystywały one efektu synergii zakupów, choć wszystkim jednostkom dałoby to spore oszczędności. Poza tym, mimo że pracownicy korzystali z tych samych narzędzi, nie pracowali tak samo. Tam gdzie w jednej lokalizacji do złożenia zamówienia potrzebne były na przykład dwie czynności, w innej były wykonywane cztery, inaczej też menedżerowie jednostek pracowali z tymi samymi klientami.

Eksperci 4 Synchronicity, analizując sposób działania każdej jednostki, przeprowadzili serię wywiadów z pracownikami jednostek zakupowych, zrobili mapę przepływu procesów, sprawdzili, jakie standardy obowiązują w branży i wewnątrz całej międzynarodowej grupy. Na tej podstawie zarekomendowali zmiany. Obejmowały one standaryzację procesu, standaryzację dokumentów, w tym ich wygląd, zawartość i formę, ujednolicenie zakresu obowiązków i zadań w ramach stanowiska, standaryzację czasu potrzebnego na określoną czynność zgodnie z rynkowymi benchmarkami. W ciągu trzech miesięcy przygotowali centralizację technologii i procesów, które zaczęły obowiązywać w zdecentralizowanej strukturze. Obecnie wszystkie jednostki zakupowe działają według tych samych procedur, korzystają w taki sam sposób z narzędzi technologicznych, obowiązują je te same formularze zleceń i rozliczeń oraz te same czasy. Dzięki wdrożeniu zmian centra zakupów zanotowały ponad 20‑procentowe oszczędności.

Modelowanie procesów w centrach usług wspólnych

Innym projektem, który spółka 4 Synchronicity przeprowadziła dla polskich spółek grupy, było zwiększenie efektywności kosztowej i standaryzacja procesów finansowo‑księgowych oraz stworzenie centrum usług wspólnych dla tej funkcji w całym regionie Europy Środkowej. Projekt przebiegał w dwóch fazach. Faza pierwsza była analizą stanu wspomnianych procesów ze szczególnym uwzględnieniem kilku wybranych wartości:

  • określenia rodzaju danych/informacji/typu dokumentów (WHAT) tworzonych w ramach danego procesu;

  • określenia dostawców/odbiorców powyższych danych/informacji (WHO);

  • określenia „punktów stycznych” przepływu informacji (Touch Points) w ramach danego procesu oraz poza nim;

  • określenia technologii/systemów wykorzystywanych w danym procesie/obszarze;

  • identyfikacji bieżących problemów danego procesu (na przykład określenie wąskich gardeł);

  • identyfikacji przyczyn nieefektywności procesu;

  • oszacowania oszczędności krótko-/średnioterminowych;

  • analizy stopnia wykorzystania obecnych/dostępnych rozwiązań technologicznych.

W fazie drugiej eksperci zaproponowali rozwiązania optymalizacyjne, które poza usprawnieniem samych procesów i eliminacją różnych nieefektywności standaryzowały czas pracy przeznaczony na konkretne czynności. W efekcie zmian spółka wypracowała znaczące oszczędności kosztów.

Przeczytaj tekst główny »

Outsourcing pod presją algorytmów 

Weronika Podhorecka PL, Maja Trojanowska PL, Anna Bogumił PL, Michał Andrejczuk PL

Firmy outsourcingowe rosną jak na drożdżach dzięki skłonności przedsiębiorstw do powierzania zewnętrznym partnerom obsługi coraz szerszego zakresu funkcji biznesowych.

Studium przypadku 2

Globalny producent techniki motoryzacyjnej i przemysłowej, dóbr użytkowych oraz technicznego wyposażenia budynków. Grupa prowadzi działalność w Polsce w pięciu lokalizacjach. Zdecydowała się na nowo zdefiniować funkcję finansową w firmie i przekształcić ją w strategicznego partnera biznesowego. W tym celu zleciła 4 Synchronicity opracowanie studium wykonalności oraz analizę przypadku dla scentralizowania i optymalizacji procesów finansowo‑księgowych oraz kadrowych w polskich spółkach grupy. Dodatkowo eksperci mieli zaproponować najlepszą lokalizację dla centrum usług i określić stopę zwrotu z inwestycji w założonym czasie. Projekt ten został zrealizowany również w dwóch fazach – analitycznej i wykonawczej.

Wchodząc do firmy, doradcy zastali rozproszoną strukturę organizacyjną, brak standaryzacji procesowej i używanych narzędzi technologicznych. Każda jednostka miała własny dział finansowo‑księgowy z odrębnymi strukturami organizacyjnymi. Nie funkcjonowała komunikacja wewnątrz i między oddziałami. Obowiązywały różne czasy przypisane na wykonanie określonych czynności.

Analiza stanu obecnego skoncentrowała się na aktualnych procesach biznesowych, finansowych i HR, aby zidentyfikować miejsca i rodzaje nieefektywności w procesie i zdiagnozować przyczyny tak zwanych wąskich gardeł. Ocenie został poddany stopień wykorzystania rozwiązań technologicznych oraz podobieństwa i różnice między jednostkami w ramach prowadzonych operacji finansowo‑księgowych i kadrowych.

Faza pierwsza była punktem wyjścia do zaprojektowania centrum usług wspólnych oraz rozrysowania nowej struktury organizacyjnej z podziałem obowiązków pracowników i określeniem czasów pracy. Na przygotowaną mapę procesów został nałożony nowy, scentralizowany mechanizm nadzoru i kontroli procesów biznesowych oraz powstał schemat wewnętrznych rozliczeń. Według jednego standardu przepływały dokumenty, wykonywane były pojedyncze czynności i używane narzędzia.

W fazie opracowania studium wykonalności został opracowany docelowy model centrum usług wspólnych (CUW) i określona stopa zwrotu z inwestycji. Wskazane zostały też obszary wystąpienia zagrożeń i typy ryzyka. Doradcy zarekomendowali też lokalizację przyszłego CUW. Dzięki wprowadzonym zmianom zredukowano zatrudnienie o 20% i zwiększono efektywność kosztową o 35%, choć nie obyło się bez typowych w takich sytuacjach problemów. „W przypadku jakichkolwiek zmian pierwszą reakcją ludzi jest nieufność i chęć powrotu do starego – przyznaje Mariusz Szałaj, prezes spółki 4 Synchronicity. – Pracownicy czuli się zagrożeni, ale dzięki dobrej komunikacji i przejrzystości oraz wsparciu zarządu uspokoiliśmy atmosferę i zredukowaliśmy chwilowe napięcia. Informowaliśmy pracowników polskich oddziałów, dlaczego muszą być wprowadzone zmiany, jak będą one przebiegały i jakie w końcu firma i oni sami będą mieli korzyści”.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że interesują cię treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia dajemy ci sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Sprawdź hbrp.pl/newsletter.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Cieszymy się, że jako zalogowany użytkownik sięgasz po praktyczne treści dostarczane przez „Harvard Business Review Polska”. Każdego dnia staramy się wyposażać cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Zostań prenumeratorem HBRP i ciesz się wiedzą bez ograniczeń. Sprawdź na hbrp.pl/prenumerata.

Dziękujemy, że jesteś z nami! Jako prenumerator „Harvard Business Review Polska” wiesz, że każdego dnia wyposażamy cię w sprawdzone rozwiązania problemów biznesowych. Nie chcesz przegapić żadnej praktycznej wskazówki? Zapisz się na nasz newsletter! Więcej na hbrp.pl/newsletter.

Powiązane artykuły


Bądź na bieżąco


Najpopularniejsze tematy